フローチャート How-Tos

あなたも間違ってるかも!?正しいフローチャートの書き方

オフィスワーカーや初心者向け!

“フローチャートとは?  フローチャートを作成する意味は? 正しいフローチャートの仕様は?”

そんな疑問を徹底解明!この記事を見ればフローチャートの書き方をマスターできます!

フローチャートの書き方

フローチャートは非常に便利なツールであり、様々な業界でよく使用されます。良く利用されるという事は、フローチャートには『共通の仕様』があるという事。共通仕様があるからこそ「誰が見ても理解できるフローチャートであり、フローチャートに沿って作業できる」ようになっています。

作成するフローチャートが基準に沿っていないと、共同作用が捗らず、作成者の信頼も失いかねませんよね?この記事では、フローチャートを頻繁に作成するオフィスワーカーや、作成するフローチャートが正しいのか?疑問に感じる初心者向けフローチャートの書き方をまとめてみました。

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Part 1:フローとフローチャート

1. フローとは

フロー」の最も基本的な意味は「流れ」です。

「フロー」は物事の流れ流れの場所変化の過程と結果などを表す言葉です。したがって、「フロー」には通常に資源過程構造結果対象、および価値の6つの要素が含まれます。

2. フローチャートとは

フローチャートとは、その名前が示すように、作業フローを直感的に説明するために使用される特定のチャートです。「様々な形のボックス」の中に「各ステップの内容」を書き込み、「矢印の付いた線で接続」し「様々な種類の操作」を表す事でプロセスの実行手順を示します。

日本の品質管理の父と賞され、日本における品質管理、特にTQC(Total Quality Control、全社的品質管理)の先駆的指導者の一人である工学博士 石川馨さんは、フローチャートがQC7つ道具の1つになりうる位、重要性は高いと提唱しています。

QC7つ道具」とは品質管理では必須の「ヒストグラムパレート図特性要因図散布図管理図チェックシート、そして層別」の総称です。 フローチャートは、グラフ、ヒストグラム、パレート図、チェックリスト、管理図、石川図(フィッシュボーン図)、散布図と同じくらい重要という事ですね。


Part 2:フローチャートを作成・利用するメリット

フローチャートの役割は?」「なぜフローチャートを作成する必要があるの?」ここではそんな疑問を解消するために「フローチャートを作成・利用するメリット」について記載していきます。

フローチャートは、複雑なプロセスを簡単かつ直感的に示すのに役立ち、複雑なタスクを処理する際の効率が大幅に向上します。また、フローチャートを作成することで、実際の操作手順と予想されるプロセスを比較できるため、改善の機会を探すのに便利です。さらに、作業プロセスの複雑な部分を正しく簡潔に表示するのにも役立ちます。これにより、複雑な作業プロセスを他の人に明確に説明できます。

■ 仕事で実際にフローチャートを作成すると、次のようなメリットがあります。

利用シーン メリット
個人的な業務フローを作成する 作業内容の視覚化・作業効率の向上・作業エラーの削減
部門間の業務フローを作成する 責任範囲の明確化・協力効率の向上・タスク処理の標準化
会議での業務フローをプレゼン 複雑情報の視覚化・発表効率の向上・情報取得の簡素化

いかがでしょうか?フローチャートがあれば「業務効率改善」「問題点の早期発見」「仕事の効率化」等の様々な恩恵を受けられそうですね。


Part 3:フローチャートの書き方

業務のプロセスは業種によって異なるので「業種別フォーマット」を作っていませんか?

