プロセスフロー図とは？作成方法と実例を紹介

業務の効率化や標準化を図るうえで欠かせないのが、業務の流れを視覚化する「プロセスフロー図」です。複雑な手順も図として示すことで、全体像を直感的に把握でき、ミスや手戻りの防止につながります。特に複数部門が関わる業務では、フロー図によって担当や手順の認識を統一することができ、教育資料や業務改善にも有効です。

本記事では、プロセスフロー図の基本から描き方、活用事例、そしてツールを使った作成方法までをわかりやすく解説します。

1．プロセスフロー図（PFD）とは？

プロセスフロー図（PFD）とは、業務や作業の流れを図として視覚的に表現する手法の一つです。各工程や判断ポイントをシンボルで表し、順序や関係性を矢印でつなぐことで、業務全体の流れが一目でわかるようになります。特に業務プロセスが複雑な場合や複数の部門や担当者が関与する場合に、その工程を明確に可視化できる点が大きなメリットです。

類義語として「フローチャート」や「業務フロー図」があり、いずれも業務の流れを図解するために使われます。フローチャートは一般的な処理手順の可視化に用いられ、業務フロー図は業務の一連の流れを俯瞰的に捉えるための手段です。これに対してプロセスフロー図は、業務の各工程間の関連性や効率性に重きを置いて表現されることが特徴です。

プロセスフロー図は、業務分析や改善、新人教育、マニュアル作成、あるいは業務引き継ぎといった場面で広く活用されており、業務の現状を正確に把握し、改善につなげるための重要なツールといえます。視覚的に理解しやすく、関係者間の共通認識を築きやすい点でも非常に有用です。

2．プロセスフロー図が使われる目的

プロセスフロー図は、業務を視覚的に整理し、複雑な流れを誰もが理解しやすい形で共有できる強力なツールです。主な目的の一つは、業務の全体像を関係者間で正しく共有することにあります。フロー図によって工程や担当が明確になり、誤解や情報の抜け漏れを防ぐことができます。

また、標準化にも大きく繋がります。業務手順が図で統一されていれば、担当者ごとのやり方の違いを減らし、品質の安定化につながります。加えて、業務のどこに無駄や非効率があるのか、ボトルネックを発見しやすくなるため、継続的な業務改善にも役立ちます。

さらに、新人教育や引き継ぎ時には、文章よりも視覚的な情報が伝わりやすいため、プロセスフロー図が非常に有効です。加えて、リスク管理の観点からも、業務のどこにリスクが潜んでいるかを洗い出すための重要な手段として利用されています。

3．プロセスフロー図の要素と作成する時の注意点

プロセスフロー図を効果的に活用するには、基本的な構成要素を正しく理解し、目的に応じた形で設計することが重要です。まず押さえておきたいのが、「開始点」と「終了点」です。プロセスの起点と終点を明示することで、業務の流れ全体が明確になります。

その間には「作業工程」や「判断ポイント（条件分岐）」を配置し、各工程がどのようにつながっているのかを示します。条件分岐にはダイヤモンド型のシンボルを用い、たとえば「在庫あり／なし」などの判断に応じて異なる処理へ進む流れを視覚化します。

また、複数の担当者や部門が関与する業務では、「スイムレーン」と呼ばれる図法を活用すると便利です。担当別にレーンを分けて工程を配置することで、誰がどのプロセスを担っているのかが一目で分かります。

作成時の注意点としては、情報を詰め込みすぎないことが挙げられます。図はあくまで「直感的に分かる」ことが目的であり、複雑すぎる構成は逆効果です。例外的な処理や詳細情報については、別資料で補足するとよいでしょう。さらに、実際の運用に沿っているかどうかを現場の関係者と確認し、必要に応じて内容を修正することも不可欠です。

4．わかりやすいプロセスフロー図の描き方

プロセスフロー図を初めて作成する方でも迷わないよう、ここではEdrawMaxという作図ツールを使ったステップバイステップの描き方を紹介します。EdrawMaxは豊富なテンプレートと直感的な操作性で、誰でも手軽にフロー図を作成できるツールです。

Step1：プロセスを洗い出す

描きたい業務の全体像を整理し、どのプロセスが存在するのかを洗い出します。業務の開始から終了までの流れを、時系列に沿って分解しましょう。担当部門や役割、条件分岐なども同時に把握しておくと、後の配置作業がスムーズになります。

Step2：プロセスを配置する

EdrawMaxを起動し、「フローチャート」カテゴリから適したテンプレートを選択します。最初に「開始」記号を置き、順に作業内容を四角形のプロセスボックスで表現していきます。判断が必要な場面にはダイヤモンド型の「判断記号」を使い、選択肢によって進む道を分岐させます。

