Les institutions et les entreprises utilisent ce qu’on appelle la “structure organisationnelle”. Ces structures permettent de visualiser les rôles attribués, les équipes et la hiérarchie globale de l’entreprise. On y voit qui relève de qui, et où chaque poste se situe. Des schémas, appelés organigrammes, servent à illustrer ces informations.
Si vous souhaitez créer l’organigramme de votre entreprise, cet article est un excellent point de départ. On y passe en revue tout ce qu’il faut savoir pour élaborer le schéma le plus pertinent, à partager facilement avec vos collègues. Lisez la suite pour en savoir plus.
Dans cet article
- Comprendre ce qu’est un organigramme
- Découvrir pourquoi l’organigramme est essentiel
- Explorer les différents types d’organigrammes
- Décrypter les composants d’un organigramme
- Créer facilement un organigramme
- Éviter les erreurs courantes lors de la conception d’un organigramme
- Comparer les outils pour créer un organigramme
- Voir des exemples gratuits d’organigrammes
- FAQ sur les organigrammes
Partie 1 : Comprendre ce qu’est un organigramme
Pour débuter, il est utile de savoir ce qu’est un organigramme.
Au fond, ces schémas sont des outils visuels qui présentent la structure d’une entreprise, d’un service ou d’une équipe. Ils affichent les rôles, les responsabilités et surtout les liens entre les collaborateurs. L’organigramme utilise généralement des cases et des lignes pour symboliser les postes et les liens hiérarchiques.
Les organigrammes sont utiles pour les managers, les RH et les nouveaux arrivants. Les responsables s’en servent pour organiser les équipes et suivre les flux de travail. Les ressources humaines les consultent pour intégrer et gérer le personnel. Les employés y voient qui fait quoi et à qui ils doivent rendre des comptes.
Qu’est-ce qu’une structure organisationnelle ?
Vous avez peut-être entendu ce terme :structure organisationnelle. Il est souvent employé comme synonyme d’"organigramme”, mais il y a une différence notoire. La structure organisationnelle est le système qui répartit les personnes et les rôles dans une entreprise. Cela peut être une hiérarchie, une structure horizontale ou matricielle.
L’organigramme n’est qu’une illustration de cette structure. Il permet de comprendre rapidement la façon dont la société est organisée, mais ne règle ni la prise de décision ni le déroulement du travail. Pour résumer : la structure est le plan, l’organigramme le dessin.
Partie 2 : Découvrir pourquoi l’organigramme est essentiel
Contrairement à ce que l’on croit, l’organigramme ne sert pas qu’à représenter visuellement la structure. Il peut avoir beaucoup d’autres avantages, même si l’entreprise ne les mesure pas directement. Il contribue à optimiser plusieurs aspects de la gestion.
- Clarifier les rôles et responsabilitésLa première utilité d’un organigramme est de donner aux membres de l’organisation une vision claire de leurs rôles et de ce qu’on attend d’eux. Les salariés savent facilement à qui ils doivent s’adresser ou à qui remonter l’information.
- Améliorer la communication et les fluxPuisque les rôles sont visibles, chacun sait vers qui se tourner pour échanger, ce qui facilite la communication interne. C’est l’un des avantages souvent sous-estimés de l’organigramme.
- Faciliter l’intégration et la formationL’intégration des nouveaux collaborateurs est aussi simplifiée grâce à l’organigramme. On peut leur envoyer le schéma et ainsi réduire les explications initiales.
- Appuyer la planification stratégiqueSi votre entreprise souhaite évoluer ou revoir sa structure, l’organigramme offre une vision de l’existant. Les points faibles et les redondances apparaissent immédiatement.
En résumé, un bon organigramme n’est pas juste informatif : il est opérationnel. Il aide l’entreprise à rester organisée, cohérente et flexible.
Partie 3 : Explorer les différents types d’organigrammes
Les organigrammes se déclinent selon le mode d’organisation de l’entreprise. Chaque modèle traduit une approche différente du management et du travail.
Structure fonctionnelle
Beaucoup d’entreprises adoptent une structure fonctionnelle, c’est sûrement celle à laquelle on pense instinctivement. Les collaborateurs sont regroupés par fonctions (marketing, RH, etc.). Ce modèle est simple et efficace, mais peut freiner l’évolution des personnes si utilisé trop rigoureusement.
Structure divisionnelle
Dans ce modèle, la société est organisée par lignes de produits, régions ou marchés. Chaque division fonctionne comme une mini-entreprise avec ses propres équipes. C’est idéal pour les groupes qui gèrent plusieurs marques ou zones géographiques.