フローチャートを使えば全て「共通のルール」で記載することが出来ます。業種を超えて同一フォーマットで作成出来るので、様々な部門を管理・統括する業界等では重宝されそうですね。

フローチャートの作成は、複雑な作業を関係者にわかりやすく提示することを目的としているため、標準化された記号を使用し、統一された基本ルールを守る必要があります。これらについて疑問がある場合は、以下の詳細をお読みください。

☝☝☝EdrawMaxでフローチャートの書き方 チュートリアル動画☝☝☝


1. フローチャートの記号要件

基本フローチャート記号

フローチャートをわかりやすく作成するには、まずフローチャートでよく使われる記号とその意味を把握する必要があります。これから「各記号の名称」「意味」「使用法」などをまとめた表をご紹介致します。フローチャートを作成・利用する際、これらを正しく利用する事で、正しく理解されるフローチャートを作成出来ます。フローチャートの作成のお役に立てば幸いです。

基本フローチャート記号一覧  EdrawMaxより

記号 名称 意味 使用法 例図
端子記号 端子 外部環境への出口、又は外部環 境からの入口を表す。 プロセスの最初と最後に配置され、通常はボックスに「開始」と「終了」を入力します。 端子例図
処理記号 処理 任意の種類の処理機能を表す。 プロセスの途中で、単一のステップ、操作、動作、および機能の特定のコンテンツを表現します。 処理例図
判断記号 判断 一つの入口と幾つかの択一的な 出口をもち,記号中に定義された条件の評価に従って唯一の出 口を選ぶ判断機能又はスイッチ形の機能を表す。 ボックスに判定条件を入力することにより、プロセスは、「はい」/「いいえ」または「真」/「偽」の結論に従って、対応する処理/結果に進みます。 判断例図
書類記号 書類 人間の読める媒体上のデータを表す。 「処理」の進行(入力/出力ファイル)とともに形成されるため、通常は「処理」ボックスの上に重ねて配置されます。 書類例図
データ記号 データ 媒体を指定しないデータを示す。 外部データの入出力などを示すために使用されます。
プロセスの「開始」に近い場合「入力」と見なされ、「終了」に近い場合「出力」と見なされます。
データ例図
定義済み処理記号 定義済み処理 サブルーチンやモジュール等 別の場所で定義された一つ以 上の演算又は命令群からなる処理を表す。 該当の作業(工程)に対して一部の詳細な手順・処理の流れを別の業務やプログラムフローで書き表している場合、この記号で表現します。 定義済み処理例図
システム記号 システム 処理の情報がデータとして保存されることを表す。 業務システムへのデータの入出力を表すために使用されます。 プロセスで複数のシステムが使用されている場合、システム名称は通常に区別しやすいように書かれています。 システム例図
結合子記号 結合子 同じ流れ図中の他の部分への出口、又は他の部分からの入口を表したり、線を中断し他の場所へ続けたりするのに用いる。 次または前のステップなど、同じフローチャート上の他の「プロセス」にジャンプすることを示す。特に大規模なフローチャートで有用される。 結合子例図
ループ端記号 ループ端 2つの部分からなり,ループの 始まりと終わりを表す。 「繰り返し条件」と「繰り返し終了条件」を示すために使用されます。ボックスに繰り返しの名称と条件を示し、ループ始端とループ終端の間に「処理」を入れます。 ループ端例図
注釈記号 注釈 明確にするために,説明または注を付加するのに用いる。 チームが理解できるように複雑なコンテンツを完全に説明するために、詳細に追加する必要のあるフローチャート記号を接続できます。 注釈例図

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フローチャートで利用できる記号は上記よりもはるかに多いですが、上記の基本記号を駆使するだけで、シンプルでわかりやすいフローチャートを作成できます。より専門的なフローチャート記号を使用する必要がある場合は、日本産業標準研調査会(JISC)(https://www.jisc.go.jp)にアクセスして関連情報を入手してください。


2. フローチャートの構造

フローチャートには、順次構造分岐構造反復構造の3つの基本構造があります。これらの基本構造を組み合わせることにより、論理的に明確、シンプルで、理解しやすいフローチャートを完成させることができます。ここからは、これら3つの基本構造を一緒に詳しく見ていきましょう。

A. 順次構造

順次構造では、各ステップが順番に実行されます。これは、最も単純な基本構造です。 図に示すように、「米をはかる」「米を洗う」「米を炊く」は3つの連続したステップであり、順番に実行されます。次のアクションは、前のボックスで指定された操作を完了した後にのみ実行できます。

