Qu'est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?

1. Qu'est-ce que la gestion des processus métier

La gestion des processus métier est la manière dont une entreprise exploite les processus prévisibles qui impactent sa productivité et son efficacité. Une entreprise fonctionne à travers plusieurs départements chargés de gérer différentes responsabilités. Chacun de ces départements fonctionne individuellement, ce qui peut impacter la performance globale de l'organisation.

La gestion des processus métier analyse la capacité productive d'une entreprise en surveillant tous les processus dans leur ensemble et identifie les axes de développement pour améliorer la performance et l'efficacité.

1.1 Le BPM n'est pas la gestion de flux de travail ou de projet

La gestion de projet métier n'est pas similaire à la gestion de flux de travail ou de projet. Un flux de travail peut être décrit comme une séquence orchestrée d'activités permettant d'accomplir une seule tâche. En revanche, un BPM est considéré comme un processus qui englobe plusieurs activités différentes liées aux départements distincts. Il inclut plusieurs étapes de flux de travail intégrées dans des scènes individuelles.

De même, beaucoup de gens comparent le BPM à la gestion de projet. Mais ils ne sont pas identiques. La gestion de projet consiste à planifier, organiser, exécuter et superviser une entreprise transitoire. Ils sont généralement uniques et non redondants. Une gestion des processus métier s'occupe des processus continus qui peuvent se répéter de temps en temps. La gestion des tâches peut être réalisée à l'aide d'applications simples, mais le BPM nécessite des outils spécifiques.

1.2 Les avantages de la mise en œuvre du BPM

Les organisations peuvent compter sur la gestion des processus métier pour plusieurs raisons :

• Le BPM génère une productivité et une efficacité élevées - Le BPM peut gérer des flux de travail nombreux et répétables, et donc il garantit une productivité accrue en éliminant les étapes inutiles et les goulots d'étranglement ;
• Agilité améliorée - Le BPM permet aux organisations de modifier rapidement les changements en fonction du marché concurrentiel. Cela aide à rester en avance et à progresser sur le marché ;
• Réduction des coûts - La mise en œuvre du BPM peut réduire les coûts car il supervise plusieurs opérations individuellement ;
• Meilleur chiffre d'affaires - Le BPM rationalise divers processus. Par conséquent, il donne aux employés le temps de se concentrer sur d'autres activités qui peuvent générer de meilleurs revenus et un chiffre d'affaires amélioré ;
• Visibilité améliorée - Le BPM surveille et autorise plusieurs processus en même temps. Cela rend les organisations plus autonomes pour identifier et éliminer les goulots d'étranglement et améliore la visibilité ;
• Employés satisfaits - Avec le BPM simplifiant les processus, les employés sont heureux d'avoir plus de temps pour se concentrer sur d'autres tâches ;
• Risque de fraude réduit - La gestion des processus métier surveille le flux de travail de chaque organisation, y compris les activités suspectes. Ainsi, elle conduit à la réduction du risque de fraude.

2. Qu'est-ce que le cycle de vie du BPM ?

Un cycle de travail typique pour gestion des processus métier dans EdrawMax se conclut en cinq étapes importantes.

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Étape 1 : Conception

Chaque processus nécessite une collecte de données et un flux de travail orchestré pour le faire fonctionner. La première étape du BPM consiste à concevoir ce processus pour déterminer à quoi il ressemble.

Étape 2 : Modélisation

La deuxième étape du cycle de vie du BPM consiste à représenter visuellement ce processus à l'aide d'un logiciel de gestion des processus métier. Dans cette présentation, vous pouvez sécuriser les détails nécessaires comme les délais et les circonstances pour visualiser le flux fluide des événements à travers le processus.

Étape 3 : Exécution

Exécutez le processus dans la troisième étape en l'examinant avec un nombre considérable de personnes à travers un outil de gestion des processus métier.

Étape 4 : Surveillance

La quatrième étape du cycle de vie du BPM consiste à surveiller et contrôler les processus tout au long du flux de travail. L'action comprend l'identification des progrès, l'augmentation de l'efficacité et la détection des goulots d'étranglement.

Étape 5 : Optimisation

L'étape finale comprend l'analyse et l'interprétation des données recueillies sur le système pour apporter des améliorations afin de rendre le processus plus efficace et productif.

Les étapes ci-dessus sont suivies dans EdrawMax pour atteindre le modèle.

3. Exemples de gestion des processus métier

Voici quelques exemples d'application de la gestion des processus métier dans la réalité :

Ressources humaines

La gestion des processus métier peut aider le département RH à gérer et maintenir la paperasse. Nous sommes tous conscients du département RH surmené qui prend toujours du retard sous le fardeau de la paperasse supplémentaire. La mise en œuvre du BPM dans le département RH peut automatiser ces processus et aider à gagner du temps. Il peut également intégrer de nouvelles recrues tout en maintenant et en approuvant rapidement les feuilles de temps des employés.

Développement de projet

Le processus métier d'un développement de projet commence par la compréhension fondamentale du projet. Cela nécessite des discussions internes, des discussions avec le client et une planification ultérieure du projet. La deuxième étape comprend la collecte de données auprès des clients et leur compréhension avec l'analyse métier. Les informations traitées sont transmises à l'équipe des opérations pour le développement de base et avancé avant de lancer le projet sur le marché.

Ventes

L'équipe commerciale dans toute organisation travaille en étroite collaboration avec l'équipe des comptes clients. Le travail tourne autour de l'approbation des factures de vente. C'est là que la gestion des processus métier peut changer la donne. Elle élimine toute chance d'erreur dans les factures et fait gagner beaucoup de temps en réduisant les interactions entre l'équipe commerciale et l'équipe des comptes clients. La mise en œuvre d'un BPM dans le département des ventes aide à raccourcir les flux de travail du cycle de vente.

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Finance

Voici un autre exemple où la mise en œuvre du BPM peut faire des merveilles. Une équipe financière doit gérer des centaines d'e-mails et de formulaires papier. Tous les achats et dépenses de n'importe quel département de l'entreprise doivent obtenir l'approbation du département financier. Par conséquent, le département reçoit quotidiennement plusieurs devis et factures. La mise en œuvre du BPM gérera ces choses facilement sans laisser aucune chance d'erreur. Un BPM peut personnaliser les flux de travail dans des cas particuliers pour les départements financiers. Il peut également aider à fournir des approbations en un clic pour diverses demandes.

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4. Points clés à retenir

La gestion des processus métier est essentielle pour les grandes entreprises. Elle aide à gérer les complexités des affaires grâce à des outils configurables. En mettant en œuvre le BPM, les entreprises peuvent rapidement créer et modifier les changements dans le flux de travail. L'installation d'une gestion des processus métier nécessite un effort minimal et génère une efficacité maximale en rationalisant le processus organisationnel complexe.