BPMN（Business Process Model and Notation）は、ビジネスプロセスを視覚的に表現し、業務フローを可視化するための標準規格です。業務の効率化や改善を目的として導入され、多くの企業が使用しています。しかし、BPMNという言葉を聞いたことがあっても、具体的にどのような要素で構成され、どのように使われているのかを理解している人は少ないかもしれません。本記事では、BPMNの概要から、その要素や書き方、活用のポイントまで詳しく解説していきます。
- 目次 -
Part 1: BPMNとは
BPMNとは、ビジネスプロセスを可視化するための国際標準規格であり、ビジネスプロセス管理（BPM）を効果的に支援するために使用されます。BPMNは、企業活動や業務フローを視覚的にモデル化し、ビジネスアナリストやエンジニアが共通の言語でコミュニケーションを取るために重要な役割を果たしています。
BPMN(モデリング表記)図表：
- B:Business ビジネス
- P:Process プロセス
- M：Model モデル
- N：Notation 表記法
BPMNの歴史
BPMNは、2004年にBusiness Process Management Initiative（BPMI）によって初版がリリースされ、その後、OMG（Object Management Group）により標準化されました。現在では、業務プロセスのモデリング標準として広く普及し、企業のプロセス管理や業務改善プロジェクトで活用されています。
BPMNとBPMの関係
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、業務プロセスを効率的に管理・改善するためのフレームワークです。BPMNは、その業務プロセスを視覚化・モデル化するための表記法であり、BPMの一部を担っています。
BPMNとフローチャートの違い
BPMNとフローチャートはどちらも業務プロセスを図解化する手法ですが、BPMNはプロセス管理を目的とし、複雑な業務フローや条件分岐を表現するのに適しています。一方、フローチャートはシンプルな作業手順やアルゴリズムを示すのに向いており、業務全体の管理には不向きです。
BPMN図表はフローチャートの一種であり、BPMNは自然言語とは異なり高次元プロセスを視覚的に誰にでもわかりやすくBPMNのメリットは計画された業務プロセス手順を最初から最後までモデル化するフローチャート手法ですが、そこに十分な詳細情報を含むことで相互的なコミュニケーションのギャップを階層を超えて把握できる高次元フローチャートとなります。
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BPMN |
フローチャート |
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対象 |
ビジネスプロセス |
手順・操作 |
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表記の自由度 |
高い |
低い |
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活用シーン |
業務管理、業務改善 |
作業手順、アルゴリズム |
Part 2. BPMNを活用する目的と注意点
BPMNを活用する目的は、ビジネスプロセスを可視化し、複雑な業務フローを誰でも理解できる形に整理することです。これにより、業務プロセスの全体像を把握しやすくなり、部門間や担当者間での情報共有がスムーズに進むというメリットがあります。また、BPMNを利用することで、プロセス改善や業務効率化が図れるため、組織全体の生産性向上にも寄与します。
ただし、BPMNを導入する際には注意点もあります。特に、図が複雑になりすぎて読み取りにくいケースがあるため、必要以上に詳細を詰め込まないことが重要です。また、専門用語や複雑な記号を多用すると、非専門家が理解しにくくなります。そのため、BPMN図を作成する際には、使用者のスキルレベルを考慮し、誰でも理解しやすいよう工夫することが求められます。
さらに、BPMNは業務改善の手段であり、目的ではない点を忘れないことも大切です。業務改善そのものが目的であり、BPMNを使うことで業務効率が向上しない場合は、無理に導入する必要はありません。使い方を誤ると、かえって業務が煩雑になるリスクがあるため、導入前に十分な検討を行いましょう。
Part 3. BPMN要素と記号
BPMNの記号は多岐にわたりますがここでは基本的な記号をご紹介いたしましょう。
| イベント図形 | 名称 | 意味 |
|---|---|---|
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開始 | 処理の開始を表現します |
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メッセージ受信 | 情報を受け取ることで処理で開始することを表現します |
