Comment créer des organigrammes fonctionnels en utilisant EdrawMind - EdrawMind

Un organigramme aide à naviguer dans l’immense engrenage d'une entreprise. Il montre le devoir de chacun, une chaîne de commandement directe et la manière dont tout le monde se compense. C'est un outil pratique pour gérer les employés internes, ainsi que ceux externes qui veulent avoir leur part du gâteau. Il est connu pour améliorer la communication et aider chacun à comprendre son rôle global au sein de l’opération et le flux de travail.

Cet article abordera ces organigrammes en détail, expliquera pourquoi ils sont si utiles et proposera quelques conseils sur comment en créer un. À la fin, vous rentrerez chez vous en sachant comment fonctionne chacun de ces graphiques et les étapes détaillées de leur création.

Comprendre les structures organisationnelles fonctionnelles et leurs types

Cette partie approfondira les différentes structures organisationnelles fonctionnelles et leurs avantages. Tel le plan directeur d’une entreprise, cette partie détaillera comment tout fonctionne.

1. Informations de base sur une structure organisationnelle

Une structure organisationnelle est comme le pilier d’une entreprise. Elle maintient tout ensemble, soutient et montre comment les différentes parties sont liées. Lorsque l’immense machine d’entreprise est opérationnelle, son rôle est avant tout de catégoriser les personnes en fonction de leurs compétences et de leurs rôles. De cette façon, toutes les personnes ayant des tâches similaires se serrent les coudes, créant des unités ou des " fonctions " comme le marketing, la finance ou les opérations.

Choisir la structure fonctionnelle appropriée peut être assez bénéfique. Cela favorisera l’efficacité puisque des tâches similaires seront effectuées ensemble. Elle permet également de développer des compétences, car tous les membres d’une même équipe partagent une expertise et une expérience communes. De plus, cela encourage une communication plus fluide au sein des opérations, conduisant à un meilleur travail d’équipe.

Dans une organisation fonctionnelle, les rôles sont définis par la fonction ou le service. Par exemple, un responsable des médias sociaux, un rédacteur de contenu ou un spécialiste du référencement peut faire partie du service marketing. Au sein du service financier, il peut y avoir un comptable, un analyste financier ou un planificateur budgétaire.

2. Branches subsidiaires de la structure organisationnelle fonctionnelle

Il existe différents types de structures organisationnelles fonctionnelles, chacun ayant ses propres caractéristiques.

3. Organigramme hiérarchique fonctionnel descendant d'une organisation

Un diagramme hiérarchique fonctionnel descendant ressemble à une pyramide géante. Au sommet de la pyramide se trouve le PDG à la tête d’une entreprise. D'autres managers de haut niveau, tels que les vice-présidents ou les directeurs principaux, se situent juste en dessous du PDG. Plus bas, on trouve les cadres intermédiaires, et à la base de la pyramide se trouvent les employés qui font le travail de base.

Chaque groupe ou département de cette configuration a son propre responsable. Ce responsable s'occupe de tout ce qui relève de sa compétence et veille au bon fonctionnement de l'équipe. Cette configuration est bénéfique parce que chacun sait à qui il rend compte et quel est son rôle au sein de l'équipe.

Cependant, il y a un inconvénient. Chaque département peut être tellement absorbé par ses propres objectifs qu’il en oublie de collaborer avec les autres départements. Cela peut créer des obstacles et entraver le travail d’équipe au sein de l’organisation. Le modèle suivant a été réalisé avec l'aide d'EdrawMind pour vous montrer la disposition typique de cette structure. Vous pouvez facilement le recréer selon votre situation actuelle.

Cliquez pour télécharger et utiliser ce modèle. 
*Le fichier emmx doit être ouvert dans EdrawMind. 
Si vous n'avez pas encore le logiciel, téléchargez EdrawMind gratuitement à partir d'en bas. 
Vous pouvez également essayer EdrawMind Online gratuitement plus bas.

exemple d'organigramme fonctionnel

4. Organigramme divisionnaire

Un organigramme divisionnaire est un peu différent. Dans ce type d'organigramme, les personnes sont regroupées par produit, types de clients ou emplacement physique plutôt que par rôle. Chaque groupe ou division fonctionne comme une minientreprise au sein de la société mère. Un directeur général à la tête de chaque division est responsable de ses subordonnés.

Cette configuration est utile dans les grandes organisations vendant différents produits ou marchés, car chaque division peut se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux. Mais tout comme la structure fonctionnelle, les divisions peuvent parfois devenir trop centrées sur elles-mêmes et oublier la vision d’ensemble. Cela peut conduire à une mauvaise coordination entre les divisions et nuire à la performance globale de l'organisation.

5. Organigramme matriciel

Un organigramme matriciel est un mélange intéressant de structures fonctionnelles et divisionnaires. Au sein de ce type de structure, les employés ont deux patrons : un pour leur rôle actif (comme le marketing ou la finance) et un autre pour le projet sur lequel ils travaillent.

Ce type de configuration est idéal pour les entreprises qui doivent s'adapter rapidement aux changements puisqu'elle permet une allocation flexible des ressources. Mais avoir deux patrons peut être un défi, et cette structure nécessite une gestion prudente pour éviter confusion et conflits.

6. Organigramme plat pour une organisation

Pour finir, il y a l'organigramme plat. Ce type de structure consiste à avoir moins de niveaux de gestion. Les employés accordent généralement moins d’attention aux connexions supérieures et subordonnées et davantage à l’accomplissement du travail. Cela permet une prise de décision plus rapide et un dialogue ouvert parce qu'il existe moins de divisions verticales du travail.

