プロジェクト管理 知識

プロジェクト管理とは?活用方法・おすすめのツールを詳しく紹介

PMとPLにおすすめのプロジェクト管理方法

実行力やリーダーシップ、リスクへの備えなど様々な能力が問われるプロジェクト管理。一流のビジネスマンにとって登竜門となるプロジェクトの成功は、どのようなことが重要なのでしょうか?
当記事では効果的なプロジェクト管理方法や有効活用できるプロジェクト管理ツールの紹介をしていきます!

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Part 1: プロジェクト管理とは?

1.1 プロジェクト管理とは

プロジェクトにおける成功とは、一体どのような定義なのでしょうか?
プロジェクト成功の定義は「期限内に、決められた予算で、与えられたリソースを有効活用し、顧客を満足させる状態で完了すること」です。
「あらかじめ設定したQCDを達成すること」とも言い換えられますね。

PM(プロジェクトマネージャー)PL(プロジェクトリーダー)は、プロジェクトを成功に導くため、主に下記5つの要素を管理します。

• 人の管理:プロジェクトに関わる人的資源・ステークホルダー
• 物・製品の管理:オフィスや設備、備品などの物的資源
• お金の管理:予算やコスト
• 情報の管理:顧客情報や市場データ、統計など
• 時間の管理:納期やマイルストーン設定、スケジューリング

この5つの要素を管理した上でQCDが達成できれば成功、達成できなければプロジェクト失敗と評価が決まります。

1.2 プロジェクト管理では計画が重要

プロジェクト管理では、プロジェクトの計画が非常に大事です。
「何を当然のことを言っているのか?」と思われるかもしれません。
しかし、事実として失敗するプロジェクトでは「プロジェクト計画」が建てられていないまま進んでいるケースが圧倒的に多いです。

また、プロジェクトマネージャーは計画を建てたつもりでも、その他(ステークホルダーやチームメンバー)から見れば何の計画も建てられていないと認識されているケースも非常に多く存在します。

• プロジェクトの目的・ゴール
• スケジュール
• タスクの割り振り
• コスト計画
• プロジェクト体制
• リスクと対策

これらはプロジェクトが始動する前に、最低限の計画として必ず決めておかなければなりません。

さらに、プロジェクトチームステークホルダーにも共有・認識されている必要があります。
大きなポイントは、プロジェクトマネージャーや一部のメンバーの頭の中に存在する計画はプロジェクト計画ではないということです。
誰が見ても理解でき、今どんな状態でいつまでに何を目指しているのかが明確な「プロジェクト計画書」が必要です。
「規模が小さいプロジェクトだから」「受注額が小さいから」という理由で計画書を省くこともNGです。 プロジェクト計画のないプロジェクトは、設計図なしで家を建てるようなものです。
計画作成を怠ると、計画を作ることにかかる時間や労力以上のリスク(そのリスクは大体のケースで取り返しがつきません)を背負うことを理解しておきましょう!



Part 2: 効率的なプロジェクト管理の流れ

プロジェクト計画書の重要性を理解したところで、効率的なプロジェクト管理の流れも解説します。

効率的なプロジェクト管理には、下記のステップが欠かせません。

• 立ち上げ:プロジェクトの目的や期間、リスクなどの前提条件
• 計画:立ち上げで決まった内容に沿って計画をする
• 実行:計画で決まった内容を実行する
• 監視・管理:進行状況の監視やトラブルの対処
• 完了:評価・分析

全体を通して重要な点は、ドキュメントの管理です。

これらのステップは、いずれもドキュメントを中心に動いていきます。
例えば、立ち上げ時に決めた目的や期間は議事録やクライアントとの合意書として形に残ります。
実行は計画書を元に進められますし、トラブルが起きた際の課題管理表も欠かせません。
プロジェクトにおけるドキュメントは、情報確認から進捗管理、実行に至るまでプロジェクトに関わる全ての人物が閲覧・編集をします。

プロジェクトが失敗する一つの要因では、ドキュメントの管理ができていないケースが極めて多いです。

• 計画書が必要な人物にとって見れない場所にある
• ドキュメントが整理されておらず、ルールがない
• ドキュメントの管理者が決まっていない(進捗管理表の編集者など)

いくら優秀な計画や目的を立てたところで、進行段階で活用しない・できないのでは全く意味がありません。
当初の計画からズレたり、計画通りに進まないプロジェクトの大半はドキュメント管理ができていません。 クラウド上でフォルダ分けを行い、誰でも必要な時に必要なドキュメントが開ける状態にしておきましょう。
また、各ドキュメントは紛失・誤削除に備えて必ずバックアップを取りましょう。
5W1Hを活用しつつ、各ドキュメントの責任者を制定することがおすすめです!



