Conoscenza di Edraw
Se sei solo un principiante della gestione dei progetti, ti consigliamo di utilizzare il diagramma della struttura di suddivisione del lavoro (WBS) perché è in grado di gestire i tuoi progetti in modo efficiente. Questa guida semplice ma completa ti spiegherà i concetti chiave, i vantaggi, gli usi e le fasi di valutazione della struttura di suddivisione del lavoro con esempi di facile comprensione.

Che cos'è la struttura di suddivisione del lavoro (WBS)?

Una struttura di suddivisione del lavoro generalmente suddivide l'obiettivo principale del progetto in parti più piccole e gestibili (pacchetti di lavoro) per reparti specifici per produrre il proprio compito con dettagli inclusi budget, risorse richieste e persone che si occupano dell'attività ecc. Qui deliverable significa qualsiasi verificabile e prodotto unico o capacità di svolgere un servizio mirato. Un pacchetto di lavoro è un risultato finale al livello più basso di una struttura di suddivisione del lavoro utilizzato dai membri del team per completare un'attività specifica. Ad esempio, il compito della copertura è uno dei pacchetti di lavoro per la costruzione di un edificio per uffici. Puoi anche pensare a una struttura di suddivisione del lavoro come una bozza del tuo progetto. Ecco un esempio di struttura di suddivisione del lavoro che mostra i dettagli dell'attività di un sistema informativo di gestione integrato:

work breakdown structure information system example

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Breve storia della struttura della suddivisione del lavoro

La teoria della struttura del lavoro di suddivisione originariamente proveniva dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti (DoD). Più tardi, nel 1962, la NASA e l'industria aerospaziale introdussero la teoria della struttura di suddivisione del lavoro. Negli ultimi decenni, il concetto di WBS è stato rivisto per essere utilizzato in campi più generali come il settore aeronautico, il settore dell'elettronica, il settore dei veicoli, il settore dell'informazione e i settori delle imprese.

Perché utilizzare la struttura di suddivisione del lavoro?

Una struttura di suddivisione del lavoro ben congegnata può portare benefici non solo a un progetto specifico ma anche all'intera organizzazione. Più specificamente, l'utilizzo di una struttura di suddivisione del lavoro può aiutarti a:

  • Valutare i dettagli cruciali del tuo progetto, come l'ambito del progetto, il costo del progetto, il rischio potenziale e così via.
  • Controllare il tuo progetto in base a una vista di primo livello in modo che il tuo team possa decidere facilmente una sequenza temporale o una pianificazione del progetto.
  • Facilitare la comunicazione del team per assicurarsi che ogni membro del team e stakeholder sia sulla stessa pagina durante tutto il ciclo di vita del progetto.
  • Monitorare facilmente i progressi delle tue attività, anche per più progetti contemporaneamente. Se il tuo progetto è in ritardo rispetto alla scadenza originale, controlla la tua struttura di suddivisione del lavoro ti aiuterà a individuare facilmente il pacchetto di lavoro di bassa qualità.
  • Stabilire rapidamente le dipendenze del tuo progetto visivamente.
  • Assegnare in modo efficiente compiti e risorse ai membri del tuo team. In altre parole, l'uso della struttura di suddivisione del lavoro porterebbe responsabilità alla tua squadra.

Sebbene la struttura di suddivisione del lavoro presenti i vantaggi di cui sopra, non può essere utilizzata in sostituzione del piano o della pianificazione del progetto in base a una determinata sequenza. Questa potrebbe essere la più grande trappola della struttura di suddivisione del lavoro.

Chi utilizza le strutture di suddivisione del lavoro?

L'uso della struttura di suddivisione del lavoro può essere applicato in un'ampia gamma di aree, inclusi i seguenti ruoli:

  • I membri del team di progetto commerciale possono essere in grado di catturare tutti i pezzi importanti del loro progetto per discuterne con i loro fornitori e funzionari governativi.
  • I capi progetto di costruzione possono utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro per tenere traccia dei lavori di utilità e seguire le approvazioni ambientali.
  • Gli ingegneri informatici possono utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro come tabella di marcia per lo sviluppo del loro programma, ad esempio sviluppo di software, progetti remoti, sviluppo di sistemi di database e altro ancora.
  • Gli organizzatori di eventi possono utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro per visualizzare tutti i dettagli delle attività secondarie da portare avanti.

Ecco un esempio di struttura di suddivisione del lavoro di sviluppo e implementazione del software. Sentiti libero di cliccare su di esso per vedere maggiori dettagli.

software development work breakdown structure template

Formati della struttura di suddivisione del lavoro

AUna struttura di suddivisione del lavoro può essere mostrata in diversi formati tra cui testuale (una struttura di testo con numeri di codice per ogni elemento), tabelle tabulari con colonne, grafici e organigrammi (struttura ad albero). Tra tutti questi tipi, la struttura ad albero è l'opzione più comune che visualizza la gerarchia dei dettagli dei pacchetti di lavoro con spazio per ulteriori informazioni. Dovresti scegliere il formato corretto in base ai requisiti del tuo progetto.

Eventuali relazioni chiave tra WBS e organigrammi tipici?

