Ein Organigramm hilft bei der Navigation durch den riesigen Konzernapparat. Es zeigt die Aufgaben eines jeden, eine direkte Befehlskette und wie alle zusammenarbeiten. Es ist ein praktisches Tool für die Verwaltung von internen Mitarbeitern und von Außenstehenden, die ein Stück vom Kuchen abhaben wollen. Es ist bekannt, dass es die Kommunikation verbessert und jedem hilft, seine Rolle innerhalb des Betriebs und den gesamten Arbeitsablauf zu verstehen.
In diesem Artikel werden diese Diagramme im Detail besprochen, es wird erklärt, warum sie so hilfreich sind und es werden einige Tipps gegeben, wie Sie ein Diagramm erstellen können. Am Ende werden Sie wissen, wie jedes dieser Diagramme funktioniert und wie man sie im Detail erstellt.
Funktionale Organisationsstrukturen und ihre Arten verstehen
In diesem Teil werden wir uns mit den verschiedenen funktionalen Organisationsstrukturen und ihren Stärken beschäftigen. Wie die Blaupause eines Unternehmens wird dieser Teil detailliert beschreiben, wie alles funktioniert.
1. Grundlegende Informationen zur Organisationsstruktur
Eine Organisationsstruktur ist wie ein Skelett für ein Unternehmen. Sie hält alles zusammen, unterstützt und zeigt, wie die verschiedenen Teile zusammenhängen. Wenn die riesige Unternehmensmaschinerie läuft, geht es darum, Menschen nach ihren Fähigkeiten und Rollen zu kategorisieren. Auf diese Weise bleiben alle, die ähnliche Aufgaben haben, zusammen und bilden Einheiten oder "Funktionen" wie Marketing, Finanzen oder Betrieb.
Die Wahl der richtigen Funktionsstruktur kann von Vorteil sein. Es fördert die Effizienz, weil ähnliche Aufgaben gemeinsam erledigt werden. Es trägt auch zur Entwicklung von Fähigkeiten bei, da alle im selben Team ein gemeinsames Fachwissen und gemeinsame Erfahrungen haben. Außerdem fördert es die klare Kommunikation innerhalb des Betriebs, was zu einer besseren Teamarbeit führt.
In einer funktionalen Organisation werden die Rollen durch die Funktion oder Abteilung definiert. Ein Social-Media-Manager, ein Content-Autor oder ein SEO-Spezialist könnte zum Beispiel in der Marketing-Abteilung arbeiten. In der Finanzabteilung gibt es vielleicht einen Buchhalter, einen Finanzanalysten oder einen Budgetplaner.
2. Untergeordnete Zweige der funktionalen Organisationsstruktur
Es gibt verschiedene Arten von funktionalen Organisationsstrukturen, von denen jede ihre eigenen Funktionen hat.
3. Das Diagramm der funktionalen Top-Down-Hierarchie einer Organisation
Ein funktionales Top-Down-Hierarchiediagramm ist wie eine riesige Pyramide. An der Spitze der Pyramide sitzt der CEO an der Spitze eines Unternehmens. Andere hochrangige Manager, wie z.B. Vizepräsidenten oder Senior Director, stehen direkt unter dem CEO. Weiter unten befinden sich die Manager der mittleren Ebene und an der Basis der Pyramide stehen die Mitarbeiter, die die Laufarbeit erledigen.
Jede Gruppe oder Abteilung in diesem System hat ihren eigenen Manager. Dieser Manager kümmert sich um alles, was in seinen Zuständigkeitsbereich fällt und sorgt dafür, dass das Team reibungslos arbeitet. Diese Struktur ist von Vorteil, da jeder weiß, wem er unterstellt ist und welche Rolle er im Team spielt.
Allerdings gibt es auch eine Kehrseite. Jede Abteilung kann so sehr in ihre eigenen Ziele vertieft sein, dass sie vergisst, mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten. Dies kann Barrieren schaffen und die Teamarbeit im gesamten Unternehmen behindern. Die Vorlage unten wurde mit EdrawMind erstellt, um Ihnen das typische Layout dieser Struktur zu zeigen. Sie können es ganz einfach auf der Grundlage Ihrer aktuellen Situation neu erstellen.