Step3：プロセスを繋ぐ

作成した各プロセスは、矢印でつなぐことで全体の流れを表現します。矢印の向きや位置はドラッグ操作で簡単に調整可能で、誤解のない明快な図を描くことができます。

Step4：スタイルを変更する

図の見た目を整えることで、より読みやすく、伝わりやすいプロセスフロー図になります。EdrawMaxでは、図形やフォントの色、太さ、配置のバランスなどを自由に変更できます。

Step5：共有と修正

完成したフロー図は、PDFや画像ファイル、Microsoft Word形式などで簡単に出力・共有が可能です。実務担当者と図を見ながら確認し、改善点があれば随時修正します。EdrawMaxの編集機能を使えば、部分的な変更や全体のレイアウト修正も迅速に対応できます。

これらのステップを踏むことで、視覚的に分かりやすく、業務の全体像が一目で把握できるプロセスフロー図を誰でも作成することが可能になります。

5．プロセスフロー図を活用する事例3選

プロセスフロー図は、業界を問わず多様な業務で活用されています。ここでは、具体的な3つの事例を通じて、実際の活用イメージを紹介します。

5.1 自動車生産のプロセスフロー図

部品の調達から組立、検査、出荷までの一連の流れを可視化することで、生産効率の向上や工程ごとの責任範囲の明確化が可能になります。条件分岐やスイムレーンを使って工程ごとの担当部門を明示すれば、工場全体の稼働状況が俯瞰しやすくなります。

5.2 銀行ローンの審査プロセスフロー図

申込受付から書類確認、与信審査、承認、融資実行までの流れを整理することで、手続きの標準化とスピードアップが実現します。判断ポイントを明確にし、フロー図に落とし込むことで、業務の属人化を防ぎます。

5.3 公立病院受診プロセスフロー図

受付から診察、検査、会計、薬の受け取りまでの患者の動線を図示することで、案内の効率化と待ち時間の短縮につながります。EdrawMaxのテンプレートを使えば、視覚的にわかりやすい院内フロー図が簡単に作成できます。

6．プロセスフロー図作成に役立つEdrawMax

プロセスフロー図を効率よく、かつ美しく仕上げたい方におすすめなのが、作図ツール「EdrawMax」です。以下では、EdrawMaxの主な特徴を6つ紹介します。

特徴1：豊富なフロー図記号とテンプレート

EdrawMaxには業種別・用途別に使えるテンプレートが数多く用意されており、ドラッグ＆ドロップで簡単に要素を配置できます。記号も豊富で、プロセス図に必要なシンボルは揃っています。

特徴2：Wordのように直感的な操作画面

複雑な操作を覚えなくても、Word感覚で作成できるのが魅力です。図形の配置や文字入力、線の接続も直感的に行えるため、初心者にも使いやすい設計になっています。

特徴3：バージョン管理とバッチ処理＋ショートカットキーの活用

図面を複数保存し、それぞれのバージョンを管理できる機能や、複数ファイルの一括変換・出力が可能なバッチ処理機能を搭載。作成後の編集や展開もスムーズです。また、EdrawMaxではショートカットキーも豊富に用意されており、「Ctrl + A」でオブジェクトをすべて選択、「Ctrl + G」でグループ化、「Ctrl + B」でフォントの太字など、頻繁に使う操作を効率よく行うことができます。操作スピードを高めたい方には特におすすめです。

特徴4：複数形式に入出力可能

PDFやPNG、Word、Excel、PowerPoint形式への書き出しやCADデータの読み込みができ、チームでの共有や資料化に非常に便利です。社内会議やマニュアルへの組み込みも簡単に行えます。

特徴5：ワンクリックでスタイル変更

カラーや図形のスタイルをワンクリックで統一・変更できる機能により、デザイン性の高い資料を短時間で作成可能です。手書き風スタイルなども選べ、用途に応じた表現ができます。

特徴6：AIフロー図作成

最新機能として、AIによる自動フロー図生成にも対応。文章を入力するだけで、基本的なプロセス図が自動生成され、時間の大幅な短縮が期待できます。

さらに、EdrawMaxではショートカットキーの活用も可能で、操作効率を格段に高めることができます。プロセスフロー図を日常業務に活かすなら、EdrawMaxの導入は非常に有力な選択肢です。

まとめ

プロセスフロー図は、業務の流れを視覚的に把握・共有できる有力なツールであり、業務の標準化、改善、教育、リスク管理など幅広い目的で活用されています。EdrawMaxのような専用ツールを使えば、初心者でも直感的に高品質な図を作成でき、組織内の業務理解を加速させることができます。

業務効率化を図りたい方は、無料体験場があるEdrawMaxを使用して、まず一つの業務からフロー図を作成してみることをおすすめします。