Structure matricielle
La structure matricielle combine les modèles fonctionnels et divisionnels. Un salarié dépend de deux managers — l’un par fonction, l’autre par projet ou produit. Cela encourage la collaboration, mais c’est plus complexe à piloter.
Structure horizontale
Une tendance actuelle en structure organisationnelle est la structure horizontale, qui réduit les niveaux hiérarchiques. Beaucoup de start-ups optent pour ce schéma afin de montrer que tous les collaborateurs travaillent en équipe. Ce modèle est parfait pour les entreprises misa nt sur la collaboration.
Structure hiérarchique
C’est la forme la plus basique de structure organisationnelle. Toutes les sociétés suivent une structure hiérarchique dès lors qu’il y a des responsables et des salariés.
Les types d’organigrammes précédents (hors structure horizontale) sont reliés à cette organisation. Elle offre une lecture descendante, du conseil d’administration au collaborateur de base.
Partie 4 : Décrypter les composants d’un organigramme
Voyons maintenant les éléments clés qui composent l’organigramme. Ils sont incontournables, quel que soit le modèle retenu.
- Les rôles. Les rôles sont sans doute la base du schéma. Sans eux, l’organigramme ne serait qu’un assemblage de formes et de flèches.
- Les relations. Les lignes relient les rôles, indiquant comment les gens se rapportent les uns aux autres. Une ligne continue symbolise un report direct, une ligne pointillée signale une relation indirecte, fréquente dans les schémas matriciels.
- Les services. Sauf dans les petites entreprises, les services facilitent la répartition des responsabilités. Chacun sait facilement vers qui aller en cas de problème spécifique.
- Option : Les contacts. On peut aussi intégrer les coordonnées sur l’organigramme. Ainsi, le schéma joue le rôle de répertoire.
En combinant ces éléments, on obtient une vue claire et utile de l’organisation et du fonctionnement d’une entreprise.
Partie 5 : Créer facilement un organigramme
Monter son propre organigramme peut sembler complexe. Voici quelques étapes pour clarifier la marche à suivre.
Étape 1 : Explorer l’organisation
Évidemment, la première chose à faire est de connaitre les membres de votre entreprise. Prenez le temps de repérer les postes, discutez avec les dirigeants ou managers pour cerner les équipes. Il vous faut notamment :
- La direction de l’entreprise.
- Le nombre, les noms, les responsables et les missions des services et sous-sections (si besoin)
- Les niveaux de management et de salariés.
Étape 2 : Choisir le bon format
Ensuite, sélectionnez le type d’organigramme adapté à votre organisation (voir plus haut).
Par exemple, le format hiérarchique convient aux structures classiques. Le modèle matriciel est idéal pour les équipes projets. Choisissez le schéma qui colle à votre façon de travailler.
Étape 3 : Utiliser un outil dédié
Après avoir suivi les deux étapes précédentes, il est temps de passer à la création avec un outil efficace. On en parlera plus loin. Pour une astuce : pensez aux outils qui proposent un générateur AI d’organigramme comme EdrawMind. C’est un outil populaire de mind mapping et de diagramme, complet, avec plus de 30 000 modèles prêts à l’emploi et des fonctionnalités AI.
Visitez le site EdrawMind créateur d’organigramme. Tapez ce qu’il vous faut dans la zone de texte. Par exemple, pour un café, inspirez-vous des suggestions suivantes :
- “Créez l’organigramme du Sunrise Coffee Shop, avec la propriétaire (Sarah) en haut, le responsable de magasin (Mike) qui relève de Sarah, et le barista (Jamie) sous la direction de Mike.”
- "Dessinez une hiérarchie simple pour Bean Dream Coffee avec trois postes : Propriétaire/Barista principal (Alex), Assistant manager/Comptable (Taylor), et Barista/Service client (Jordan).”
Patientez quelques instants pour la génération AI. Le résultat est net et bien présenté. Vous pouvez ensuite personnaliser le schéma grâce au panneau de style. Ajoutez de nouveaux nœuds (ou salariés) via les boutons Sujet/Sous-sujet.
Ce qui est pratique avec EdrawMind, c’est que vos schémas sont sauvegardés dans le cloud. Vous pouvez les modifier dès que la structure change.
Étape 4 : Partager et mettre à jour régulièrement
Diffusez l’organigramme à votre équipe. Publiez-le sur les plateformes internes ou intégrez-le dans les supports d’intégration. N’oubliez pas de le tenir à jour dès que la structure évolue. Un schéma périmé perd vite de son utilité.
Avec de bons outils et des données fraîches, l’organigramme devient une référence incontournable pour toute la société.
