ネチケットとは何？ネチケットを守る方法は？

ビジネスマンこそ守ってほしい常識「ネチケット」

編集者： riox

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ここ数年で大きく変化した社会人の環境として、テレワークが挙げられます。これまで以上にネットに依存するビジネスになり、ネチケットに対する意識が重要になるのは当然と言えるでしょう。ネットにより常識や対人関係の距離感など、仕事に取り組む前に意識しておくことが求められます。
今回はビジネスマン向けのネチケットについて紹介します。

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Part 1: ネチケットとは

普段の生活をしているときに、何らかの作法やネチケットがあります。それは相手の顔が見えないインターネット上も同じで、インターネット上のネチケット、すなわちネチケットに対する意識が必要です。
インターネットを利用するときには、セキュリティーやプライベートの不安をできる限り取り除くことが必要になります。また、インターネットを用いているビジネスにおいても、ネチケットは重要なポイントです。

Part 2: ホウレンソウで気を付けるべきネチケット

社会人として働く場合に、業務連絡など仕事に関する報告・連絡・相談、すなわちホウレンソウが必要です。最近ではテレワークにより連絡ツールやチャットを用いることが主流ですが、代表的なネチケットを紹介します。

送信前の誤字脱字チェック

スマホに業務連絡のチャットツールなどが入っている場合に、予測変換の機能により、思わぬキーワードや表現が入っているケースも多いです。すぐ送信ボタンを押さずに文面をチェックしましょう。

タイムリーな返信を心掛ける

業務連絡は、チームや部署として仕事を行っている場合に、速やかな対応が求められます。こまめに新しい連絡が届いていないかを確認し、必要性に応じた早め返信が重要です。

タイムリーな返信を心掛ける

業務連絡は、チームや部署として仕事を行っている場合に、速やかな対応が求められます。こまめに新しい連絡が届いていないかを確認し、必要性に応じた早め返信が重要です。

大文字を乱用しない

プライベートな返信やSNSであれば、大文字や絵文字などでデコレーションをしたり、文章を強調することは珍しくないでしょう。しかし、ビジネスにおけるメールなどでは過剰な圧力を相手にかける可能性がある行為です。
大文字は最低限の見出しやタイトル程度に留めるべきでしょう。

感情的な表現を文章に入れない

ビジネスにおけるコミュニケーション、すなわち連絡は正しい状況描写が求められます。感情的な表現や憶測を入れてしまうと、誤認識によるトラブルの可能性も引き起こしかねません。
仕事でメッセージを送る場合には、結果と時系列、客観的な状況描写に努めることをおすすめします。

転送は相手の承諾が大前提

プロジェクトなどを担当する場合に、資料を転送することもあります。しかし資料によっては、顧客や勤めている企業にとっては企業秘密ともいえる情報が入っている場合も多いです。
転送をする場合には、メールや資料を提供してくれた相手の許可を得てから行うように意識しましょう。

Part 3: 職場環境で気を付けるべきネチケット

ネチケットはネットツールで連絡を取り合う時だけ、意識するのでは不十分です。企業で取り扱う情報のセキュリティにも目を向ける必要があります。情報漏洩のインシデントを引き起こす可能性を紹介します。

私用のクラウドを導入

職場にあるパソコンで、便利だからと自前のクラウドを活用するのはおすすめできません。クラウドはネット上の出入り口を増やすようなものです。セキュリティ対策をしている企業で自前クラウドをいれるとウイルス感染のリスクもあり、下手をすると企業全般のシステムやPCに影響を及ぼす可能性があります。

支給品PCの利用方法

企業から支給されているPC端末やiot端末に、私用で用いるアプリなどを追加することもNG行動です。アプリによっては悪意のあるツールが組み込まれているものがあります。ビジネスで用いる端末には、自己判断でアプリを入れない方が賢明です。

情報の持ち出しをする

データの持ち出しをUSBですることもネチケット的にはよくありません。過去の事例として不動産の企業の営業マンが休憩中に車上荒らしにあい、顧客データごと車内にあったものの盗難にあうケースがあります。
仕事で扱う情報やデーターは慎重に取り扱うことが絶対条件です。

接点のない上司連絡

最近では情報を盗み出す犯罪集団も手口が悪質化しています。その中には、企業の上司を装って部下への指示メールのように顧客データを送信させる手口もあります。そのため、普段接点がない上司の指示メールや、違和感のある指示には確認を取った方が無難です。

Part 4: たくさんあるネチケットはまとめておくと便利

社会人のネチケットは、情報漏洩、コミュニケーションの適切な距離感といったことにポイントが当てられます。
それぞれ意識することは大変ですが、ご自身にあった注意点をまとめておくと良いでしょう。情報整理に役立つ方法にマインドマップがありますが、EdrawMindで紹介したネチケットについて作図をしてみました。

上図：EdrawMindアプリで作成したネチケット

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定期的にネチケットに関する状況を振り返り、その都度マインドマップで意識することを更新していくことがビジネスにおけるネチケット対策に有効です。
EdrawMindは、スマホやPCどちらにでも利用できる信頼性の高いアプリです。資料整理や情報整理に優れています。

Part 5: まとめ

今回はネチケットに対する情報や意識すべきポイントについて紹介しました。インターネットというシステムにより、国内外の情報やサービスには使い勝手の良いものがあります。しかし、モラルやセキュリティの面を考えた行動と責任はつきまとうものと捉えてよいでしょう。
いちど時間を作って、ご自身に必要なネチケットをまとめてみてはどうでしょうか？EdrawMindがあれば見やすくわかりやすい情報整理にお役立ていただけます。