Potresti aver già notato che la struttura di suddivisione del lavoro è abbastanza simile a un organigramma tradizionale. Le differenze chiave e i punti comuni di questi due tipi di struttura possono essere conclusi come segue:

  • Obiettivo - la WBS di solito si concentra su risultati finali o traguardi misurabili, mentre i tipici organigrammi si concentrano generalmente sui titoli e sui doveri dei dipendenti.
  • Struttura - il formato più comune della struttura di suddivisione del lavoro e degli organigrammi tradizionali è la struttura gerarchica, il che significa che ogni livello padre ha un numero di livelli figlio. Tuttavia, in un organigramma a matrice o in un organigramma piatto, i collegamenti tra i righi possono essere incrociati.

Altri modelli di struttura di suddivisione del lavoro scaricabili gratuitamente

Di seguito sono disponibili modelli di download gratuiti per aiutare il tuo team a eseguire una migliore analisi della struttura di ripartizione del lavoro. Clicca su uno dei loro nomi per vedere maggiori dettagli.

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Modello generale di WBS Modello di industria automobilistica di WBS Mappa mentale di ripartizione del lavoro

Come condurre un'analisi della struttura di ripartizione del lavoro?

Il processo di disegno generale è semplice. Puoi usare una matita o un software per diagrammi per aiutarti a farlo. Qui discuteremo il modo più produttivo.

  • Passaggio 1: comunicazioni di gruppo
  • Riunisci i membri del tuo team per scoprire gli aspetti chiave del tuo progetto da diversi punti di vista (dichiarazione di visione del progetto, fasi del progetto, ambito del progetto (eventuali modifiche impreviste), esigenze delle parti interessate, elenco di attività con risultati finali, ecc.). Per decidere i risultati finali e i pacchetti di lavoro, dovresti:

    • Definisci il livello uno, il livello due e altro ancora per i tuoi progetti.
    • Calcola la percentuale di tempo di ogni membro del team per ogni fase del tuo progetto.
    • Assegna ogni deliverable a un team indipendente.
    • Suddividi il tuo progetto continuamente finché non ritieni che i componenti che hai definito siano sufficienti per il tuo obiettivo.
  • Passaggio 2: decidi il tuo formato WBS
  • Puoi scegliere diversi formati WBS, come la struttura gerarchica basata su testo con numeri e punti decimali. In alternativa, puoi utilizzare una tabella o un organigramma.

  • Passaggio 3: scarica il software WBS Diagram e inizia subito
  • EdrawMax

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    Avvia EdrawMax e vai su "Modelli disponibili" - "Gestione del progetto" - "Struttura di suddivisione del lavoro (WBS)", fai doppio click per aprire una nuova pagina di disegno. In alternativa, puoi selezionare uno dei modelli preimpostati per il tuo lavoro.

    start wbs diagram templates

  • Passaggio 4: struttura il diagramma con i dettagli dell'attività
  • Trascina e rilascia un tipo delle opzioni preimpostate "Scheda attività" dalla libreria di sinistra alla tela di destra e inserisci i dettagli dell'attività. Quindi utilizzare i connettori per collegarli in modo logico.

    Add Task Card for WBS for Project Management

  • Passaggio: 5 abbattere la struttura
  • La continua scomposizione della tua struttura in pacchetti di lavoro più ragionevoli e misurabili dipende dal tipo, dalle dimensioni e dalla complessità del tuo progetto.

    Add Task Card for WBS for Project Management

  • Passaggio finale: ricontrolla il tuo lavoro
  • Il passaggio finale consiste nell'assicurare che tutti i dettagli siano applicati correttamente a ciascun pacchetto di lavoro. Puoi anche modificare il tema predefinito della struttura di suddivisione del lavoro per una migliore presentazione visiva.

Altri suggerimenti per la progettazione WBS?

Dovresti fare quanto segue per visualizzare meglio una WBS:

  • La regola del 100% - il diagramma della struttura di ripartizione del lavoro non deve includere attività estranee o non correlate.
  • La regola 8/80 - Se non sei sicuro della durata del tuo pacchetto di lavoro, prova a mantenerlo tra le 8 e le 80 ore di durata, o non più di un periodo di riferimento standard. Ad esempio, se comunichi il lavoro mensilmente, il completamento del tuo pacchetto di lavoro individuale dovrebbe richiedere entro un mese.
  • Mutuamente esclusivo - Tutti i pacchetti di lavoro del tuo progetto dovrebbero essere indipendenti. Cerca di evitare errori di calcolo.
  • Tre livelli - Una tipica struttura di suddivisione del lavoro di solito ha almeno tre livelli. Alcuni progetti complessi, come lo sviluppo di software, possono avere almeno 5 livelli WBS. Dividi semplicemente il tuo obiettivo originale in livelli più dettagliati per compiti più costosi o ad alto rischio.
  • Schema di codifica - puoi etichettare le attività della struttura di suddivisione del lavoro in diversi colori (ad esempio verde, giallo o rosso) o tag numerici per mostrare lo stato del progetto.
  • Sii Flessibile - Lascia spazio nel diagramma della struttura di ripartizione del lavoro per ulteriori modifiche, se necessario. Non è necessario creare un diagramma della struttura di ripartizione del lavoro completamente simmetrico poiché alcune attività potrebbero contenere più informazioni di altre.

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