Définitions et objectifs de l'organigramme
Les organigrammes sont des cartes ou des représentations graphiques d'un processus. Les étapes d'un d'un processus sont représentées par des formes symboliques, et le flux du processus est indiqué par des flèches reliant les symboles. Les programmeurs informatiques ont popularisé les organigrammes dans les années 1960, en les utilisant pour représenter la logique des programmes. programmes. Dans le cadre de l'amélioration de la qualité, les organigrammes sont particulièrement utiles pour pour montrer comment un processus fonctionne actuellement ou pourrait fonctionner idéalement. Les organigrammes peuvent vous aider à voir si les étapes d'un processus sont logiques, à découvrir les problèmes ou les erreurs de communication, à définir les limites d'un processus, et à développer une base commune de connaissances sur un processus. L'organigramme d'un processus met souvent en évidence les redondances, les retards, les zones mortes et les parcours indirects qui, autrement, passeraient inaperçus. indirects qui, autrement, passeraient inaperçus ou seraient ignorés. Mais les organigrammes ne ne fonctionnent pas s'ils ne sont pas précis, si les membres de l'équipe ont peur de décrire ce qui ce qui se passe réellement, ou si l'équipe est trop éloignée du fonctionnement réel du processus. du processus.
L'organigramme est une représentation schématique d'un processus. Ils sont couramment utilisés dans les présentations commerciales/économiques pour aider le public à mieux visualiser le contenu, ou pour trouver des failles dans le processus.
Un organigramme est un outil de cartographie simple qui montre la séquence des actions au sein d'un processus.
Le diagramme de flux est l'un des sept outils de base du contrôle de la qualité, qui comprennent l'histogramme, le diagramme de Pareto, la feuille de contrôle, le diagramme de contrôle, le diagramme de cause à effet, le diagramme de flux et le diagramme de dispersion.
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Historique des organigrammes
Les organigrammes ont été utilisés historiquement dans le traitement électronique des données pour représenter la logique conditionnelle des programmes informatiques. Avec l'émergence de la programmation structurée et de la conception structurée dans les années 1980, les formalismes visuels tels que les diagrammes de flux de données et les diagrammes de structure ont commencé à supplanter l'utilisation des organigrammes dans la programmation des bases de données. Avec l'adoption généralisée de langages informatiques de type ALGOL tels que le Pascal, les modèles textuels ont été utilisés de plus en plus souvent pour représenter des les algorithmes. Dans les années 1990, le langage de modélisation unifié a commencé à synthétiser et à codifier ces techniques de modélisation.
Aujourd'hui, les organigrammes sont l'un des principaux outils des analystes commerciaux et des autres personnes qui cherchent à décrire la logique d'un processus dans un format graphique. Les organigrammes et les organigrammes interfonctionnels sont généralement comme un élément clé de la documentation d'un projet ou d'un processus d'entreprise. Les organigrammes sont largement utilisés dans l'enseignement, les milieux cliniques, les industries de services et d'autres domaines où la représentation graphique et logique d'un processus est utile.
Quand utiliser des organigrammes
Quand utiliser un organigramme? Au début de vos efforts d'amélioration des processus, un organigramme " tel quel " flowchart organigramme aide votre équipe et les autres personnes impliquées dans le processus à comprendre comment il fonctionne actuellement. L'équipe peut trouver utile de comparer cet organigramme "tel quel" avec un diagramme de la manière dont le processus est censé processus est censé fonctionner. Plus tard, l'équipe développera à nouveau un organigramme du processus modifié, afin d'enregistrer la façon dont il fonctionne. processus modifié, afin d'enregistrer son fonctionnement réel. A un moment donné votre équipe souhaitera peut-être créer un organigramme idéal afin de montrer comment vous aimeriez que le processus soit exécuté.
Les avantages de l'utilisation des organigrammes sont les suivants
- Favorisez la compréhension du processus en expliquant les étapes en les illustrant. Les gens peuvent avoir des idées différentes sur le fonctionnement d'un processus. Un organigramme peut vous aider à vous mettre un accord sur la séquence des étapes. Les organigrammes favorisent la compréhension d'une manière que les procédures écrites ne peuvent pas faire. Un bon organigramme peut remplacer des pages de mots.
- Fournir un outil pour la formation des employés. En raison de la manière dont ils présentent visuellement la séquence des étapes d'un processus, les organigrammes peuvent être très utiles pour la formation des employés. d'un processus, les organigrammes peuvent être très utiles pour former les employés à exécuter le processus selon des procédures normalisées. standardisées.
