マインドマップ 知識

【コロナウィルス対策編】テレワーク導入の働き方

在宅勤務をサポートするためのテレワーク

新型コロナウイルスの影響もあり、国内でもテレワークを通常スタイルとして取り入れる企業も増えています。しかし、まだまだオフィス業務から抜けられないというケースも珍しくはありません。
今回は、テレワークを具体的に始める方法や業務に役立つツールEdrawMindをご理解いただくことで、テレワークという働き方の第一歩をお手伝いします。

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Part 1: テレワークとは

遠くから伝えるというニュアンスのテレ(Tele)、仕事をするという意味のワーク(Work)が合わさった言葉がテレワークです。具体的には情報通信技術を活用して、業務を行う時間や場所をフレキシブルにする働き方を指します。
従来のようにオフィスに出勤しないで、パソコンやモバイル端末を利用し仕事をする形がメジャーです。最近ではテレワークに着目したビジネスもあり、自宅以外にもサテライトオフィスやコワーキングスペースといった環境を貸し出すサービスも多くなっています。

1.1 テレワークを導入するメリット

新型コロナが叫ばれた当初は、非常事態での事業を継続するためという目的がメインの導入目的でしたが、最近では別のメリットも増えています。

● 人材確保
● 効率向上
● 経費削減

オンラインを介することで専門スキルをもつスタッフを確保することができ、マルチに業務を遂行することが可能です。また、通勤に要する時間も不要となり、業務に費やす時間を確保するだけのため効率アップが実現できます。
実際のオフイスにも備品をそろえる必要がなく、経費を抑えることが出来るということが大きいです。

1.2 テレワークを導入するデメリット

テレワークは実際に対面する業務ではないので、強制力が弱くなるというデメリットがあります。そのため以下の3つを注意することが重要です。

● 勤怠管理
● 会議の開催
● タスクや進捗の管理

業務時間で稼働しているスタッフや社員を把握し、勤怠管理が万全でなければ請け負う業務に支障が起きやすくなります。またオンライン会議や打ち合わせなどを行う際にも、タスクや全行程の進捗を正しく把握するという手間こそ、最優先の業務と言えるでしょう。

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Part 2: テレワークを導入するための準備

テレワークの水準を高く続けていくには、ハードやソフトの両方で充実を図ることが求められます。代表的な3つについて紹介します。

2.1 モバイルWi-Fiやネット環境

テレワークの働き方では、資料の送受信やオンラインの会議が必要です。そのため、最低限は安定したネット速度が期待できる環境が欠かせません。

2.2 チャットなどの社内SNSシステム

社内の各部署と連携したり、プロジェクトを行ったりするためには随時コミュニケーションが取れる体制が決め手となります。セキュリティの問題を加味して、専用のSNSや有料サービスを利用する場合も多いです。

2.3 勤怠や工程管理システム

個々の処理速度や、部門ごとの進捗を把握することが、管理業務を担当するセクションに求められます。業務の偏りや担当の勤怠を把握して、円滑な進行を指揮していくために非常に重要なポイントです。

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Part 3: テレワークをやるならEdrawMind

テレワークをするには、正確な資料を作成したり、時には情報をシェアしながら工程管理することが必要です。いろいろ専用ツールを揃えるとなると、コストが気になります。弊社が提供している作図ソフトのEdrawMindですが、テレワークでの働き方が必要な方にこそ有効なツールと言えるでしょう。
業務に使えるポイントを紹介していきます。

3.1 ガントチャート機能

ガントチャート機能

テレワークで管理業務に携わる人には、誰がどの業務を担当し、進捗状況がどうなっているかを把握することが重要です。進捗管理をしていくツールとして、ガントチャートが定評ありますが、EdrawMindは作成したマインドマップからガントチャートへの転用がスムーズに行なえます。

3.2 タイムライン機能

タイムライン機能

仕事の工程を担当スタッフに説明する場合に、タイムラインを活用することも多いです。段取り良く行うには、いまがどの状態にあり、どんなアクションが必要化を把握するのにタイムラインの資料作りは役立ちます。

タイムライン機能

EdrawMindにはタイムラインのテンプレートも用意されているので、簡単な操作だけで任意のタイムライン資料が完成します。

3.3 スライド機能

スライド機能

テレワークで打ち合わせや会議をする場合には、プレゼンの形をとることも珍しくありません。スライドショーのように行えるツールが重宝します。
EdrawMindは、スライドショーのタブから資料を作成・追加してスライドショー形式で表示させることが可能です。

3.4 共同編集機能

共同編集機能

作成した資料を校正し編集することも業務として考えられます。EdrawMindで作成したファイルは共有して、編集できる状態にすることも出来ます。チームで資料作りをする場合には、共同編集できるので使い勝手が非常に良いと言えるでしょう。
一つのソフトだけでテレワークに求められる機能が、EdrawMindにはデフォルトで搭載されています。ぜひテレワークを現在している、もしくはする予定がある方にEdrawMindをお試し頂きたいです。



まとめ

今回は働き方改革の代表であるテレワークのポイント、メリット、デメリットについて紹介しました。ネットワーク環境が整っていれば場所を選ばないので、働き方としては便利ですが、大きな仕事となると責任感と問題点に目を向ける必要があります。
業務関係者の勤怠やタスク管理が出来るだけでなく、資料作りや共同編集機能などメリットが大きいツールEdarwMindがおすすめです。無料でも使える機能が多いので、試さない手はないでしょう。

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