Comment utiliser les cartes mentales pour une meilleure gestion des réunions
Quand il s'agit d'une réunion, la plupart des membres du personnel de bureau trouvent qu'ils n'aiment pas leurs réunions quotidiennes pénibles sur le lieu de travail. Les réunions sont considérées comme une perte de temps pour la plupart des employés. Donc, pour un organisateur de réunion, ils ont toujours des puzzles sur pourquoi les réunions sont toujours critiquées et comment gérer une réunion efficace sans insatisfaction.
Il est certain que la recherche d'un outil utile pour gérer une réunion efficace est une mission urgente. À l'heure actuelle, les cartes mentales, en tant qu'outils de productivité, semblent être de bonnes idées pour l'illustration de la gestion des réunions. Maintenant, nous allons discuter de la façon d'utiliser les cartes mentales pour une meilleure gestion des réunions avec un outil de mind mapping gratuit - Edraw MindMaster.
Qu'est-ce qu'une réunion efficace?
Lors d'une réunion, vous pouvez trouver un scénario intéressant que certains participants assis pour somnoler, certains ont vu leurs smartphones, mais rarement concentré sur la réunion. Dans ces circonstances, il est évident que les réunions ne sont pas assez efficaces pour que les gens se concentrent sur leur patience. De notre point de vue, une réunion efficace devrait posséder ces caractéristiques évidentes comme les éléments suivants:
- Préparation adéquate - Une réunion efficace devrait avoir un plan de rechange B, un plan C, et même un plan D, etc. en cas d'urgence et d'accident.
- Contrôle du temps raisonnable - Tirant les leçons d'un programme de discussion sur la limitation de temps réussi - TED, les organisateurs doivent proposer à l'avance un intervalle de temps pour les présentateurs.
- Ordre du jour de réunion logique - Un ordre du jour de réunion de temps et de tâche devrait être créé avec concision. Non seulement la partie de réunion devrait être soulignée mais vous pouvez prévoir des questions de Q&A et des parties de jeu pour l'engagement.
- Arrangement axé sur les résultats - Un arrangement axé sur les résultats est nécessaire pour organiser en mettant davantage l'accent sur ce que les participants obtiennent et en atteignant les résultats plutôt que de perdre du temps, mais sans résultats.
- Plan d'action Gestion des processus - Plan d'action ou plan d'exécution vise à surveiller le processus de votre agenda de réunion. Il fournit un support de données et aide à contrôler la procédure d'agenda.
Pourquoi utiliser les cartes mentale pour gérer une réunion?
Les cartes mentales, en tant qu'outils de productivité, sont largement utilisés dans les domaines d'activité pour analyser la stratégie d'entreprise, le planning de planification, la gestion des tâches, etc. Avec les caractéristiques du sujet concentré entouré de différentes catégories d'inspirations et d'idées, c'est l'outil approprié pour gérer une meilleure réunion. Utiliser les cartes mentales pour gérer la réunion est facile pour rassembler visuellement les idées, arranger l'ordre du jour et faire un plan d'action et noter le processus complet de la réunion dans une page illimitée. Maintenant, nous devrions trouver des étapes d'utilisation d'Edraw MindMaster pour créer une carte mentale de réunion efficace.
Utiliser les cartes mentales pour une meilleure gestion des réunions
1. Faire une liste de préparation de réunion
Avant de planifier une réunion, les organisateurs doivent poser plusieurs questions pour donner le ton et le discours principal de leur réunion. Les cartes mentales permettent aux planificateurs d'organiser la situation de fond pour une réunion et de préparer différents plans avant les réunions.
La liste de préparation en tant que sujet fondamental devrait être placée au centre d'une carte mentale et bifurquée pour être explorée davantage. Et les composants d'une liste de préparation contiennent les buts d'organiser la réunion, les résultats attendus et la coordination avec les participants, les haut-parleurs et d'autres états-majors et le plan B si rencontrer des accidents comme l'annulation et le retard etc.
2. Définir l'agenda de la réunion
Fixer l'ordre du jour de la réunion est l'une des tâches les plus importantes pour les organisateurs de réunions car cela peut influencer l'effet global de la réunion. Pour les participants à la réunion, un ordre du jour de la réunion montre une structure de réunion globale et vise à assurer le bon déroulement de la réunion. En particulier, pour une carte mentale de réunion, chaque élément d'un agenda peut être ajouté comme une branche sous le thème de l'ordre du jour. Avec Edraw MindMaster, vous pouvez insérer un groupe de variables et affecter des états-majors associés responsables de chaque partie et ajouter une contrainte de temps pour chaque lien de l'ordre du jour.
3. Arrangement de réunion
L'arrangement de réunion se compose de l'arrangement de personnel, de l'arrangement de siège, et de l'arrangement de présentateur. Par exemple, lorsque vous organisez des employés, vous devez affecter les leaders aux différents groupes et donner des instructions uniquement à ces leaders. La carte mentale d'arrangement de réunion des employés est intuitive de connaître le chef responsable direct pour chaque élément, ce qui le rend facile de trouver le bon choix. Ensuite, il s'agit de l'arrangement des sièges, car il est toujours l'origine de la dispute, les cartes mentales pour le plan de siège montre le respect de chaque membre avec un plan. En outre, les cartes mentales d'arrangement de présentateur insistent davantage sur la sélection du présentateur et leur séquence et la restriction de temps.
4. Enregistrer une réunion
Les cartes mentales de réunion fonctionnent mieux que les outils de prise de notes courants car elles sont plus intuitives pour rappeler de la mémoire si vous omettez certains points. Dans le détail, pour les enregistreurs de minute, s'ils sont familiers avec les raccourcis des outils de mind mapping, ils ne perdront pas beaucoup de temps à opérer avec la souris. Ils peuvent également noter n'importe où sur la zone vide pour une exploration plus approfondie. Après la réunion, les archivistes pouvaient glisser et déposer librement les idées dans différentes branches afin de restructurer les minutes de la réunion et de les rendre complètes.
En conclusion, l'ensemble du processus de gestion des réunions pourrait être organisé et organisé par un outil efficace de carte mentale - Edraw MindMaster. Il est gratuit pour vous d'avoir un essai de carte mentale et de profiter d'une meilleure gestion des réunions.
A lire également:
Uitiliser la carte mentale pour créer un agenda de réunion
Réaliser une analyse SWOT avec la carte mentale
Faire une analyse PESTLE avec la carte mentale
Top 6 destinations pratiques de la carte mentale pour les entreprises
Faire une présentation avec les cartes mentales
Utiliser la carte mentale pour la prise de notes - 4 bonnes pratiques