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4. Organigramm des Geschäftsbereichs
Ein abteilungsspezifisches Organigramm ist etwas anders. Bei dieser Art von Diagramm werden die Mitarbeiter nach Produkten, Kundentypen oder dem physischen Standort der Mitarbeiter gruppiert und nicht nach ihrer Rolle. Jede Gruppe oder Abteilung arbeitet wie ein Mini-Unternehmen innerhalb der Muttergesellschaft. Ein Generaldirektor an der Spitze jeder Abteilung trägt die Verantwortung für seine Mitarbeiter.
Dieser Aufbau ist in großen Unternehmen, die verschiedene Produkte verkaufen, hilfreich, da sich jede Abteilung auf das konzentrieren kann, was sie am besten kann. Aber genau wie bei der funktionalen Struktur können Abteilungen manchmal zu sehr nach innen gerichtet sein und das große Ganze vergessen. Dies kann zu einer schlechten Koordination zwischen den Abteilungen führen und die Gesamtleistung des Unternehmens beeinträchtigen.
5. Matrix Organigramm
Ein Matrix Organigramm ist eine interessante Mischung aus funktionalen und divisionalen Strukturen. Bei dieser Art von Struktur haben die Mitarbeiter zwei Chefs - einen für ihre aktive Rolle (wie Marketing oder Finanzen) und einen anderen für das Projekt, an dem sie arbeiten.
Diese Art der Einrichtung ist ideal für Unternehmen, die sich schnell an Veränderungen anpassen müssen, denn sie ermöglicht eine flexible Ressourcenzuweisung. Aber zwei Chefs zu haben, kann eine Herausforderung sein und diese Struktur erfordert ein sorgfältiges Management, um Verwirrung und Konflikte zu vermeiden.
6. Flaches Organigramm für eine Organisation
Und schließlich gibt es noch das flache Organigramm. Bei dieser Art von Struktur geht es darum, weniger Managementebenen zu haben. In der Regel kümmern sich die Mitarbeiter weniger um die Beziehungen zu Vorgesetzten und Untergebenen als vielmehr um die Erledigung der Arbeit. Es ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und einen offenen Dialog, da es weniger vertikale Arbeitsteilungen gibt.
Da es jedoch weniger Führungskräfte gibt, müssen die Mitarbeiter möglicherweise mehr Initiative ergreifen und eigenständig Entscheidungen treffen. Dies kann eine Herausforderung sein, wenn Mitarbeiter mehr Unterstützung oder Anleitung benötigen.
Erstellen eines funktionalen Organigramms mit EdrawMind
EdrawMind ist ein praktisches Mind-Mapping Tool, das Ihnen hilft, Ihre Gedanken zu ordnen, neue Ideen zu sammeln und elegante Präsentationen zu erstellen. Es verfügt über viele Funktionen, die das Erstellen von raffinierten Mind Maps und Zeitleisten zu einem Kinderspiel machen.
1. Wichtigste Funktionen von EdrawMind
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Funktionen von EdrawMind. Nutzen Sie es mit Bedacht für eine methodische Ausführung.
- Vorgefertigte Vorlagen: EdrawMind verfügt über viele nützliche Vorlagen, die Ihnen den Einstieg in Ihr Organigramm erleichtern. Sehen Sie sich auch die MindMap-Galerie an, in der Sie Vorlagen finden, die von anderen Unternehmern getestet wurden.
- Drag & Drop Oberfläche: Fügen Sie Fotos, Videos und andere Elemente hinzu, um Ihre Organigramme noch detaillierter zu gestalten. Fügen Sie Bilder der Personen in den Rollen hinzu, damit sie leicht zu identifizieren sind. Auf diese Weise können neue Teammitglieder andere Teammitglieder schneller kennenlernen.
- Unbegrenzte Leinwand: EdrawMind bietet eine praktisch unendliche Leinwand für Ihre Zeitleiste, was die Erstellung einer detaillierten organisatorischen Zeitleiste erleichtert.
- Zoomen und Schwenken: Wenn Ihr Unternehmen wächst, können die zusätzlichen Rollen und Verantwortlichkeiten die Navigation in dem riesigen Diagramm behindern. EdrawMind verfügt über eine Zoom- und Schwenkfunktion, mit der Sie das Gesamtbild betrachten können.
