Tutoriel de planification de projet : Un guide complet

La gestion de projet consiste à appliquer des connaissances, des techniques éprouvées, des compétences et des outils pour démarrer et terminer un projet. Pour réussir dans la gestion de projet, vous devez commencer par la planification du projet.

La planification d'un projet est une phase critique du cycle de vie de tout projet, qui pose les bases de sa réussite ou de son échec. Elle implique un processus méticuleux de fixation d'objectifs, de définition de tâches, d'allocation de ressources et d'établissement de calendriers.

Cet article vous guidera à travers les éléments essentiels de la planification de projet, en soulignant son importance pour atteindre les objectifs du projet de manière efficace et efficiente. Nous explorerons les différents types et phases de la planification de projet et comment élaborer un plan de projet. Que vous soyez un professionnel chevronné ou novice en matière de gestion de projet, cet article vous fournira des informations précieuses pour maîtriser la planification de projet.

Qu'est-ce que la planification de projet ?

La planification d'un projet est une étape essentielle dans la gestion de tout projet. Il s'agit de créer un plan détaillé qui énonce clairement les objectifs du projet et ce qu'il implique. Le plan fixe des objectifs spécifiques et définit les limites du projet, ce qui permet de cibler le travail et d'éviter d'en faire plus que ce qui était initialement prévu. Il s'agit également d'établir un calendrier avec des échéances, afin de garantir que le projet progresse en temps voulu.

La deuxième partie de la planification du projet consiste à organiser les ressources telles que l'équipe, les outils et le budget nécessaires au projet. Le plan couvre également la manière de communiquer avec toutes les personnes concernées, de gérer les problèmes potentiels et de maintenir les choses sur la bonne voie. Cette organisation et cette préparation minutieuses sont essentielles pour garantir le bon déroulement du projet, du début à la fin.

Pourquoi la planification de projet est-elle importante ?

La planification de projet est importante car elle revient à établir une feuille de route pour un projet. Il permet à chacun de savoir ce qui doit être fait, quand et comment. Sans planification, les projets peuvent devenir désordonnés, prendre plus de temps et coûter plus cher. Elle permet également d'éviter les surprises et les problèmes, car vous réfléchissez à ce qui pourrait mal se passer et vous prévoyez des plans pour y faire face.

Une bonne planification permet de s'assurer que toutes les personnes impliquées comprennent leurs tâches et la manière dont leur travail s'inscrit dans le contexte général. Cela signifie que le projet a plus de chances de réussir et de réaliser ce qu'il est censé faire. En outre, cela permet de respecter le budget et le calendrier du projet.

Types de planification de projet

Il existe trois types de planification de projet les plus courants, en fonction de la nature du projet : la planification verticale, la planification horizontale et la planification conjointe.

1. Planification verticale 

La planification verticale (également appelée planification en cascade) est une méthode ancienne de planification de projet. Dans la planification verticale, toutes les tâches du projet qui mènent à l'objectif final du projet sont énumérées de la première à la dernière et dans un ordre précis. Cela signifie que l'équipe doit achever une tâche avant de passer à la suivante, puis à la suivante jusqu'à la dernière. 

Ce type de planification convient mieux aux produits physiques dont le processus est répétitif et les résultats prévisibles. La planification verticale est un peu rigide car elle suppose que tout est disponible et qu'il n'y aura pas de goulets d'étranglement inattendus, ce qui signifie que vous ne pouvez pas vous écarter des plans initiaux. 

2. Planification agile

La planification agile, également connue sous le nom de planification horizontale, est un processus dans lequel différentes parties du projet se déroulent simultanément. L'équipe travaille rapidement sur de petites parties du projet, voit ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, modifie ce qui doit l'être et adopte les méthodologies qui fonctionnent. Ce type de planification de projet vise à aider l'équipe à être flexible et à mieux communiquer, car il est nécessaire de communiquer fréquemment. Cette méthode ne convient pas aux projets dont le budget est serré, car elle comporte une grande part d'incertitude. 

3. Planification conjointe

La planification conjointe, ou planification hybride, combine les méthodes de planification en cascade et agile. Combiner les deux peut s'avérer difficile, mais un peu d'orientation pour les parties prenantes peut s'avérer très utile. Cela signifie également que les projets peuvent prendre plus de temps pour être terminés, car les décisions prennent plus de temps, et il peut y avoir beaucoup de répétitions, en particulier si les responsabilités et les délais doivent être clarifiés. Cependant, tout n'est pas noir, surtout si le gestionnaire de projet connaît les trois types de planification de projet dans la gestion de projet. 

Phases du cycle de vie du projet

Tout projet a un cycle de vie, quelle que soit sa taille ; pour une exécution meilleure et plus facile, il doit être divisé en phases. Selon le Project Management Institute (INSERER LA SOURCE), chaque projet est divisé en cinq phases ;