Partie 6 : Éviter les erreurs courantes lors de la conception d’un organigramme
Un organigramme n’a de valeur que s’il reflète la réalité de votre entreprise. Il faut donc l’imaginer à travers les yeux de vos collaborateurs. Voici les pièges connus à éviter :
- Ne pas représenter la structure réelle. L’erreur principale consiste à créer un schéma selon ce que la structure "devrait" être au lieu de la façon dont elle fonctionne vraiment. Vérifiez bien que votre organigramme colle aux liens, flux et responsabilités du quotidien.
- Rendre le schéma illisible. L’organigramme doit rester simple à lire. Ne surchargez pas avec trop de détails ou des mises en page complexes. Gardez l’essentiel : noms, rôles, services et liens hiérarchiques.
- Ne pas mettre à jour le schéma. Les équipes évoluent, des promotions ont lieu, de nouveaux postes apparaissent. Si le schéma ne suit pas, il finit par induire en erreur. Pensez à le réviser dès chaque changement.
- Oublier les liens informels. L’organigramme schématise les liens officiels, mais omet souvent les relations transversales. Pensez que l’influence et la collaboration dépassent parfois les frontières des services. Même si ce n’est pas visible dans le schéma, le savoir aide à anticiper les blocages.
Partie 7 : Comparer les outils pour créer un organigramme
Plusieurs outils facilitent la conception et la gestion des organigrammes. Voici trois solutions réputées :
Wondershare EdrawMind
Un premier outil à découvrir est Wondershare EdrawMind. Vous avez pu le voir plus haut dans la partie pratique. Ce logiciel de schémas très répandu propose différents types de diagrammes, organigrammes et organogrammes. Il intègre des fonctions AI comme dessin automatique, chat AI, organisation AI et mind mapping AI.
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LucidChart
Autre option très appréciée pour modéliser les organigrammes : LucidChart. Principalement en ligne, cette solution offre des fonctions de dessin puissantes ainsi que le support du cloud. Le gros atout est la collaboration en temps réel. Vous travaillez à plusieurs pour créer l’organigramme idéal.
Microsoft Visio
Visio est parfait si vous cherchez un outil simple et pro. C’est une référence reconnue pour la création de diagrammes, sans difficulté d’usage. Son seul défaut : un accès fiable uniquement avec abonnement.
À la fin, le choix de l’outil dépend de vos préférences. Vous pouvez aussi essayer d’autres solutions gratuites populaires comme Canva ou Google Slides. Pensez à tester plusieurs options avant de vous décider.
Partie 8 : Voir des exemples gratuits d’organigrammes
Pour terminer ce guide sur les organigrammes, voici quelques exemples inspirants.
Pour une entreprise IT
Voici un modèle issu du département IT de l’Université du Michigan-Dearborn. Il est primordial de distinguer les équipes selon les services proposés dans un organigramme IT. Beaucoup peuvent se perdre dans le jargon, cela nous aide à clarifier les responsabilités.
Pour une société industrielle
Il est aussi vital, dans l’industrie, de séparer clairement les services pour chaque phase de production. Par exemple, dans cet organigramme, chaque étape dispose de son équipe : Production, Gestion des commandes et Logistique.
Pour une société de construction
A l’inverse, les entreprises du bâtiment suivent souvent une organisation classique. Ici, l’intérêt est surtout de montrer les responsabilités de reporting et la répartition des équipes, notamment Sécurité, Pré-construction et Construction.
Pour un restaurant
Les organigrammes de restaurant sont assez simples, surtout dans les petits établissements. Cela se complexifie dans les grandes chaînes. Mais dans un restaurant ou une brasserie locale, indiquer le manager et l’équipe suffit.
Pour un hôtel
L’organisation d’un hôtel peut être plus fine à cause des services publics, des achats récurrents et des exigences d’entretien. Il est donc essentiel de bien différencier les rôles et les responsabilités : marketing, comptabilité, ingénierie, hygiène.
Partie 9 : FAQ
Voici les questions fréquentes sur les organigrammes :
1. Quelle est la différence entre un organigramme et un arbre généalogique ?
Les organigrammes illustrent les relations professionnelles dans une structure, tandis que les arbres généalogiques présentent les liens familiaux (biologiques ou légaux) au fil des générations.
2. Qu’est-ce qu’un organogramme ?
Un organogramme est un synonyme d’organigramme, qui présente visuellement la structure, les services et les liens hiérarchiques d’une entreprise.
3. Qu’est-ce qu’une structure organisationnelle simple ?
Une structure organisationnelle simple comporte peu de niveaux entre la direction et l’équipe. Elle permet de décider vite et de communiquer facilement, mais s’adapte surtout aux petites entreprises.
Créer, collaborer et conquérir avec le Mind Mapping !