- Identifier les zones à problèmes et les opportunités d'amélioration d'amélioration du processus. Une fois que vous avez décomposé les étapes du processus et les diagrammes, les zones à problèmes deviennent plus visibles. Il est facile de Il est facile de repérer les possibilités de simplifier et d'affiner votre processus en analysant les points de décision, les étapes redondantes et les boucles de reprise.
- Décrire la relation client-fournisseur, en aidant les travailleurs du processus à comprendre qui sont leurs clients, et comment ils peuvent parfois agir en tant que fournisseurs, et parfois en tant que clients en relation avec d'autres personnes.
Quels sont les symboles utilisés dans les organigrammes ?
Les symboles d'organigramme qui sont couramment utilisés dans les organigrammes ont des significations spécifiques et sont reliés par des flèches indiquant le passage d'une étape à une autre.
- Ovale. Un ovale indique à la fois le point de départ et le point de départ et le point d'arrivée du processus.
- Boîte. Une boîte représente une étape ou une activité individuelle activité du processus.
- Diamant. Un diamant montre un point de décision, comme oui/non ou aller/retour. Chaque chemin sortant du losange doit être étiqueté avec l'une des réponses possibles.
- Cercle. Un cercle indique qu'une étape particulière est connectée à l'intérieur de la page. Une valeur numérique placée dans le cercle pour indiquer la suite de la séquence.
- Pentagone. Un pentagone indique qu'une étape particulière du processus est reliée à une autre page ou à une autre partie de l'organigramme. Une lettre placée dans le cercle clarifie la suite.
- Trajectoire générale. Elle indique la direction du flux du processus.
Quels sont les niveaux de détail des organigrammes ?
Lorsque vous développez un organigramme, réfléchissez à comment il sera utilisé, ainsi que la quantité et le type d'informations nécessaires aux les personnes qui l'utiliseront. Cela vous aidera à déterminer le niveau de détails à inclure.
- Niveau macro. La haute direction peut ne pas n'ont pas forcément besoin de la quantité de détails dont ont besoin les travailleurs d'un processus. Une vue d'ensemble, ou macro-niveau, du processus peut être suffisante pour leurs besoins. En général, un organigramme de niveau macro comporte moins de six étapes. Imaginez qu'il s'agit d'une vue du sol depuis un avion volant à 30 000 pieds au-dessus du niveau de la mer.
- Niveau mini. Le terme (mini ou midi) est utilisé pour un organigramme qui se situe entre l'image globale du niveau niveau macro et le détail fin du niveau micro. Typiquement, il se concentre sur une seule partie de l'organigramme de niveau macro. En utilisant l'analogie de l'avion, vous voyez le niveau de détail comme si vous regardiez le sol depuis 10 000 pieds.
- Niveau micro. Les personnes qui essaient d'améliorer la la façon dont un travail est effectué ont besoin d'une description détaillée des étapes du processus. La vue au niveau micro, ou au niveau du sol, fournit une image très détaillée d'une partie spécifique du processus en documentant les étapes du processus. détaillée d'une partie spécifique du processus en documentant chaque action et chaque action et décision. Elle est largement utilisée pour décrire comment une tâche particulière est effectuée.
Comment réaliser un organigramme
De nombreuses méthodes pour construire des organigrammes ont été décrites et vous pouvez utiliser sans risque n'importe laquelle d'entre elles, tant que vous commencez par faire celles-ci :
- Identifiez les bonnes personnes pour développer le tableau.
- Déterminez ce que vous attendez de l'organigramme.
- Identifiez qui l'utilisera et comment.
- Définissez le niveau de détail dont vous avez besoin.
- Définissez les limites du processus à améliorer.
Un mot sur les limites. Ce sont les points de départ et d'arrivée de votre organigramme. Par exemple, les limites du processus pour un atelier de réparation qui révise une pompe peuvent être le moment où la pompe entre dans l'atelier et le moment où elle passe le test final. l'atelier et lorsqu'elle passe le test final. Les limites déterminent le nombre d'activités à étudier et de personnes impliquées dans le processus impliqués dans le processus, la fonctionnalité et l'interfonctionnalité.
Au début, de nombreuses équipes ont des difficultés avec l'outil fluxchart. L'équipe membres de l'équipe peuvent ne pas être sûrs des limites du processus d'organigramme ou ne pas être d'accord sur le niveau de détail nécessaire. Les premiers dessins deviennent rapidement un fouillis de lignes au fur et à mesure que les étapes sont ajoutées, déplacées et reconnectées. Et le plus décourageant de tout, c'est que les travailleurs peuvent remettre en question la valeur de l'organigramme et ne pas l'utiliser. organigramme et ne pas l'utiliser dans leur travail quotidien.
