Calendrier de projet : Tout ce qu'il faut savoir

1. Qu'est-ce que le calendrier de projet ?

Le calendrier de projet spécifie les jours et heures de travail et de non-travail pour les activités. Généralement, ce calendrier reflète les heures de travail typiques de l'entreprise. Les calendriers de projet jouent un rôle important dans la planification des tâches pour le mois, le trimestre et l'année à venir. Cet article examinera les types de calendriers et 3 façons de créer des calendriers de projet.

Le calendrier de projet sont principalement utilisés par le chef de projet pour mieux organiser le temps nécessaire pour accomplir les tâches dans l'équipe. Il visualise les tâches de chaque membre pour répartir la charge de travail de manière spécifique, ce qui permet de maintenir la transparence de l'ensemble du processus, et il est pratique pour analyser la responsabilité et la performance au niveau individuel.

2. Les types de calendrier de projet

Il existe principalement 4 types de calendriers de projet qui peuvent être utilisés par le chef de projet pour organiser les affectations et les tâches.

(1) Calendrier de base

Un calendrier de base est le modèle de calendrier principal que vous utilisez pour créer des calendriers pour vos programmes, ressources et tâches. Il correspond aux heures de fonctionnement normales de chaque entreprise.

Le calendrier de base affiche les jours requis pour le travail pendant la semaine et les heures de la journée, et mentionne les jours de congé et les vacances.

(2) Calendrier de projet

Le calendrier de projet est construit à partir du calendrier de base. Il indique les jours, dates et heures prévus pour que l'équipe de projet travaille. Le calendrier de projet est spécifique à un projet donné.

Par conséquent, le calendrier prend en compte les spécifications et les limitations de l'entreprise. En fait, le calendrier de projet répertorie fréquemment les principaux projets et réalisations.

(3) Calendrier de ressources

Le calendrier de ressources indique les jours, dates et heures de travail prévus pour une ressource spécifique. La ressource en question peut être une personne ou un équipement. Le calendrier de ressources vous indique quand (et quand il/elle ne l'est pas) quelqu'un est disponible pour travailler sur un travail.

Le calendrier de ressources est une méthode essentielle sur laquelle les chefs de projet innovants doivent se concentrer. Lorsque vous participez à plusieurs tâches, vous aurez besoin d'un bureau central pour découvrir sur quoi travaille une certaine équipe.

(4) Calendrier de tâches

Un calendrier de travail est un calendrier pour une tâche particulière. Ce calendrier décrit les tâches (et les ressources nécessaires) qui sortent du cadre du calendrier de projet. Vous utiliseriez un calendrier de tâches pour effectuer des tâches ponctuelles telles que l'installation de logiciels sur des ordinateurs.

Un calendrier de tâches est une collection de tâches ponctuelles et aide à la délégation efficace des affectations.

3. Comment créer le calendrier de projet

En effet, il y a 3 étapes pour créer un calendrier de projet en général, mais selon les différents outils, voici 3 outils pour créer un calendrier de projet dans Excel, Google Sheet et EdrawMax. En conséquence, EdrawMax est l'outil le plus simple pour créer un calendrier en quelques clics.

3.1 Comment créer un calendrier de projet en général

(1) Définir les tâches

Définissez chaque tâche individuelle et les jalons qui doivent être complétés dans le projet. Ensuite, ajoutez les personnes auxquelles ces tâches ont été assignées.

(2) Planifier les tâches dans un calendrier pour un projet

Vous pouvez utiliser un calendrier de gestion des tâches si vous avez des tâches plus petites sur votre liste de choses à faire qui ne sont pas nécessairement dépendantes les unes des autres ou qui ne font pas partie d'un projet en cours.

(3) Planifier le travail futur

Un calendrier de projet de gestion des tâches vous montrera les jours et les heures auxquels votre équipe est censée travailler sur un projet dans les jours, semaines ou mois à venir. Même les périodes de la journée sont importantes, car seul un certain responsable, cadre principal ou client peut être disponible à certaines heures.

3.2 Comment créer un calendrier de projet de 3 façons

(1) Excel

Excel est un outil de conception de projet populaire car de nombreuses personnes le connaissent. En raison de leur vue de tableau native, le formatage des calendriers dans Excel est simple. Excel dispose d'une conception de calendrier de projet préintégrée, vous pouvez donc gagner du temps en évitant d'en créer un à partir de zéro et passer rapidement à la préparation.

Avantages :

• Utilisation simple : Excel est familier à la plupart des chefs de projet. En tant que tel, il a une courbe d'apprentissage courte avec ses fonctionnalités simples au moins ;
• Modèles : Il existe une vaste bibliothèque de modèles Excel et de plugins disponibles en ligne.