順次構造


B. 分岐構造

分岐構造は選択構造とも呼ばれ、与えられた条件を判断し、判断結果に応じてプログラムの流れを制御するために使用されます。 実際の使用では、特定の判断結果が動作しない場合があります(図2および図3を参照)。

分岐構造


C. 反復構造

反復構造とは、特定の条件で特定の操作を繰り返し実行するフローチャート構造です。 条件の設定時点に応じて、反復構造は前判定型後判定型に分けることができます。

反復構造には、変数、処理、条件の3つの要素が含まれます。フローチャートでは、条件が記述された判定ボックスがあります。条件が満たされているかどうかに応じて、別の処理に接続します。そのうちの1つが繰り返し処理に接続されると、再び判定ボックスに戻ります。

a) 前判定型

最初に、反復構造内の条件が満たされているかどうかを判断し、それが満たされている場合は、繰り返す処理を実行します。条件が再度満たされているかどうかを判断し、条件が満たされている場合は、繰り返す処理を再度実行します。これは、条件が満たされないまで繰り返されます。

前判定型反複構造

b) 後判定型

最初に繰り返す処理を実行し、次に条件が満たされているかどうかを判断し、満たされていない場合は繰り返す処理を再実行します。これは、条件が満たされるまで繰り返されます。

後判定型反複構造

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3. フローチャート作成時のルールとヒント

上記の標準記号と基本構造に加えて、フローチャートを作成するときに従うべきいくつかの基本的な規則があります。フローチャートをより「わかりやすく」「実用的」にするためのいくつかのヒントもご紹介致します。ここから先は、フローチャートを作成するための基本ルールヒントの要約です。これらを習得すると、フローチャートの品質がよりUPします!

A. 基本ルール

1) フローチャートを作成するときは、「上から下へ・左から右へ」が基本です。
逆行する際は、矢印をつけるのが良いでしょう。

基本ルール1

2) ひし形の判断記号には、2つの矢印が流れ出ている必要があります。「はい」は直線で「いいえ」の場合は外側に記載するのがフローチャートの基本です。

基本ルール2

3) フローチャート内で使用する「記号サイズ」は同じ大きさにしましょう。

基本ルール3

4) 接続線を交差させたり、自由に曲げたりすることはできません。

基本ルール4

5) フローチャートの記号には、1つの入口と1つの出口しかありません。(判定記号を除く

基本ルール5

6) フローチャートの矢印は一方向にしか向けることができません。

基本ルール6

7) 「並列処理」を記載する場合、同じ高さに配置しましょう。

基本ルール7


B. ヒント

1) フローチャートをより見やすくするために、色を使用すると処理や操作が分かりやすいです。

ヒント1

2) 飛越線を使用すると、複雑なフローチャートで避けられない接続線の交差に対処できます。接続線が交差しても、正しい経路を明確に理解できます。

ヒント2

3) フローチャートの複雑さ(サイズ)に応じてフォントの大きさを調整してみましょう。
一般的には、フローチャート内で使用するフォントはどのPCでも閲覧できるフォントが適しています。「明朝体」や「ゴシック」体が推奨。サイズは18pt~28ptが良いでしょう。

ヒント3


Part 4:まとめ

正しいフローチャートの書き方紹介はいかがでしたでしょうか。

フローチャートを使用すると、作業効率が大幅に向上します。また、フローチャートの標準記号や基本的な書き方を習得すると、フローチャートの品質が大幅に向上します。

基本的なフローチャートの書き方を習得した後、また別の形状のチャート作成にチャレンジするのも良いですね。 たとえば、スイムレーン図BPMNワークフローなどは様々な場面で活用出来ます。

フローチャート作成ツールEdrawMax(エドラマックス)には、多くの種類のフローチャートテンプレートが搭載されています。テンプレートをうまく活用することで、時間短縮になります。

またフローチャートを作成すると業務能力が確実に向上します。うまく使いこなすことで人生設計におけるステップアップも夢ではありません!この記事の紹介を通じ、これからフローチャートを書く方のお役に立てれば幸いです。


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