Quelles sont les clés d'un organigramme réussi ?
Il est vital que vous commenciez par représenter le processus de la manière dont il fonctionne réellement, et non de la façon dont vous pensez qu'il devrait fonctionner. Vous devez représenter le processus tel qu'il est. Plus tard, vous pourrez le représenter tel qu'il est censé fonctionner (par la réglementation) ou comme vous aimeriez qu'il fonctionne (votre image idéale du processus). du processus). Voici les clés :
- Commencez par une vue d'ensemble. Il est préférable de dessiner d'abord un organigramme au niveau macro. Après avoir représenté cette grande image du processus, vous pouvez développer d'autres diagrammes avec des des niveaux de détail accrus.
- Observez le processus actuel. Une bonne façon de de commencer le processus d'organigramme est de parcourir le processus actuel processus, en l'observant dans son fonctionnement réel.
- Enregistrez les étapes du processus que vous avez observées. Enregistrez les étapes telles qu'elles se produisent réellement dans le processus tel qu'il est. Écrivez les étapes sur des notes de type carte d'index. Vous pouvez utiliser une couleur différente pour représenter chaque individu ou groupe impliqué si cela vous aide à comprendre et à décrire le déroulement du processus de manière plus précisément.
- Organisez la séquence des étapes. Disposez maintenant les cartes ou les notes Post-it™ exactement comme vous avez observé les étapes. L'utilisation de cartes vous permet de réorganiser les étapes sans effacer et redessiner et évite que les idées soient écartées simplement parce que c'est trop de travail de redessiner.
- Dessinez l'organigramme. Dépeignez le processus exactement comme vous avez observé, enregistré et organisé la séquence des étapes.
Quels sont les types d'organigrammes
Outre les trois niveaux de détail utilisés pour catégoriser les organigrammes, il existe trois principaux types d'organigrammes : linéaire, déploiement, et d'opportunité. Le niveau de détail peut être représenté comme macro, mini, ou micro pour chacun de ces types.
Les viewgraphs qui accompagnent l'explication ci-dessous montrent comment un processus produit le Plan du jour (POD), qui pourrait être représenté à l'aide de l'un des trois types d'organigrammes suivants :
- Arbre de flux linéaire Un organigramme linéaire est un diagramme qui affiche la séquence des étapes de travail qui composent un processus. Cet outil peut aider à identifier les reprises et les étapes redondantes ou inutiles. étapes redondantes ou inutiles au sein d'un processus.
- Deployment flowchart Un deployment organigramme montre le flux réel du processus et identifie les personnes ou groupes impliqués dans chaque étape. Les lignes horizontales définissent les relations client-fournisseur. Ce type de diagramme montre où les personnes ou les groupes s'intègrent dans la séquence du processus, et comment ils se relient les uns aux autres tout au long du processus.
- L'organigramme des opportunités Un organigramme des opportunités, une variation du type linéaire de base, différencie les activités du processus qui ajoutent de la valeur de celles qui augmentent la productivité. activités qui ajoutent de la valeur de celles qui augmentent uniquement le coût.
- Les étapes à valeur ajoutée (VA) sont indispensables pour produire le produit ou le service requis. En d'autres mots, l'extrant ne peut être produit sans elles.
- Les étapes à valeur ajouté seulement ne sont pas essentielles pour produire le produit ou le service requis. Elles peuvent être ajoutées à un processus en prévision de quelque chose qui pourrait mal tourner, ou à cause de quelque chose qui a mal tourné. mal. Par exemple, l'inspection en fin de processus peut être être instituée en raison de défauts, d'erreurs ou d'omissions qui qui se sont produits dans le passé. D'autres étapes du CAO peuvent dépendre d'actions dans les processus du fournisseur, par exemple l'attente d'approbations. processus du fournisseur, par exemple, l'attente d'approbations ou la disponibilité de l'équipement.
Comment interpréter les organigrammes
Un organigramme vous aidera à comprendre votre processus et à découvrir des des moyens de l'améliorer lorsque vous l'utiliserez pour analyser ce qui se passe. L'interprétation de votre organigramme vous aidera à :
- déterminer qui est impliqué dans le processus ;
- élaborer des théories sur les causes profondes ;
- identifier les moyens pour optimiser le processus ;
- déterminer comment mettre en œuvre les modifications du processus ;
- localiser les étapes à valeur ajouté uniquement ;
- fournir une formation sur la façon dont le processus fonctionne ou devrait fonctionner.