- Import- und Exportoptionen: Nachdem Sie Ihr Organigramm fertiggestellt haben, können Sie Ihre Arbeit in verschiedene Dateiformate exportieren oder Dateien und Informationen aus anderen Anwendungen in diese Zeitleiste importieren. Die fertige Version ist bereit für den Ausdruck als Backup für das Back Office.
- Kollaboration und gemeinsame Nutzung: EdrawMind unterstützt Teamarbeit. Die Zusammenarbeit und der Austausch zwischen Geschäftspartnern in Echtzeit werden vollständig unterstützt.
2. Wie Sie ein funktionales Organigramm mit EdrawMind erstellen
Um mit der Erstellung eines funktionalen Organigramms für Ihr Unternehmen zu beginnen, folgen Sie den nachstehenden Schritten:
Schritt 1: Laden Sie EdrawMind von der offiziellen Webseite herunter und installieren Sie es.
Schritt 2: Klicken Sie auf der Startseite der Anwendung auf Organigramm.
Schritt 3: Um den Inhalt der Textfelder zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den Text.
Schritt 4: Fügen Sie Downline-Rollen hinzu, indem Sie das Textfeld einer Rolle auswählen und dann in der Symbolleiste auf Unterthema klicken.
Schritt 5: Bearbeiten Sie die neuen Textfelder entsprechend, indem Sie auf sie doppelklicken.
Hinweis: Wiederholen Sie die Schritte 3-5, wenn Sie weitere Rollen zu Ihrer Organisation hinzufügen. Besuchen Sie EdrawMind, um praktische Erfahrungen zu sammeln.
Tipps und Tricks für die Erstellung eines effektiven funktionalen Organigramms
Die Erstellung eines funktionalen Organigramms, das ins Schwarze trifft, erfordert einige Tipps und Tricks:
- Hierarchie ist unerlässlich. Sie zeigt, wer für wen zuständig ist und verdeutlicht die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen.
- Konsistenz ist Ihr Freund. Halten Sie sich in Ihrem Diagramm an das gleiche Format - behalten Sie für alle Beschriftungen die gleiche Schriftgröße und die gleichen Farben bei.
- Geben Sie Ihrem Diagramm etwas Raum zum Atmen. Angemessene Abstände erleichtern das Lesen und Verstehen.
- Zeigen Sie genau auf, wer wem Bericht erstattet. Denken Sie über die tatsächlichen Befehlsketten in Ihrer Organisation nach.
- Halten Sie Ihr Diagramm frisch. Überprüfen und aktualisieren Sie es regelmäßig, um sicherzustellen, dass es die aktuellen Regelungen Ihres Unternehmens widerspiegelt.
Schlüsselrolle der Einrichtung klarer Befehlsketten
Ein klar definiertes organisatorisches Layout kann den Mitarbeitern helfen, ihre jeweiligen Aufgaben zu verstehen und neuen Mitarbeitern helfen, sich schneller einzuarbeiten.
Einige Vorteile regelmäßiger Updates
- Stellt sicher, dass Ihr Diagramm sachlich korrekt ist.
- Helfen Sie dabei, Bereiche zu erkennen, in denen es möglicherweise optimiert werden muss.
- Hält die Mitarbeiter über Veränderungen in der Organisation auf dem Laufenden.
- Verbessert das Verständnis der Mitarbeiter für ihre Aufgaben.
Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihres Diagramms ist eine gesunde Angewohnheit für die gesamte Organisation und zeigt wiederum, dass es sich um eine detailorientierte Organisation handelt.
Fazit
Fazit: Organigramme haben sich bewährt, da sie die Struktur einer Organisation auf direkte Weise skizzieren. Wie eine Blaupause zeigt es ihre Rollen und Aufgaben sowie die Befehlskette, die sie alle miteinander verbindet.
Die Erstellung dieser Diagramme ist mit Tools wie der Organigramm Funktion in EdrawMind ein Kinderspiel. Probieren Sie es noch heute aus und erstellen Sie Ihr eigenes funktionales Organigramm!
Am Ende kann ein akribisches Organigramm alles verändern. Mit einem klaren Verantwortungsbereich und einer reibungslosen Kommunikation ist es ein Lebensretter für Unternehmen jeder Größe.
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