Cependant, comme il y a moins de managers, les employés peuvent être amenés à faire preuve de plus d’initiative et à prendre des décisions de manière indépendante. Cela peut être stimulant, mais difficile si les employés ont besoin de plus d'assistance ou de conseils.

Créer un organigramme fonctionnel en utilisant EdrawMind

EdrawMind est un outil pratique de cartographie mentale qui aide les gens à organiser leurs pensées, à réfléchir à de nouvelles idées et à créer des présentations séduisantes. Il possède de nombreuses fonctionnalités qui font de la création de cartes mentales et de chronologies raffinées un jeu d'enfant.

1. Les caractéristiques principales d'EdrawMind

Vous trouverez ci-dessous quelques caractéristiques clés d'EdrawMind. Utilisez-les à bon escient pour avoir une opération méthodique.

• Modèles prédéfinis : EdrawMind propose de nombreux modèles utiles qui peuvent faciliter le démarrage de votre organigramme. Consultez également MindMap Gallery pour découvrir des modèles que d'autres propriétaires d'entreprise ont essayé et testé.
• Interface glisser-déposer : Ajoutez des photos, des vidéos et d'autres éléments pour rendre vos organigrammes plus détaillés. Ajoutez les photos des personnes occupant les rôles afin qu'elles soient facilement identifiables. De cette façon, les nouveaux membres de l’équipe peuvent se familiariser avec les autres membres de l’équipe plus rapidement.
• Canevas illimité : EdrawMind offre un canevas pratiquement infini pour votre chronologie, ce qui facilite la création d'une chronologie organisationnelle plus détaillée.
• Zoom et panoramique : À mesure que votre entreprise se développe, les rôles et responsabilités supplémentaires peuvent gêner la navigation dans l'immense diagramme de division. EdrawMind dispose d'une fonctionnalité de Zoom et de Panoramique qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble.
• Options d'importation et d'exportation : Une fois votre organigramme terminé, vous pouvez l'exporter vers différents formats de fichiers ou importer des fichiers et des informations provenant d'autres applications vers cette chronologie. La version finale est prête à être imprimée comme archive pour le back-office.
• Collaboration et partage : EdrawMind prend en charge le travail en équipe. La collaboration et le partage en temps réel entre partenaires commerciaux sont entièrement pris en charge.

2. Comment créer un organigramme fonctionnel en utilisant EdrawMind

Pour commencer à créer l'organigramme fonctionnel de votre entreprise, suivez les étapes suivantes :

Étape 1 : Téléchargez et installez EdrawMind depuis le site officiel.

Étape 2 : Sur la page d'accueil de l'application, cliquez sur Org Chart.

Étape 3 : Pour modifier le contenu des zones de texte, double-cliquez sur le texte.

Étape 4 : Ajoutez des rôles en aval en sélectionnant la zone de texte d'un rôle, puis en cliquant sur Subtopic dans la barre d'outils.

Étape 5 : Modifiez les nouvelles zones de texte en conséquence en double-cliquant dessus.

Remarque : Répétez les étapes 3 à 5 à mesure que vous ajoutez d'autres rôles à votre organisation. Assurez-vous d'explorer EdrawMind pour avoir une expérience plus pratique.

Conseils et astuces pour créer un organigramme fonctionnel efficace

Créer un organigramme fonctionnel qui fait mouche passe par plusieurs trucs et astuces :

• La hiérarchie est cruciale. Elle montre qui est responsable de qui, indiquant des relations claires entre supérieur et subordonné.
• La cohérence est votre amie. Respectez la même mise en page tout au long de votre graphique : conservez la même taille de police et les mêmes couleurs pour toutes les étiquettes.
• Aérez votre organigramme. Un espacement approprié facilite la lecture et la compréhension.
• Démontrez avec précision qui rend compte à qui. Réfléchissez aux chaînes de commandement actuelles de votre organisation.
• Gardez votre organigramme à jour. Examinez-le et mettez-le à jour régulièrement pour vous assurer qu'il reflète la disposition actuelle de votre organisation.

Rôle clé de l’établissement de chaînes de commandement claires

Une structure organisationnelle clairement définie peut guider les employés dans la compréhension de leurs tâches respectives et aider les nouvelles recrues à s’adapter plus rapidement.

Quelques avantages des mises à jour régulières

• Garantit que votre organigramme est factuellement exact.
• Aide à repérer les domaines dans lesquels des ajustements pourraient être nécessaires.
• Tient les employés informés des changements dans l'organisation.
• Améliore la compréhension des employés sur leurs tâches.

Garder votre organigramme régulièrement révisé et mis à jour est une habitude saine pour l’ensemble de l’organisation et, en retour, cela montre qu’il s’agit d’une organisation soucieuse du détail.

Conclusion

Pour conclure, les organigrammes ont prouvé leur valeur puisqu'ils dessinent de manière directe la structure d’une organisation. Comme des plans, il décrit les rôles et les fonctions de chaque employé ainsi que la chaîne de commandement qui les relie tous.

La création de ces organigrammes peut être simple avec des outils tels que la fonctionnalité Org Chart dans EdrawMind. Essayez-le dès maintenant pour créer votre propre organigramme fonctionnel !

Pour terminer, un organigramme minutieux peut changer la donne. Avec une portée des responsabilités claire et une communication fluide, c'est une bouée de sauvetage pour les entreprises de toutes tailles.