8 strumenti di gestione del progetto che dovresti conoscere

La gestione del progetto prevede piani efficaci e organizzazione sistematica del lavoro. Include la definizione degli obiettivi, la pianificazione e l'assegnazione delle attività, al fine di raggiungere il successo finale. Esistono molti strumenti che rendono la gestione del progetto più efficace ed efficiente. Quelli usati più di frequente3 sono diagramma di Gantt, diagramma PERT, mappa mentale, calendario, timeline, diagramma WBS, tabella di stato e diagramma a lisca di pesce. Questi strumenti sono tutti incredibilmente utili per visualizzare l'ambito di un progetto. Puoi scegliere quello che meglio si adatta alla tua situazione.

Strumento di gestione del progetto - diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt può aiutare a pianificare e gestire i progetti, suddividendo i più grandi in una serie di attività più piccole, in modo organizzato. Ogni attività ha una durata prevista, rappresentata da una barra orizzontale, la cui estremità sinistra indica la data di inizio dell'attività, e la cui estremità destra indica la relativa data di completamento. Le attività possono essere eseguite in sequenza, in parallelo o sovrapposte. Durante il processo, gli eventi importanti possono essere evidenziati come "Milestone", parola contrassegnato da una piccola forma di diamante.

Da un grafico Cantt è possibile riconoscere chiaramente quali sono le attività secondarie, e quando ogni attività inizia e si conclude. Presentando una panoramica visiva del progetto, puoi facilmente monitorare i progressi, vedendo cosa dovrebbe accadere in qualsiasi fase del progetto.

Come creare un diagramma di Gantt

Video tutorial del diagramma di Gantt

Strumento di gestione del progetto - Grafico PERT

PERT è abbreviato per la valutazione del progetto e la tecnica di revisione. È un importante strumento di gestione dei progetti, utilizzato per la pianificazione e la programmazione di interi progetti, e per il monitoraggio della fase di implementazione. Il Grafico PERT può anche mostrare la divisione delle attività, l'allocazione del tempo e le date di inizio e fine. A differenza del diagramma di Gantt, che utilizza le barre per rappresentare le attività, il diagramma di PERT visualizza le informazioni come un modello di rete, il quale impiega le caselle per rappresentare le attività, e le frecce per presentare i legami tra esse. Il layout di un diagramma PERT rende le relazioni tra le attività più facili da osservare rispetto che con i diagrammi di Gantt. Lo svantaggio di questo sistema è però la difficoltà nel seguire il tutto, in caso di presenza di diversi legami di dipendenza e processi.

Come creare un grafico PERT

Strumento di gestione del progetto - Calendario

Il Calendario è lo strumento di gestione del progetto basato su data o ora più facile da capire. È più adatto alla gestione del tempo personale, per aiutare a gestire meglio il tuo programma giornaliero, settimanale o mensile. L'aspetto eccezionale di questo strumento è il grande spazio di l'aggiunta per eventuali liste di "cose da fare". Ti ricorderà i programmi ogni giorno, e assicurerà che tutto possa essere completato prima della scadenza.

Video Tutorial - Come usare un calendario

Strumento di gestione progetti - Timeline

La Timeline è un ulteriore strumento di gestione dei progetti visivi, che aiuta a tenere traccia dell'avanzamento. Con una timeline è possibile visualizzare chiaramente a che ora deve essere eseguita un'attività. È un modo più sequenziale di esaminare le attività nel tempo. Tuttavia, la timeline non è così diffusa come il diagramma di Gantt, in quanto ha dei limiti pesanti nella visualizzazione dei legami delle attività e dei relativi stati di completamento.

Video Tutorial - Come creare una timeline

Strumento di gestione del progetto - Grafico WBS

Il termine WBS è l'acronimo di work break down structure (struttura di suddivisione del lavoro), ed indica uno strumento di gestione dei progetti comune, che aiuta a mostrare l'entità del lavoro, suddividendo un progetto in singoli parti da programmare in modo efficace. La WBS è una struttura ad albero con il compito generale in alto, seguito dalle sezioni del progetto e ulteriormente dalle singole attività. Gli esempi di WBS sono simili a un diagramma di flusso, coi suoi componenti collegati logicamente. Questi ultimi possono essere spiegati nel testo o in caselle.

Come creare un WBS per la gestione dei progetti

Strumento gestione progetti - Mindmap

La Mappa mentale è un ulteriore potente strumento per gestire i tuoi progetti. A differenza degli altri strumenti simili, la cosiddetta mindmap è meno formale, ma più flessibile. Puoi usarla per suddividere un progetto complesso in attività più piccole, riuscire a fare elenchi o analizzare problemi. Con una mappa mentale, puoi inserire immagini, collegamenti, file, e approfondire in modo tale da concentrarti su una parte specifica, che altri strumenti non potrebbero coprire efficacemente.

Video - Introduzione alla mindmap

Strumento gestione progetti - Tabella degli stati

La tabella degli stati è un altro strumento efficace utilizzato per il tracciamento dei progressi in un progetto. Non contiene troppi dettagli sulla durata di quest'ultimo e sui rapporti di attività, ma presta maggiore attenzione allo stato del progetto e ai suoi livelli di progresso. Una grande funzione della tabella di stato è che può includere anche le persone che si occupano dell'attività, in modo che i responsabili di progetto possano valutare meglio le prestazioni dei dipendenti, e sapere a chi rivolgersi in caso di problemi.

Come creare una tabella degli stati

Strumento di gestione progetti - HOQ

L' HOQ, acronimo di house of quality, è uno strumento di gestione della qualità utilizzato per definire le relazioni esterne tra le esigenze del cliente e le capacità del prodotto. Viene impiegato nel QFD per facilitare i processi decisionali di gruppo. Anche se sembra complicato, è facile da creare tramite Edraw. Tutti i componenti di FOQ, inclusi tetto, matrice, sezione della legenda e marcatori, sono già inclusi nel software. Esso rende possibile creare un diagramma HOQ di qualità, senza eccessivi sforzi.

Video Tutorial - Come creare un HOQ

Guida HOQ

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