業務プロセス可視化とは？やり方をステップごとに紹介

業務の全体像を明確にし、効率的な運営を支える手段として注目されているのが「業務プロセス可視化」です。業務の流れを視覚的に示すことで、誰が何をどの順番で行っているのかを一目で把握できるようになります。特に、複数部門にまたがる業務や属人化が進んでいる作業の改善に大きな効果を発揮します。本記事では、業務プロセス可視化の基本的な考え方から、その目的やメリット、図の作成手順、導入時の注意点、そして活用できるツールまでをわかりやすく紹介します。

1．業務プロセス可視化とは？

業務プロセス可視化とは、業務の流れや手順を図や表などの視覚的な形式で表現し、全体像や詳細を明確にする取り組みです。業務に関与する各担当者の役割、業務の順序、判断ポイント、作業の重複や抜け漏れなどを視覚的に示すことで、業務の現状把握や改善点の発見が容易になります。特に、業務が複雑化している場合や、複数の部門が関わる業務では、その効果が顕著に現れます。

可視化の形式として代表的なものに「業務フロー図」や「プロセスフロー図」「スイムレーン図」などがあり、それぞれ業務内容や目的に応じて使い分けが可能です。たとえば、業務の一連の流れを俯瞰するなら業務フロー図、複数部門の関与を明確にしたいならスイムレーン図が適しています。

業務プロセス可視化は、単なる図解ではなく、業務の課題を浮き彫りにし、改善や標準化、マニュアル整備、教育資料としても活用できる実践的な手法です。可視化を通じて、現場の担当者間での認識のずれを防ぎ、業務の効率化と品質向上につなげることができます。

2．業務プロセス可視化の目的とメリット

業務プロセス可視化には、業務の効率化や標準化をはじめとした多くの目的とメリットがあります。最大の目的は、業務の流れを「見える化」することで、関係者全員が現状を正確に把握し、共通の理解を得ることにあります。特に、業務の属人化が進んでいる場合や、複数部門が関与する場合には、情報の齟齬や手戻りが発生しやすく、それを防ぐためにも可視化は非常に有効です。

メリット1：業務の全体像を把握できる

業務の開始から終了までのプロセスを視覚的に整理することで、作業の重複や抜け漏れ、不必要なステップが明確になり、改善の余地を見つけやすくなります。

メリット2：業務の標準化を促進

誰が見ても同じ業務フローを理解できるようになれば、担当者ごとのばらつきを減らし、品質の均一化が図れます。また、マニュアルや教育資料としても活用しやすく、新人の早期戦力化にもつながります。

メリット3：継続的な業務改善が可能に

可視化された業務フローをもとに、ボトルネックや非効率な手順を分析し、継続的な改善活動を行うことで、生産性向上を実現できます。

メリット4：リスク管理と監査対応に有効

業務のどの部分にリスクが潜んでいるかを事前に把握し、対策を講じることができるため、コンプライアンス強化にも寄与します。

3．業務フロー図を作成する手順

業務プロセスを可視化するためには、まず業務フロー図を作成する必要があります。ここでは、誰でも実践できる基本的な手順を5つのステップに分けて紹介します。フロー図を使うことで、業務の流れが直感的に理解でき、改善点の発見や関係者間の認識統一が容易になります。

Step1：業務の全体像を把握する

まずは、可視化したい業務の全体像を把握します。業務の開始から終了までの流れを洗い出し、各作業の内容、順番、関係者、使用ツールなどを整理します。ここでの整理が不十分だと、後の図解にズレが生じるため、関係者へのヒアリングや現場の観察も有効です。

Step2：業務の構成要素を分解する

把握した全体像をもとに、業務を細かいステップに分解します。1つの作業工程ごとに「何を」「誰が」「どうするか」を明確にして、各要素を整理します。条件分岐がある場合は、その判断基準もあわせて整理しておきます。

Step3：フロー図に落とし込む

図作成ツールを使用して、実際に業務フローを図にします。開始点から終了点までの各工程を四角形のプロセスボックスで表し、判断が必要な箇所にはダイヤモンド型の分岐記号を使います。矢印で工程同士をつなぎ、流れを明確にします。

Step4：担当者別に区分する（スイムレーン活用）

複数の部署や担当者が関与する業務では、スイムレーン形式を取り入れると便利です。各レーンに担当者名や部門名を設定し、それぞれの作業をレーン内に配置することで、誰が何を行うかが一目でわかります。

Step5：内容を確認・共有する

作成したフロー図は関係者と共有し、実際の業務と齟齬がないか確認します。必要に応じて修正を行い、最新版を保存・展開します。共有の際にはPDFやWord形式での出力が便利で、マニュアルや研修資料としても活用できます。

以上のステップを踏むことで、誰でも実用的な業務フロー図を作成できるようになります。

4．業務プロセス可視化の注意点

業務プロセスを可視化する際には、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。まず、情報を詰め込みすぎないことが重要です。図にすべての細かい処理や例外的なケースを盛り込むと、かえって理解しづらくなります。基本的な業務の流れに絞って簡潔に表現し、詳細は別資料として補足するのが効果的です。

また、現場との認識合わせも重要です。フロー図は一度作成して終わりではなく、実際の業務に即しているかを関係者と共有し、必要に応じて修正していく運用が求められます。

さらに、作成する図の目的を明確にすることも大切です。改善点の発見、新人教育、業務の標準化など、目的によって構成や詳細度が変わるため、最初に「何のための図なのか」を定義することで、無駄のない図が作成できます。

最後に、可視化ツールの選定にも注意が必要です。使用するツールによっては操作が複雑で定着しにくいこともあるため、現場に合ったものを選ぶことが成功の鍵となります。

5．業務フロー図作成ツール

業務フロー図を効率的に作成するには、専用の作図ツールを活用するのが効果的です。中でも注目されているのが「EdrawMax」です。EdrawMaxは直感的な操作性と豊富なテンプレートを兼ね備えたオールインワンの作図ツールで、初心者から業務担当者まで幅広く利用されています。

魅力1：豊富なテンプレートと記号

EdrawMaxの最大の魅力はテンプレートと記号の多さです。業務フロー図に必要な各種プロセス記号や矢印、判断分岐のアイコンなどがすでに揃っており、ドラッグ＆ドロップで簡単に配置できます。また、スイムレーンやガントチャート、組織図など他の図形にも対応しており、用途に応じた柔軟な設計が可能です。

魅力2：効率的な作図機能

ショートカットキーや一括編集機能など、作業を効率化するための補助機能も充実しています。WordやExcel、PowerPoint形式への出力にも対応しており、社内資料としての再利用もスムーズです。

魅力3：AIによる自動フロー図生成

AI機能を活用して文章から自動的にフロー図を生成することも可能になっており、作図にかかる時間を大幅に短縮することができます。

このように、業務フロー図の作成・共有・改善をワンストップで実現できるEdrawMaxは、業務プロセス可視化を推進するうえで非常に頼りになるツールといえるでしょう。

まとめ

業務プロセス可視化は、業務の流れや課題を明確にし、改善や標準化、教育、リスク管理に至るまで幅広く活用できる有効な手段です。特に、業務フロー図を用いることで、現場の担当者から経営層まで共通の理解が得られる点が大きなメリットです。

また、無料体験版があるEdrawMaxのような作図ツールを使えば、誰でも手軽に高品質な図を作成でき、共有・改善のスピードも飛躍的に向上します。まずは小さな業務から可視化に取り組み、継続的な改善に活かしていきましょう。