Die Notfallplanung geht über bedeutende Krisen und Katastrophen hinaus. Sie bereitet Sie auf alltäglichere Probleme und Pannen in letzter Minute vor, wie z.B. Datenverluste, Personalmangel oder den Ausfall eines Lieferanten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie einen Notfallplan in Ihre Arbeitsroutine einbauen.

Wenn Sie wissen möchten, was ein Notfallplan ist und wie Sie ihn erstellen, lesen Sie diesen Artikel weiter.

Die Bedeutung des Notfallplans

Ein Notfallplan ist eine Vorrichtung zur Reaktion auf ein negatives Ereignis, das den Ruf und die finanzielle Existenz eines Unternehmens schädigen kann. Notfallpläne in einem geschäftlichen Umfeld sind nicht immer negativ. Sie können auch für positive Szenarien verwendet werden, z.B. wenn die Organisation einen unglaublichen ROI erhält.

Ein Notfallplan ist also eine proaktive Strategie für den Umgang mit einer unerwarteten Situation. Er ist so eingestellt, dass zerstörerische Ereignisse berücksichtigt werden, so dass Sie bereits auf sie vorbereitet sind, wenn sie eintreffen.

Da der Markt instabil ist, benötigen Unternehmen einen Notfallplan, um jeder unerwarteten Situation zuversichtlich begegnen zu können. Zeigen Sie, dass der Zweck eines Notfallplans für Unternehmen darin besteht, Unvorhersehbarkeiten zu vermeiden und auf alles vorbereitet zu sein.

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Was muss ein Notfallplan enthalten?

Wenn Sie ein Projekt leiten, gibt es viele Risikopunkte, die in einem Notfallplan berücksichtigt werden müssen. Ein Beispiel: Ihr Unternehmen erleidet einen Verlust aufgrund eines erwarteten Schadens an der Ausrüstung durch eine Naturkatastrophe.

Um mit solchen unerwarteten Bedingungen umzugehen, müssen Sie einen Notfallplan entwickeln, der auf bestimmten Elementen basiert. Zwar hat jedes Unternehmen seinen eigenen Notfallplan, der auf seiner Kultur basiert, doch gibt es einige gemeinsame Komponenten, die jeder Notfallplan enthalten muss:

• Information

Ein Notfallplan ist nur dann von Bedeutung, wenn er erfolgreich feststellen kann, wann ein Notfall vorliegt. Er kann sowohl quantitativ als auch qualitativ sein. Das bedeutet, dass einige Unternehmen Kennzahlen als Informationen verwenden, während andere sich auf ein intuitives Gefühl für das Geschäft verlassen, das von den Marktbedingungen abhängt.

• Randbedingungen

In einem geschäftlichen Umfeld treten täglich viele unerwartete Situationen auf. Doch nicht jede unerwartete Situation erforderte einen Notfallplan. Zum Beispiel ist die unerwartete Vakanz eines Mitarbeiters eine geschäftliche Angelegenheit. Dennoch kann das jederzeit in Angriff genommen werden, ohne dass ein erster Notfallplan vorhanden ist.

Setzen Sie also den Bedingungen Grenzen und erstellen Sie Notfallpläne für dringendere und wertvollere Umstände.

• Hebel

Hebel sind die Ressourcen, die ein Unternehmen nutzen kann, um seinen Kurs zu korrigieren. In jedem Notfallplan sollten die Hebel klar und deutlich genannt werden, damit Sie wissen, was helfen wird. Zu diesen Hebeln gehören die Kürzung von Verwaltungsausgaben, die Änderung von Genehmigungsverfahren, die Erhöhung von Verkaufsbesuchen, etc.

Die Hebel sollten sich entweder auf die Auswirkungen auf die Einnahmen oder auf die Auswirkungen auf die Kosten konzentrieren. Da jedes Unternehmen wahrscheinlich mit einer Situation konfrontiert wird, die sich auf seine Einnahmen auswirkt, ist es am besten, einen Notfallplan zu entwickeln, der die verschiedenen Hebel enthält.

