最近、働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業の増加に伴い、在宅勤務になる人が増えています。
通勤時間が無いなどのメリットがある一方、在宅だと
- 集中できない
- 怠けてしまう
といった問題がありますよね。
家はリラックスする場所でもあるので気分が乗らなかったり、サボり方ばかりうまくなったりして、生産性低下に悩まされていませんか？
今回は在宅勤務でも怠けず、自然と仕事の効率が上がる方法を紹介します。
1.在宅勤務の基本と作業効率を上げるには
在宅勤務で作業効率を上げる方法ですが、基本として下記の4点を押さえておきましょう。
- 身支度を整える…気合いが入り、自然と仕事モードになります。
- 仕事用スペースを作る…机に仕事用品以外の物を乗せると気が散ってしまいます。視界に余計なもの（ゲームや漫画など）が入らないようにするとより良いです。
- ビデオ会議アプリで上司や同僚と連絡を取る…直接会えない分、意思の疎通が大切です。連絡を取る前に必ず聞くことをまとめておきます。
- 勤務スケジュールを作る…おおまかなスケジュールがあるだけでも作業が進みます。
そのうえで前述したようにテレワークの問題は「集中できない」「怠けてしまう」ことによる生産性の低下なので、
- 集中できない → 集中力を高める
- 怠けてしまう → 時間を無駄にしない・モチベーションを維持する
というように変えることができれば、在宅勤務でも今よりも生産性を上げることができます。
2.生産性向上のためのタイムトラッキング（時間管理）ツール5選
在宅勤務で「集中力を高める・時間を無駄にしない・モチベーションを維持する」の3点を自分で意識しての作業は大変です。こういう時はタイムトラッキング（時間管理）ツールに頼りましょう。
ビジネスで使える効果的なソフトを5つ紹介します。
① MindMaster
MindMasterはマインドマップ作成ソフトなので1日のto doリストをマインドマップの形で書くことができます。マインドマップで自作したto doリスト（勤務スケジュール）は自由度が高く、使いやすい点がメリットです。
まるで手帳に書いたように自分好みの予定表が作れますが、MindMasterを使うとスケジュール調整がドラッグひとつでできるので、使い勝手は紙の手帳よりも上といえます。
まず集中力を高めるために必要なのは作業をひとつずつ行うことです。マルチタスクができる人は仕事が早いという印象がありますが、シングルタスクの方が集中できるため、結果として早くに処理が終わります。to doリスト形式の勤務スケジュールならやるべき作業をタスクごとに細かく書くので自然とシングルタスクになります。
次に時間を無駄にしないためには、作業時間を計るか予定を立てることが大切です。ひとつの作業をする際に作業時間をタイマーなどで計ると怠けにくいですよね。またMindMasterなら吹き出しを利用してto doリストに「〇時～×時」などの大まかな作業時間の予定を書き入れるだけでも時間を無駄にせずにすみます。
最後にモチベーションを維持するためには作業時間をグラフにして可視化すると効果的です。何の作業をどのくらいの時間やったのかが見えるとモチベーション維持になりますし、もっと頑張ろうという気持ちになれます。
MindMasterは正確な作業時間をグラフ化することはできませんが、マインドマップ上のタスクに作業時間を入れると自動でガントチャートに反映されます。タスクに進捗状況を入れるとガントチャートでどの程度余裕を持って作業できているかが見えるため、スケジュール調整も簡単です。
またマインドマップで作成した勤務スケジュールは
- 業務内容のポイントや連携などを書き込める
- 1日の仕事が俯瞰できる
- タスクごとの重要度をつけられる
などのメリットもあります。
対応：PC版・iOS・Android、全てのデバイス間での同期が可能
金額：無料（有料版あり）
プライバシー保護 | マルウェアなし | 広告なし
② Focus-to-do
Focus-to-doは作業25分＋休憩5分をセットにして繰り返すポモドーロテクニックとタスク管理を組み合わせたソフトです。集中力を高めやすく疲れにくいので長く働けます。
対応：PC版・iOS・Android、全てのデバイス間での同期が可能
金額：無料
③ Todoist
世界で2,000万人以上が使っているtodoistはシンプルな時間管理ソフトですが、タスクを他の人に振ることができるなど機能が豊富です。作業時間のグラフ化でモチベーションが維持できますよ。
対応：PC版・iOS・Android、全てのデバイス間での同期が可能
金額：無料（有料版あり）
④ Toggl
タイムトラッキングツールの定番Togglは作業時間の記録をとるアプリです。シンプルなのでひとつの作業に集中できます。 英語版のみですが操作方法が簡単なので問題なく扱えます。
対応：PC版・iOS・Android、全てのデバイス間での同期が可能
金額：無料（有料版あり）
⑤ Sectograph
Sectographは1日の流れをアナログ時計式で見たい人に支持されています。無駄な時間を過ごしていないか一目で分かるため、すぐ怠ける人におすすめです。
対応：PC版・Android
金額：無料（有料版あり）
3.まとめ
今回はテレワーク（在宅勤務）で作業効率を上げる方法として
- シングルタスクで集中力を高める
- 作業時間を計るor予定を立てて時間を無駄にしない
- 作業時間をグラフで可視化してモチベーションを維持する
また生産性向上に活用したいツールとして
- MindMaster
- Focus-to-do
- Todoist
- Toggl
- Sectograph
リラックスできる自宅で自分を律することは想像以上に難しいものです。そんな時は便利なツールを使って、集中していて怠けない本来の働く自分の姿を取り戻しましょう。