• L'initiation : Il s'agit de la première étape de la planification du projet, qui consiste à définir les buts et les objectifs du projet. Cette étape permet également de réaliser une étude de faisabilité afin de déterminer si le projet est réalisable et adapté.
• La planification : dans cette phase de planification du projet, la portée est définie en décomposant la structure du travail. Les autres éléments décidés à ce stade sont le type de planification du projet (méthodologie du projet), l'estimation des coûts, des ressources et de la qualité du projet, les dépendances entre les tâches et le calendrier du projet avec ses étapes. Le principal produit livrable est le plan de projet. 
• L'exécution⁣ : C'est là que tout se passe ; cela commence par la première réunion, où tout est communiqué aux personnes impliquées dans le projet. Comme le projet est en cours, des réunions régulières sont organisées au cours desquelles des rapports d'étape sont présentés régulièrement pour vérifier si les délais correspondent aux horodatages. Il s'agit de la phase la plus longue du projet. 
• Le suivi et le contrôle⁣ : Cette phase n'est pas une phase à proprement parler, puisqu'elle se déroule en même temps que la phase d'exécution. La phase de suivi et de contrôle permet de s'assurer que le projet se déroule comme prévu et qu'il est conforme au plan établi sur papier. 
• La clôture et le bilan: Il s'agit de la dernière étape, au cours de laquelle les parties prenantes ou le client reçoivent le produit final, les paiements en attente sont débloqués, les contrats indiquant que le projet est terminé sont signés et la projection est évaluée en termes de réussite ou d'échec.

Comment créer un plan de projet ? 

Pour obtenir un plan de projet parfait, vous devez prendre le temps d'élaborer un plan de projet et vous assurer qu'il comporte les étapes suivantes ;

• Définir les parties prenantes: Une partie prenante est toute personne intéressée par le projet, notamment le client, les membres de l'équipe de projet, l'utilisateur final et toute personne concernée à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation. 
• Présenter les parties prenantes: C'est à ce moment qu'une première réunion est organisée pour présenter toutes les parties prenantes et unifier la vision du projet. Les éléments mis en évidence à ce stade sont la portée du projet, les objectifs, le budget prévisionnel, le calendrier du projet et les rôles et responsabilités de chaque partie prenante. 
• Dresser la liste des ressources nécessaires: Dressez la liste de tout ce dont vous avez besoin pour démarrer, exécuter et terminer le projet. Dressez la liste du personnel requis et de ses salaires, des matériaux et équipements nécessaires, de leur coût et de tout autre élément susceptible d'être nécessaire.
• Fixer des objectifs: Reprenez les points abordés lors de la première réunion et regroupez-les dans un projet ; il doit y avoir des objectifs et des résultats à atteindre dans les délais impartis, qu'il s'agisse d'un produit ou d'un service.
• Hiérarchiser les tâches et créer un calendrier: Maintenant que les objectifs et les résultats attendus sont en place, dressez la liste de toutes les tâches par ordre d'importance et d'interdépendance. Vous pouvez utiliser des diagrammes, par exemple un diagramme de Gantt, pour établir le calendrier.
• Identifier les risques: Identifier tous les risques susceptibles de faire échouer le projet et élaborer des stratégies pour les atténuer. 
• Communiquer: Partager le plan du projet avec les parties prenantes et maintenir les lignes de communication ouvertes afin d'informer toutes les parties prenantes de l'évolution du projet selon la fréquence convenue. 
• Réévaluation: Au fur et à mesure de l'avancement du projet, il convient de le réexaminer pour vérifier si les étapes sont respectées comme prévu et de revoir les points à corriger. 
• L'évaluation: Le projet est terminé et il est temps d'évaluer le succès ou l'échec pour voir ce qui a été appris et ce qui peut être amélioré dans le prochain projet. 

Un exemple de planification de projet

L'entreprise B prévoit d'ouvrir un autre bureau dans une nouvelle ville (ville A), et le directeur des opérations a été chargé de prévoir l'ouverture et l'installation de la nouvelle succursale. Voici le plan du projet ;

Nom du projet: Expansion vers un nouveau bureau dans la ville A

Portée du projet: Établir un bureau pleinement fonctionnel dans la ville A ; cela implique la sélection d'un emplacement, la planification financière et la conformité légale, la mise en place d'une infrastructure, la dotation en personnel et le marketing.

Calendrier des projets: Commencer le 1er décembre 2023 et terminer dans les six mois.

Bonnes pratiques pour la planification de projets

1. Choisir le bon outil

Le choix d'outils de gestion de projet appropriés est essentiel pour une planification et une exécution efficaces. Ces outils peuvent aller de logiciels de gestion des tâches et de planification à des plates-formes de communication pour la collaboration en équipe. Par exemple, EdrawProj est un outil de planification de projet polyvalent qui couvre tous les besoins en matière de planification de projet, y compris la gestion des tâches, l'affectation des ressources et le suivi de l'exécution. Il propose également une version gratuite qui donne accès à la plupart des fonctions de base.

2. Tout documenter

Conserver une documentation détaillée de tous les aspects du projet. Cela permet non seulement de maintenir la clarté tout au long du cycle de vie du projet, mais sert également de référence pour les projets futurs.

3. Impliquer les parties prenantes

Maintenir une communication régulière avec toutes les parties prenantes, y compris les membres de l'équipe, les clients et les sponsors. Comprenez leurs besoins et leurs attentes et tenez-les informés de l'avancement du projet.

Conclusion

La planification de projet est la création d'un plan qui définit le début et la fin d'un projet. Le plan doit couvrir tous les détails du projet, notamment ses objectifs, sa portée, ses tâches, son coût, ses résultats et ses échéances. Un plan de projet est une feuille de route claire pour toutes les parties prenantes ; c'est un outil de responsabilisation pour toutes les personnes impliquées dans le projet. Pour éviter les maux de tête et les frustrations, il est important de disposer d'un plan de projet qui vous guidera dans les étapes et garantira le respect des délais.

EdrawProj

Un outil professionnel de diagramme de Gantt pour planifier, gérer et suivre vos projets, processus et ressources.

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