運用フローとは？作り方を分かりやすく紹介

業務を効率的に進めるうえで重要なのが「運用フロー」の整備です。運用フローとは、業務の手順や担当を明確にし、誰が何をすべきかを一目で分かるようにした設計図のようなものです。新人教育や業務の属人化防止、業務改善にも役立つため、多くの企業で導入が進んでいます。本記事では、運用フローの基本的な考え方から活用方法、具体的な作成手順や便利なツールEdrawMaxまで初心者にも分かりやすく解説します。

1．運用フローとは？

運用フローとは、業務の進行手順を明確にし、図表やリストなどで視覚的に整理したものを指します。具体的には、業務の開始から終了までの各ステップを順序立てて示し、担当者の役割や必要なリソースを明らかにすることで、業務の全体像を直感的に把握しやすくします。特に新人教育やプロジェクトの初期段階で有効に機能し、業務理解に役立ちます。

よく似た言葉に「業務フロー」がありますが、業務フローは主に業務の流れを効率化・標準化するための図であり、誰が何をするのか、どのようなシステムを使うのかといった情報を含めて可視化します。つまり、運用フローは「手順重視」、業務フローは「役割や構造重視」といえるでしょう。

2．運用フローの活用場面とメリット

運用フローは、さまざまな業務シーンで非常に高い効果があります。代表的な場面としては、新人研修や業務引き継ぎ、プロジェクトの立ち上げ時、さらには新規システムの導入時などが挙げられます。業務の流れを図やリストで明確に整理しておくことで、新しく業務に関わる人でも短期間で全体像を把握しやすくなり、結果的に教育コストの削減やスムーズな業務移行に貢献します。

また、業務の属人化を防ぎ、誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるようになるのも大きなメリットです。手順が明確であれば、担当者が変わっても業務の質が安定し、トラブルやミスの防止にも繋がります。特に属人性の高い業務に対しては、運用フローを整備することで業務の継続性が確保され、急な人員交代にも柔軟に対応できます。

さらに、業務プロセスを可視化することで、どこに無駄や非効率があるのかを把握しやすくなり、業務改善の発見にも活用できます。継続的な改善活動（PDCAサイクル）を回すうえでも、運用フローがあることで現状の分析がしやすくなります。

特に複数の部署や担当者が関与する業務では、各工程のつながりや役割分担を明示することが不可欠です。関係者間の認識のズレを減らし、スムーズな連携を実現することで、業務全体のパフォーマンスが向上します。これらの理由から、運用フローは業務の標準化・効率化を図るうえで、現代のビジネスにおいて欠かせない重要なツールとして注目されています。

3．運用フローの作り方

運用フローを効果的に作成するには、目的を明確にした上で、業務の全体像を正確に把握し、わかりやすく視覚化することが重要です。以下に、運用フロー作成の基本的なステップを紹介します。

Step1：業務の洗い出し

まずは、フローに含める業務全体を把握することから始めます。業務の開始から終了までのプロセスを時系列でリストアップし、どのような手順で進行するかを整理します。この段階で、各工程の目的や必要な情報、関係者も明確にしておくと後の作業がスムーズになります。

Step2：関係者の確認と役割分担

業務の各工程にどの部署・担当者が関わるのかを明確にし、役割を割り振ります。特に複数部門にまたがる業務では、担当者間の認識違いを防ぐためにスイムレーン形式を活用するのが効果的です。

Step3：フロー図の作成

実際に図に落とし込みます。フロー図では、開始点、作業工程、判断ポイント、終了点などをシンボルで表現し、それらを矢印でつなげて流れを可視化します。判断ポイントには条件分岐の内容を記載し、複数の選択肢がある場面を明確にします。

Step4：関係者とのレビュー

作成したフロー図を関係者と共有し、内容の確認と修正を行います。実際の運用に即しているか、不足している工程がないかなどをチェックし、必要に応じて改善を加えます。ここでのフィードバックが運用精度を高めます。

Step5：ドキュメント化と運用開始

最終的に確定したフロー図は、業務マニュアルや教育資料に組み込み、チーム内で共有します。運用開始後も、実際の業務の変化に応じて定期的に見直すことが重要です。

これらのステップを踏むことで、誰が見ても理解しやすく、実践的な運用フローを作成することができます。

4．すぐに使える運用フローテンプレート3選

運用フローをゼロから作成するのは手間がかかりますが、あらかじめ用意されたテンプレートを活用すれば、効率的に高品質なフロー図を作成できます。ここでは、汎用性が高く、すぐに使えるテンプレートを3つ紹介します。

① 新人教育用テンプレート

入社後の基本的な研修や実習の流れを整理したテンプレートです。研修、実習、面談の3段階で構成されており、誰が見ても理解しやすい構成となっています。社内マニュアルや研修資料も合わせて活用すると効率的です。

② プロジェクト進行管理テンプレート

プロジェクトの企画から実施、評価までを時系列で整理したフロー図テンプレートです。ガントチャートとの併用で、進捗管理やタスク分担の明確化に役立ちます。プロジェクトマネージャー必携のひな形です。

③ クレーム対応テンプレート

顧客からの問い合わせやクレーム対応のフローを整理したテンプレート。受付、状況確認、対応、報告といった一連の手順を視覚化することで、対応の標準化と再発防止策の立案に貢献します。

これらのテンプレートをカスタマイズすることで、自社の業務に合った運用フローを迅速に構築できます。

5．おススメの運用フロー作成ツールEdrawMax

運用フローの作成を効率化するツールとして注目されているのが「EdrawMax」です。
直感的な操作と豊富な機能で、初心者でも簡単に高品質な運用フローやスイムレーン図を作成できます。また、専門的なデザインスキルがなくても扱える点も魅力の一つです。

①豊富なテンプレートとシンボルライブラリ

EdrawMaxには、業務フロー図、スイムレーン形式の図、プロセスチャートなど、ビジネスシーンで使えるテンプレートが数多く搭載されています。目的に応じたテンプレートを選択するだけで、図の構成やレイアウトが自動的に整い、短時間で完成度の高い図面を作成可能です。図形の種類も豊富に用意されており、自社の業務に適した柔軟なカスタマイズが行えます。

②操作性に優れた作図ツール

ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に図形を配置でき、接続線や整列の自動補正機能、スナップガイドなども備えています。図形の色やラベルの編集も直感的に行えるため、誰でも視認性の高いフロー図を作成できます。ExcelやPowerPointと比較しても作図効率や表現力に優れており、資料作成や社内共有の際にも大いに役立ちます。

③多様な出力形式に対応

完成した運用フロー図は、PDFや画像（PNG、SVG）として出力できるほか、ExcelやPowerPoint形式でのエクスポートも可能です。社内の資料共有やプレゼンテーション資料への活用にもスムーズに対応でき、業務の効率化に貢献します。

運用フローを明確に可視化したい方や、業務改善を図りたい企業担当者にとって、EdrawMaxは非常に有用なツールといえるでしょう。

まとめ

運用フローは、業務の手順や担当を明確にし、業務の効率化や標準化を支える重要なツールです。新人教育、業務の引き継ぎ、業務改善など、さまざまな場面でその効果を発揮します。適切に作成された運用フローは、属人化を防ぎ、業務の質と安定性を高めます。

本記事では、運用フローの基本的な概念から、活用メリット、具体的な作成手順、便利なテンプレートやツールまでを紹介しました。これから運用フローを導入・改善したい方は、無料体験版のあるEdrawMaxを使用しながら、今回の内容を参考に自社に最適なフローを整備してみてください。