チーム向けの理想のワークスケジュールテンプレート

業務を管理する方法、誰が何をするか、ワークスケジュールを作成する方法など、ビジネス上のオペレーション時に気にかかることはたくさんあります

理想のワークスケジュールを作成すれば、仕事上のプレッシャーの軽減、生産性、効率、ビジネス全体の利益の向上に繋がります。この記事では、ワークスケジュールとは何か、そしてEdrawMaxで理想のワークスケジュールを作成する方法について説明します。

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Part 1: ワークスケジュールとは

ワークスケジュールは、従業員そして、勤務時間、勤務場所、任務など従業員のある一定の期間における諸情報の一覧です。

最も良いとされるワークスケジュールは、実施の2週間前に構築されたものです。 従業員の業務スケジュールは、従業員と雇用主の両者に欠かせないプロセスです。仕事上の任務を把握するために必要で、シフトの交換の際に活用でき、導入も比較的簡単です。

Part 2: ワークスケジュールの種類

ワークスケジュールは、使用方法と勤務時間に応じて、主に6つの種類があります。

例1 フルタイムのワークスケジュール

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フルタイムのスケジュールは、通常従業員が1日9～10時間（37～40時間／1週間）働く場合を指します。フルタイムのスケジュールは、塗装、服飾、科学などのさまざまな業種で導入されています。

時間は月～金曜日の午前9時～午後5時で、終業時間は長時間に及びますが、このタイプのスケジュールには健康保険、休暇、有給休暇（病欠）、さまざまな退職後の制度と多くの利点があります。

例2 パートタイムのワークスケジュール

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パートタイムのスケジュールは通常、1日4～5時間（17～20時間／1週間）働く場合を指します。小学校と大学では通常、パートタイムのスケジュールが導入されています。就業時間は、月～木曜日の午前8時から午後12時です。

このタイプの仕事は保険、有給休暇（病欠）、退職金などの福利厚生はありませんが、仕事以外で従業員が任務として負う責任は少なくなります。

例3 固定のワークスケジュール

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１日のうち同じ時間数働く場合、あるいは1週間で働く日数が決められている場合は、固定のワークスケジュールでの勤務となります。フルタイムの従業員は、固定のワークスケジュール／タイムテーブルに従って勤務します。

通常、4勤3休のようなスケジュールは、プロジェクトを主体にして働く企業で導入されています。月～金曜日の午前8時30分～午後5時、木～日曜日の午後3～11時などの場合もあります。

例4 ローテーションのワークスケジュール

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従業員の勤務時間が固定されている場合、日勤、週末勤、夜勤、スイング勤、深夜勤などがローテーションのワークスケジュールとされます。

このタイプのスケジュールは、病院、コールセンターのような、勤務時間が午前7時～午後3時（日勤）や午後1～9時（午後勤）の職場で採用されています。このスケジュールで働く従業員は、毎日決まった時間内に決まった業務をこなしますが、勤務時間外に家族や友人と過ごす時間も持てると言えます。

例5 残業のワークスケジュール

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残業のワークスケジュールは、1日のうち8～10時間を超えた（40時間超え／1週間）場合など、決められた勤務時間を超過して働く場合を指します。

残業のスケジュールは通常、フェスティバル（イベント）のような特定の業務に備えるための大規模なプロジェクトやある一定の期間に発生します。勤務時間は、1,5～2倍になることがあります。ただし、残業になると割り増し代金が発生し、時間に対して費用が増える結果となります。

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例6 フリーランスのワークスケジュール

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フリーランスは、比較的新しいタイプのワークスケジュールです。フリーランスのワークスケジュールは理に適っていると言えますが、詐欺のような被害に遭う確率も高くなります。このタイプのワークスケジュールでは締め切りに向けて勤務し、ほかのワークスケジュールよりも自由度が高くなります。

Part 3: ワークスケジュールを準備する際のヒント

ワークスケジュールを作成する上で、基本的なヒントがいくつかあります。

①方針を構築して従う

初めに、常に準拠する基盤となるスケジュールを作成します。また、休暇前後、遅刻の場合の処遇など、あらかじめ模範となる方針をいくつか定義して実施します。私用休暇の届けは、届け出を前もって出した場合、優先的に受理されるとすると良いでしょう。各スタッフとシフトを組み合わせるシフト組みの立て方も前もって定義しておきましょう。

②できるだけ早く計画する

ご存じのとおり、ある業種の全従業員が同じスキル、資格、効率、経験を持つことはありません。従業員の一人一人が、さまざまな点で異なります。スケジュールにおいては、職務上の配置、シフトのそれぞれに従業員の特質を適合させたマスター（基本の）スケジュールが欠かせません。

③各シフトに必要なスキルを特定し、定義する

できるだけ早く、次のスケジュールを立てましょう。従業員がそれぞれの固定業務について計画準備し、任務を遂行しやすくなります。また、余裕をもつことで、皆さんもより良いワークスケジュールを計画することができます。従業員が提案した勤務プログラムについて変更や交代することも少なくなります。

④柔軟性と謙虚な態度を持ち合わせる

ワークスケジュールを作成する際は、従業員は人であることを忘れないように心がけましょう。従業員の日常業務、健康状態、家庭状況について考慮しましょう。従業員が個々のワークスケジュールの詳細について確認し、職務に就けるよう配慮しましょう。そうすることで、従業員が力を発揮し、成果を上げられるチームを作ることにつながります。

Part 4: まとめ

ワークスケジュールの作成について配慮する前に踏むべき手順はいろいろあります。ワークスケジュールは、できるだけ早く構築する必要があります。最も良いワークスケジュールは常に、諸問題が生じない、実行が見通せるスケジュールで良心に基づいて作成されたものです。EdrawMaxは最もすばらしいワークスケジュール作成ツールで、 豊富な図を簡単に作成することができます。