Inconvénients :

• Aucune opportunité de collaboration : Excel est entièrement hors ligne, il n'y a aucun moyen de se connecter en temps réel dans Excel ;
• Notifications : les outils pour créer des alertes et des mises à jour automatiques manquent dans Excel, il n'y a pas non plus d'option pour assigner des tâches.

(2) Google Sheet

Google Sheets est l'application de tableur de Google. Il a à peu près la même fonctionnalité qu'Excel, mais il offre des capacités de travail en équipe beaucoup plus importantes avec une collaboration en temps réel.

Avantages :

• Collaboration plus facile : vous pouvez modifier des documents, laisser des commentaires en temps réel et assigner des tâches, ce qui est idéal pour le travail d'équipe ;
• Contrôle des autorisations : réglementation sur qui a accès au calendrier. Seules les adresses e-mail choisies doivent être utilisées pour échanger le document, restreindre l'accès à l'entreprise ou rendre le document en lecture seule.

Inconvénients :

• Défavorable pour les projets complexes : Google Sheets est trop lent lorsqu'il s'agit de projets complexes. Il n'y a aucun moyen de surveiller les dépendances de mission ou la gestion des ressources ;
• Nécessite une édition manuelle : Comme dans Excel, si vous voulez apporter des améliorations, vous devrez modifier les choses manuellement.

(3) EdrawMax Online

EdrawMax online est un outil de création de diagrammes tout-en-un, qui peut créer plus de 280 types de diagrammes et graphiques, y compris le calendrier de projet. Avec EdrawMax, vous pouvez facilement créer votre calendrier de projet en quelques clics, et c'est la meilleure façon de visualiser le travail de votre équipe et les tâches de chaque membre. Comparé aux autres outils, EdrawMax doit être le moyen le plus simple de créer un calendrier de projet ou même d'autres diagrammes d'équipe ou de projet en 4 étapes.

Pour créer un calendrier de projet dans EdrawMax, suivez les étapes suivantes :

Étape 1 : Ouvrez EdrawMax, cliquez sur « Gestion de projet », sélectionnez « Calendrier de projet ».

Étape 2 : Une fois sélectionné, vous pouvez choisir un modèle ou cliquer sur « + » pour en créer un nouveau.

Étape 3 : Continuez à modifier et personnaliser selon vos besoins jusqu'à ce que vous soyez satisfait du résultat, il est modifiable de la solution de couleur à la police et plus encore.

Étape 4 : Enregistrez et exportez votre diagramme vers n'importe quel type de fichier que vous préférez, y compris Microsoft Office, Graphs, PDF, PS, HTML, etc. EdrawMax permet la compatibilité des fichiers.

Avantages :

• Personnalisation : Le logiciel est livré avec de nombreuses formes vectorielles et est facile à personnaliser. Vous pouvez également connecter des informations, ajouter des activités et suivre votre emploi du temps quotidien ;
• Facilité d'utilisation : Il est extrêmement facile à utiliser et l'interface intuitive est conçue pour rendre votre création aussi simple que possible ;
• Il prend en charge l'exportation et l'importation de fichiers dans plusieurs formats, y compris Microsoft Office, Graphs, PS, PDF, HTML, SVG, Visio.

Inconvénients :

• La version de bureau ne peut pas partager de fichiers sur les réseaux sociaux, contrairement à la version en ligne, qui prend en charge le partage facilement ;
• Calendrier interactif : Il y aura quelques difficultés lors de l'affectation des tâches.

4. Exemples de calendriers de projet

Il existe deux exemples de calendriers de projet dans la réalité, dont le premier met l'accent sur le temps pour les affectations, et le second se soucie davantage des personnes dans le projet et de leur échéance finale.

Ce qui précède est un exemple de calendrier de projet dans une semaine, à partir de laquelle les membres de l'équipe pourraient vérifier visuellement ce qu'ils vont faire dans la semaine suivante. De plus, chacun se voit attribuer des tâches qu'il doit accomplir, afin que les gens puissent organiser le temps avec les tâches et avec les autres membres efficacement.

Ce calendrier de projet a défini des tâches pour l'intégration d'un nouvel employé ainsi que les personnes responsables de ces tâches. La principale différence par rapport au précédent est que ce calendrier met en évidence la priorité pour chaque tâche, et les personnes du groupe pourraient savoir quelle tâche devrait être effectuée en premier.

5. Points clés à retenir

A calendrier de projet est un moyen facile de rendre votre travail quotidien plus productif et plus facile. Il aide à organiser votre projet en tâches et sous-tâches pour avoir un flux de travail fluide. Un calendrier de projet pourrait grandement améliorer la productivité de l'équipe et organiser les tâches en individus avec échéance, priorité, ainsi que point de contact. EdrawMax est un moyen plus facile de créer des calendriers de projet pour votre équipe. Grâce à son interface conviviale et aux multiples modèles disponibles, les calendriers de projet peuvent être créés en quelques clics.