Phases de l'analyse d'un organigramme
Étape 1 - Examinez chaque étape du processus pour détecter les conditions suivantes qui indiquent la nécessité d'améliorer le processus :
- Goulots du réseau. Il s'agit des points du processus où il est ralenti et qui peuvent être causés par des étapes redondantes ou des étapes redondantes ou inutiles, des reprises, un manque de capacité ou d'autres facteurs.
- Les maillons faibles. Il s'agit d'étapes où les problèmes se produisent en raison d'une formation inadéquate des travailleurs du processus, d'un équipement qui doit être réparé ou remplacé, ou d'une documentation technique documentation technique insuffisante.
- Étapes mal définies. Ce sont les étapes qui ne sont pas bien définies et qui peuvent être interprétées et exécutées de manière différente par chaque personne impliquée, ce qui entraîne une variation du processus.
- Les étapes à valeur ajoutée uniquement. Ces étapes n'ajoutent aucune valeur au résultat du processus et doivent être éliminées.
Étape 2 - Examinez chaque symbole de décision. Vous pouvez collecter des données sur la fréquence de la réponse (oui ou non) aux points de décision marqués par un symbole en forme de losange. Si la plupart des décisions vont dans un sens plutôt que dans l'autre, vous pouvez supprimer ce point de décision. point de décision.
Étape 3 - Examinez chaque boucle de reprise. Les processus avec de nombreux contrôles génèrent des reprises et des déchets. Examinez les activités qui précèdent la boucle de reprise et identifiez celles qui doivent être améliorer. Cherchez des moyens de raccourcir ou d'éliminer la boucle.
Étape 4 - Vérifiez chaque symbole d'activité. Est-ce que l'étape étape contribue-t-elle à intégrer une caractéristique de qualité clé dans le produit final ? Si ce n'est pas le cas, envisagez de l'éliminer.
Quels sont les pièges à éviter ?
Tout au long de cette discussion, nous avons supposé que le diagramme de flux que vous analysez reflétait la manière dont le processus fonctionne effectivement dans l'environnement de travail. Ce n'est souvent pas le cas. Il y a un certain nombre de choses qui peuvent mal se passer lorsque vous créez votre organigramme et qui peuvent interférer avec l'interprétation et la compréhension complète du processus.
- Les personnes qui ont élaboré l'organigramme peuvent l'avoir dessiné pour représenter le processus tel qu'ils l'envisagent, et non tel qu'il est.
- Les personnes peuvent être réticentes à représenter les parties manifestement illogiques du processus, par crainte d'être appelés à expliquer pourquoi ils ont permis qu'il en soit ainsi.
- Les boucles de reprise ne sont pas vues ou ne sont pas documentées parce que les gens supposent que le retravail est petit et inévitable.
- Les personnes qui dessinent l'organigramme ne savent vraiment pas comment le processus fonctionne.
Vous devez éviter ces écueils lors de l'élaboration de votre organigramme et prendre des mesures pour les corriger lorsqu'ils sont révélés par l' l'interprétation de l'organigramme.
Comment créer facilement des organigrammes ?
Les organigrammes peuvent être créés à l'aide de nombreux sites Internet qui proposent de tels services. De nombreux types de logiciels pour les organigrammes sont également disponibles qui vous aider à construire ou à créer de nombreux types d'organigrammes. L'organigramme représente les principales étapes de l'organigramme afin que vous puissiez vous vous concentrer facilement sur les parties détaillées. L'organigramme permet encore plus de rigueur dans la conception d'un organigramme, car vous commencez par principales et que vous traitez ensuite les parties détaillées de manière séquentielle. Cette méthode libère le programmeur de la corvée de se souvenir de toutes les parties principales parties. De plus, l'organigramme rend la compréhension du système plus significative. Par exemple, si nous devons concevoir un l'organigramme d'une unité de fabrication, nous devons d'abord déterminer le nombre total de processus qui auront lieu. Ensuite, nous créons un diagramme de flux comprenant les entrées/sorties, le nombre total de processus et leur flux. processus et leur déroulement. L'étape suivante consiste à élaborer tous les processus, un par un, en détail.
Par conséquent, si vous êtes dans une activité de programmation ou que vous comptez sur les organigrammes pour concevoir votre système, alors la meilleur moyen d'accomplir cette tâche est d'utiliser ces diagrammes. Cela améliorera non seulement vos capacités et votre compréhension, mais vous aiderait également à expliquer le système à ses utilisateurs d'une manière plus pratique. De plus, il sera utile lorsque vous devrez vous y référer ultérieurement pour la mise à niveau de votre système ou pour la maintenance. votre système ou pour la maintenance. Si vous n'êtes pas au courant de l'organigramme l'organigramme et son utilisation, vous pouvez vous rendre en ligne pour apprendre facilement ces compétences.
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