Part 3: プロジェクト管理ツールのメリット

プロジェクト計画書と言われても、何をどのように計画し作り込めばいいのか中々イメージが湧きませんよね?
また、計画書の共有や周知方法も効果的な方法を考えたいものです。
そんな時、とても役立つのがプロジェクト管理ツールです。ロジェクト管理ツールは「プロジェクト管理における様々な業務をサポートしてくれるツール」です。

プロジェクト管理ツールの活用で得られるメリットは以下の通り。

• 作業の効率化=時間の削減、抜け漏れ防止
• 情報の明確化=共有効率の増大
• 進捗や課題管理のパッケージ化=スケジュール遅れ・リスク対策

自分で考えて計画書を作り込むのも良いですが、あいにくプロジェクトマネージャーには1からExcelで表を自作するような時間はありませんよね?

プロジェクトツールを利用すれば、面倒で厄介な計画書の作成に加え、メンバー・ステークホルダーへの情報共有が効率的に行えます!
プロジェクト計画書の書き方がわからなくてもテンプレートに従って埋めることができるため、1から表を作る必要もなく安心です。
たくさんのドキュメントを1から作らなくても、予め用意されたテンプレートを利用すれば大幅に時間も削減可能。
プロジェクト管理ツールを利用することで本来業務に集中できる=成果アップにつながるのです!



Part 4: 優れたプロジェクト管理の機能

続いて、プロジェクト管理ツールで活用できる優れた機能の一例をご紹介します。
プロジェクト管理で必要な表や手法は1つではありません。
様々な便利な機能を状況に合わせて使いこなし、複数の手法を組み合わせてプロジェクトを成功に導きましょう!

4.1 ガントチャート機能

ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理を効率よく進めるための表です。

• やること(管理項目名)
• 開始日、完了(予定)日
• 作業内容
• 担当者
• 作業間の関連

実際に表を見てみましょう!

ガントチャート

上記の画像は、採用プロジェクトを簡単にガントチャートで表しました。

ガントチャートは、いつからいつまで・誰が・どんなタスクを実行するのかが一目でわかります。
チャートの作成次第では、関連する業務を視覚化することも可能でスケジュール管理にとても役立ちます。 ガントチャートの便利な点は、ステークホルダーや上司・他部署へ説明する時の資料としても優れていることです。
例えば、上記画像であれば「情報が人事部・役員にいつ共有され、いつ出番(役員・人事面接)があるか」が計画段階ではっきりと理解できます。
つまり、事前に役員や人事のスケジュールを抑えることにも役立ちますし、労務の都合などで採用日程に不備がある場合も前もってアドバイスが得られるでしょう。
プロジェクトでは、必要なキープレイヤーが確保できずに滞ったり社内規定や手続きによって予定が延期したりするケースが頻繁に起こります。
事前にガントチャートで説明することで急な予定変更や延期のリスクを減らせ、プロジェクトが成功する確率が飛躍的に高まりますね!

4.2 コラボ

続いて、コラボレーション図 をご紹介します。
ガントチャートの項目でも利用した、採用プロジェクトを例にお伝えしていきます。

コラボレーション図

上記の画像は、採用プロジェクトに関わる人物全ての役割を明記したコラボ図です。

コラボ図には様々な活用方法がありますが、今回は先ほどのガントチャートと合わせて利用することを想定し「各人物の役割」にフォーカスをした図を作成しました。
この画像を見ることで、誰が何の役割を果たすのかが一目瞭然です。
打ち合わせの際、ガントチャートと合わせて共有することで事前準備や認識のズレを無くし効率的に業務が遂行できます。
プロジェクトの際、事前にお願いしていた業務の準備ができていなかったり、上司や関連部署から「それはお前の仕事だろ?」と後から押し付けられたりするケースもよく見る光景ですよね。
ところが、コラボ図を作っておくだけで誰が何をやるのかが明確になるため、後から作業が増えるということも起きにくくなります。
様々なシーンで活用できるコラボ図は是非各人の役割整理として利用してください!