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タイマー | 設定した時間経過後に処理が開始することを表現します |
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終了 | 処理が正常に終了することを表現します |
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メッセージ送信 | 情報を送信して処理が終了することを表現します |
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エラー終了 | 処理が正常終了しないことを表現します |
| ゲートウエイ図形 | 名称 | 分岐時の動作 | 結合時の動作 |
|---|---|---|---|
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排他 | 処理の開始を表現します | 処理分岐の内いずれか一つのみを継続する |
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並列 | 処理を全ての分岐に振り分ける | 分岐のすべての処理が完了すまで次の処理を行わない |
| アクティビティ図形 | 名称 | 意味 |
|---|---|---|
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オブジェクト | 一つの処理を表現します |
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サブプロセス | この図形の中に複数の処理が祈りたたまれている事を表現します |
コネクティングオブジェクト |
名称 | 意味 |
|---|---|---|
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シーケンスフロー |
処理の順序を示す矢印。 |
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メッセージフロー | 異なる組織間の通信を示す破線の矢印。 |
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アソシエーション |
データや情報とプロセスを関連付ける線。 |
スイムレーン:業務を担当者や部門ごとに区分けする枠です。
Part 4.BPMNを理解するためのコツ
BPMNを効果的に活用するためには、基本的な記号や要素の理解だけでなく、実際の業務に適用する際の工夫が求められます。以下は、BPMNを理解し、活用するためのコツです。
基本記号を覚える
BPMNの基本記号である「フローオブジェクト」「コネクティングオブジェクト」「スイムレーン」「アーティファクト」をしっかりと覚えましょう。これらを使いこなすことで、業務プロセスを体系的に整理できるようになります。
②シンプルさを心がける
BPMN図を作成する際には、必要最低限の情報を含め、シンプルにまとめることが大切です。複雑すぎる図は、かえって理解を妨げます。情報量が多い場合は、サブプロセスとして分けて表現しましょう。
③一貫性を持たせる
同じプロセス内で異なる記号やスタイルを使用すると混乱を招きます。図全体の一貫性を保つことで、他の担当者が見ても直感的に理解できる図になります。
④フローチャートとの違いを意識する
BPMNとフローチャートは似ているようで異なります。BPMNは業務プロセス全体を管理するためのツールであり、単なる作業手順を示すフローチャートとは役割が異なります。業務改善やプロジェクト管理を意識してBPMNを使うことがポイントです。
⑤チームで共有し、フィードバックを受ける
BPMN図を作成したら、必ずチームメンバーや業務担当者に共有し、意見をもらいましょう。実際の業務に即しているか、理解しやすいかを確認することで、より実用的なBPMN図を作成できます。
これらのコツを意識してBPMN図を作成すれば、業務プロセスをよりわかりやすく、効果的に可視化することができます。
Part 5. BPMN図の例
BPMNを作成する時に大切なことは先ほどBPMNのメリットでお話ししたように書くべき内容がどの階層でのBPMN図かを忘れずにいることです。その上で「登場人物」と縦軸に、時間を横軸に目的を共有しながらそれぞれの「登場人物」がどう関わるのかが効率的かを詳細に表現していきます。具体的にEdrawMaxからの豊富なテンプレートから具体例をご紹介いたしましょう。
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| 購入プロセス | 採用プロセスのデータ | オーダープロセス |
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| 企業プロモーションのプロセス | 業務プロセスの互換性チェックと修正 |