• Entscheidungsprozess

Ein Business-Notfallplan sollte den Entscheidungsprozess, der erforderlich ist, um den Einsatz von Hebeln zu ermöglichen, klar darlegen. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, da jedes Unternehmen seine eigene Hierarchie hat.

• Szenarien

Jeder Notfallplan mit den oben genannten Komponenten reicht aus, um jede Eventualität effektiv zu bewältigen. Das Management kann jedoch auch 325 Szenarien mit hoher Wahrscheinlichkeit erstellen, um sich im Voraus vorzubereiten und zu beurteilen, wie jedes Element in jedem Szenario aussehen würde.

Erstellt von EdrawMax

Nachdem wir nun alle wichtigen Komponenten eines Notfallplans erwähnt haben, lassen Sie uns lernen, wie man einen solchen Plan erstellt.

Wie erstellt man einen Notfallplan?

Wie jeder Plan erfordert auch ein Notfallplan eine gründliche Recherche und ein Brainstorming. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie einen effektiven Notfallplan für Ihr Unternehmen entwickeln, damit Sie auf jede unerwartete Situation vorbereitet sind:

1. Identifizieren und priorisieren Sie Ressourcen

Analysieren Sie Ihr Unternehmen und listen Sie alle wichtigen Ressourcen wie Tools, Einrichtungen, Teams, etc. auf. Ordnen Sie diese Liste der Ressourcen nach Prioritäten, von der wichtigsten bis zur unwichtigsten.

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2. Listen Sie die wichtigsten Risiken auf

Bevor Sie sich auf eine Katastrophe vorbereiten, sollten Sie wissen, worauf Sie sich vorbereiten. Denken Sie an alle möglichen Risiken für Ihr Unternehmen. Identifizieren Sie alle wesentlichen Auswirkungen auf den Kurs Ihres Unternehmens und seine wichtigsten Ressourcen, wie Maschinen, Mitarbeiter etc.

Beziehen Sie andere Teammitglieder mit ein, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen und dass das gesamte Unternehmen darauf vorbereitet ist. Zu den unerwarteten Situationen, mit denen ein Unternehmen konfrontiert werden kann, gehören Naturkatastrophen, plötzliche Umsatzschwankungen und Sicherheitsbedrohungen.

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3. Priorisieren Sie die Risiken

Priorisieren Sie die Risiken auf der Grundlage ihrer Auswirkungen. Nachdem Sie alle möglichen Risiken aufgelistet haben, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein kann, beginnen Sie damit, diese nach ihrer Bedrohung zu priorisieren.

Für diesen Schritt können Sie ein Diagramm der Risikoauswirkungswahrscheinlichkeit verwenden. Es ist ein praktisches Tool zur Bewertung und Priorisierung von Risiken auf der Grundlage des Schweregrads ihrer Auswirkungen und ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit.

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4. Erstellen Sie einen Notfallplan

Nachdem Sie eine Prioritätenliste erstellt haben, ist es an der Zeit, einen Plan zur Abschwächung dieser Risiken zu entwickeln und die Maßnahmen zu skizzieren, die Sie ergreifen müssen, wenn Sie eines oder mehrere dieser Risiken treffen.

Wenn Sie einen Notfallplan für Ihr Unternehmen erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie visuelle Darstellungen einbeziehen und skizzieren, wie Sie die wichtigsten Ressourcen nutzen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Außerdem müssen Sie die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter klären und eine Zeitleiste für die Umsetzung und Ausführung des Plans festlegen.

Für diesen Schritt können Sie ein Diagramm verwenden, um den Notfallplan visuell darzustellen.

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5. Den Plan teilen und beibehalten

Sobald Sie Ihren Notfallplan erstellt haben, teilen Sie ihn allen Parteien mit, die potenziell betroffen sein können. Beschreiben Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten während der Krise und bitten Sie sie, den Plan zu überprüfen.

Wenn Sie ein Feedback erhalten, aktualisieren Sie den Plan bei Bedarf und informieren Sie alle Beteiligten über die Änderungen.