4.3 カレンダー

次に、カレンダーのご紹介をします

カレンダー

カレンダーにも様々な活用方法がありますが、今回のケースではチーム内の掲示用をイメージして作成をしてみました。
ガントチャートが工程管理や部外共有に優れることに対し、カレンダーは部内(特に部下や作業層)への共有に優れます。
作り方は様々ですが、ガントチャートよりも視覚的に理解しやすく表が苦手な方にも伝わりやすいことが大きなメリットです。
また、マネージャーやリーダーの個人的なスケジュールを入れたり、部内各チームの細かな役割を合わせて記入することもできます。
壁やホワイトボードなど、目につきやすい位置に掲示をすることでおのずとスケジュール感がチーム内でも浸透することでしょう。



Part 5: プロジェクト管理ツールの種類

5.1 MicrosoftOffice

プロジェクト管理ツールは、主に以下の3種類に別れます。

• 作図型
• クラウド型
• インストール型

作図型は当記事で紹介したようなプロジェクト管理で有効活用できる表を瞬時に作成できます。導入コストが安く、クラウド上でのファイル共有も可能です。
作図に特化しているため、コミュニケーションツールなど作図以外の機能はありません。
クラウド型は主流になりつつあるプロジェクト管理ツールです。
作図に加えてツール内のチャット機能やスマホ連動機能があります。
料金は月額制で、1ユーザーあたり月額1,000円〜(人数分)と作図型に比べると費用がかかります。
インストール型は費用面において最も高額です。
ツールとしてのメリットはクラウド型とほぼ同様ですが、自社のデータセンターで保守・管理をするためセキュリティ性が高い点が大きな魅力です。

5.2 プロジェクト管理ツールはどのタイプがオススメ

費用面を考慮した場合、大規模な通信会社などの重要な顧客情報を取り扱わなければ作図型クラウド型の2択でしょう。
その2つにおいて、オススメは圧倒的に作図ソフト。 その理由は、プロジェクトを管理するのはツールではなく人だからです。 クラウド型のプロジェクトツールはオールインワン型で多機能なものが多く、チャットなどのコミュニケーションツールも充実しています。
しかし、ツールに頼りすぎた結果ツール自体の導入や利用が目的化してしまい「何のためにツールを使っているのかわからない」「自分しかツールを使っていない」「機能がありすぎて何を使えばいいのかわからない」という失敗例を私自身数多く目にしてきました。
プロジェクト管理ツールは「プロジェクトを管理するためのツール」ではなく「プロジェクトを管理するあなたのサポートをするツール」です。
あなた自身に管理能力が無ければ、どんなツールを使っても同じ結果になってしまうでしょう。その点、作図ソフトはあなたのアイディアや計画を瞬時に図にすることに特化しています。
作図ソフト自体がコミュニケーションをしてくれる訳ではありませんが、あなたのコミュニケーション能力を最大化するための資料作りに非常に有用です。
今まで計画書や共有資料の作成に時間がかかっていたなら、その時間を大幅に節約しあなたに自由な時間が生まれます。
計画書など作ったことがないという方は、直感的な操作で抜け・漏れなくわかりやすい資料が作れるでしょう。
多機能なツールはメンバーに使い方を説明して利用促進をする必要がありますが、図や表なら作って見せるだけです。
費用面でもメリットがあるため、まずは作図ソフトを導入して業務を効率化することをオススメします!