上図はEdrawMaxの豊富なテンプレート例です。BPMNの主な基本要素を組み合わせて作成されていますがひし形は一般的なフローチャート図と同じように流れを分岐させる意味を持ちます。BPMNではもう一つ重要な意味を持のですが、それは分岐を統合するという意味です。BPNM図では流れをオブジェクトを起点に相互関係を詳細に記述するように、分岐を統合することに重点を置きます。BPMNでは処理分岐時の図形は省略可能ですが、統合時は必ずゲートウェイ図形を使用し統合とその振る舞いを表現しましょう。
また、開始と終了もゲートウェイ図形と同様に重要です。開始や終了をいえども、何をインプットして始め、どのようなアトプットを出力して終了するのかを明確にしましょう。そのためにイベント図形は用意されているのですから。
Part 6. BPMN図の作り方
BPMNは、ビジネスプロセスを視覚的に表現するための強力なツールですが、その書き方には一定のルールがあります。ここでは、EdrawMaxを活用しながら、BPMN図の書き方をステップバイステップで解説します。
ステップ1：目的を明確にする
BPMN図を作成する目的を明確にしましょう。例えば、業務改善のための現状分析、プロジェクトのワークフロー作成、新人教育用のマニュアル作成などが考えられます。目的が曖昧だと、図自体が不明瞭になりがちです。
ステップ2：プロセスを洗い出す
製品の注文から受領までの業務フローを対象にBPMN図を作成します。まず、製品の注文を受けた段階からスタートし、在庫確認、出荷手配、配送、受領までの一連のプロセスを洗い出します。関係者には顧客、営業部門、物流部門、製造部門が含まれ、各段階で発生するタスクを確認します。
ステップ3：基本形を作成
EdrawMaxを使ってBPMN図を作成します。開始イベントとして「製品注文」を配置し、続けて「在庫確認」「出荷手配」「配送」「受領」といったアクティビティを順に配置します。出荷準備における在庫不足の場合は「在庫補充」のサブプロセスを追加します。矢印で各プロセスをつなぎ、判断が必要な箇所にはゲートウェイを使用します。
ステップ4：要素を正確に配置
イベント：注文受付、在庫不足、製品出荷、受領確認など。
アクティビティ：在庫確認、出荷手配、配送準備、受領チェックなど。
ゲートウェイ：在庫あり／なしの分岐を示す。
メッセージフロー：営業部門から物流部門への出荷依頼を示す。
ステップ5：理解しやすさを確認する
製品注文から受領までの流れが一目で分かるよう、矢印が交差しないように配置します。在庫不足による製造部門への指示サブプロセスや出荷が複数拠点にまたがる場合、レーンを活用して部門ごとに分けて表示すると分かりやすくなります。
ステップ6：共有とフィードバック
完成したBPMN図を関係者に共有し、現場担当者のフィードバックを受けます。特に、倉庫と物流部門での連携がスムーズかどうかを重点的に確認し、必要に応じてプロセスを調整します。
BPMN図を正しく作成することで、業務プロセスの可視化が進み、改善や効率化がスムーズに進むようになります。特にEdrawMaxを活用することで、視覚的にも洗練されたBPMN図が作成可能です。
今回はEdrawMaxを使ってBPMN図を作成してきました。私がEdrawMaxを使う理由は全ての記号や矢印などの記号の大きさを均等に設置できる補助ラインが必ずつくのも大きな理由の一つです。
もちろん、デザイン性に長けていて相手に自分の考えている計画をハイセンスに伝えることも、テンプレートも豊富に揃っているところも魅力に感じています。是非、クリック＆ドロップするだけでハイセンスなBPMN図を書けるEdrawMaxをお試しください。
Part7.BPMNの学習を始めるにはどうすればよいですか？
BPMNを学ぶためには、まず基本概念と要素を理解することが大切です。以下の手順で学習を進めましょう。
- 基本要素を理解する：イベント、アクティビティ、ゲートウェイ、スイムレーンなどの構造を覚えましょう。
- 実例を確認する：業務プロセスを可視化した既存のBPMN図を見て、構成を理解します。
- ツールを使って練習する：EdrawMaxなどを使って、簡単な業務プロセスを図解してみましょう。
- フィードバックを受ける：実際に業務で活用し、同僚や上司から意見をもらうことで実践的なスキルを身につけます。
BPMNは、慣れれば業務改善に大きく役立つツールです。まずは小規模なプロセス図を作成し、徐々に複雑なプロセスに挑戦していきましょう。
まとめ
BPMNは、ビジネスプロセスを視覚化し、業務の効率化や改善を支援するための強力なツールです。複雑な業務フローをシンプルに可視化し、関係者間の共通理解を促進できる点が大きな魅力です。
BPMNを効果的に活用するためには、基本要素を理解し、図が複雑にならないように工夫することが大切です。特に、無料体験版があるEdrawMaxなどのツールを活用することで、手軽に高品質なBPMN図を作成できます。
本記事で紹介した手順やポイントを参考にしながら、実際の業務プロセスにBPMNを導入してみてください。正確でわかりやすいプロセス図を作成することで、業務効率の向上と円滑なコミュニケーションが実現できます。
是非この機会にEdrawMax無料体験版を試してみてはいかがでしょうか。