5.3 おすすめのプロジェクト管理ツール7選

最後に、具体的なプロジェクト管理ツールをご紹介します!
前述の通りまずは作図ソフトから始めるのがオススメですが、クラウド型のソフトも合わせてお伝えしていきます。

① EdrawMax(エドラマックス)

EdrawMax

ソース:https://www.edrawsoft.com/jp/edraw-max/

EdrawMax(エドラマックス)Wondershare社が提供している作図ソフトです。
Excelパワーポイントを利用して計画書や共有資料を作るビジネスマンは多いですが、ガントチャート、カレンダーなど250を超えるビジネステンプレートが用意されているEdrawMaxは遥かに時間効率に優れます。

EdrawMax

また、質の高いテンプレートを利用することで情報の視認性も大きく向上し、抜け・漏れなく資料を作成することが可能。
当記事で使用した画像は全てEdrawMaxで作図していますが、全ての図において作成時間は5分とかかっていません。
作成したファイルを独自クラウドで共有することもでき、ドキュメント管理の観点からも非常に有用です! EdrawMaxは無料体験できるので、ぜひ一度お試してみてください。

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② Microsoft Ofiice VISIO

Microsoft Ofiice VISIO

ソース:VISIO

VISIOMicrosoftが提供する作図ソフトです。
EdrawMax(エドラマックス)と似たような機能を併せ持つビジネス用作図ソフトで、プロジェクト管理にも便利に活用できます。
ExcelPowerpointで作成している資料は、VISIOを使えば3分の1以下の時間で作成ができるでしょう。
作図ソフトとしても使いやすくオススメではありますが、EdrawMaxの方が絵画ツールの豊富さや塗りつぶしなど細かい機能に優れます。
料金もVisioの方が高額でMacのサポートはないため作図ソフトを利用するならEdrawMax(エドラマックス)をオススメします。

③ Trello

Trello

ソース:Trello

Trelloクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
基本機能を無料で利用できることが大きなメリットで、プロジェクト管理ツールがどういうものかを知りたい場合は使ってみるのも良いでしょう。
タスクカードを自由に動かしながらガントチャートに似た表やスケジュールの作成が可能です。
カードは付箋のように動かせるため、感覚的な操作ができることも大きな特徴。
無料版を利用してみて、使いこなせると思ったら有料版に移行しても良いでしょう。

④ Redmine

Trello

ソース:Redmine

Redmineは自由度が高いクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートロードマップの作成に加え、Wikiの作成もできるなど便利な機能が揃っています。
価格も無料ですが、UIはエンジニア向けの管理ツールでやや使い勝手にクセがあります。
対応言語が英語のみのため、利用シーンを選ぶサービスです。

⑤ Time Krei

Time Krei

ソース:Time Krei

Time Kreiはプロジェクト管理ツールとグループウェアの一元化を実現したクラウド型の国産ツールです。
プロジェクトの予定と実績の管理がスケジューラーと連動していることで、タスク管理に留まらず、プロジェクト全体の可視化や、原価管理、さらには従業員が抱えている課題の見える化も実現します。
対象プロジェクト以外での従業員の予定もリアルタイムに把握できるので、万が一トラブルが発生した際にも、コストを意識した迅速なリカバリーにつなげることができるでしょう。
「会社の業務コストがすぐに算出できない。」「部下の稼働状況績を把握・分析できていない」「ワークフローとプロジェクト管理ツールとを二重運用している」などの課題に対して、効果を発揮するソリューションでしょう。

⑥ Lychee Redmine

Lychee Redmine

ソース:Lychee Redmine

Redmineは多機能プロジェクト管理ツールの代表とも言えるクラウド型のサービスです。
ガントチャートやカンバン、プロジェクトレポート機能など上手に使えば便利な機能が多く搭載されています。
多機能クラウド型サービスの良い面も悪い面も備えたツールであり、ツール自体の浸透や利用促進、習熟は欠かせません。

⑦ Backlog

Backlog

ソース:Backlog

Backlogはクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
タスクの管理に特化したツールで、ガントチャートやマイルストーンを簡単に設定可能です。
Web作成など様々なタスク消化が必要なプロジェクトでは有効活用できそうです。

以上はおすすめのプロジェクト管理ツール7選です。ご参考になれば幸いです。



Part 5: まとめ

当記事では、プロジェクト管理からオススメのツールまで紹介をしました!
プロジェクト管理で重要なのは管理者の能力と計画性です。プロジェクト管理ツールをスムーズに活用できれば、仕事効率性も向上します。ツールに振り回されることなく有効活用し、プロジェクトを成功に導きましょう!

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