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ギャップ分析とは?テンプレート付き

パフォーマンスの違いを比較評価する

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Part 1: ギャップ分析とは

ギャップ分析は、ビジネスパフォーマンスの理想と現実を比較し、組織が目標を達成するための最善の方法を決定するのに役立つマネージメントツールです。 テクノロジーへの投資を控え資源を十分に活用しないビジネスは、理想的なポテンシャルを発揮することができません。ギャップ分析は、そのような組織の現状を審査し、あるべき姿に導く改善策を浮き彫りにします。 このようにギャップ分析の手法を使用すれば、戦略、将来性、習慣、プロセス、スキルやテクノロジーなど、あなたの会社で見落とされている解決しなければならない点を発見して、ビジネス目標を達成するのに役立ちます。

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Part 2: ギャップ分析の利点と課題

ギャップ分析には多くの利点があるので、さまざまなビジネスで広く使用されています。しかし実装には特定の課題も伴います。ここからは、どのような利点と課題があるかを見てみましょう。

2.1 ギャップ分析の利点:

• プロジェクトの必要条件が満たされていることを確認できます。
• 理想と現実の差異を明らかにします。
• 弱点を見つける事ができます。
• リソースを理想的な場所に配置し、力を集中させる事ができます。
• 最終決権を持つ人物に、より良い意思決定の材料になる情報を提供できます。
• 必要な物の優先順位がつけられます。
• 明確で簡単な結果が変化を促進します。
• 製品プロセス、収益性の効率、顧客満足度の実績、競争の優位性など、早急な改善が必要な点についての洞察を提供します。

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2.2 ギャップ分析の課題となる点:

• ビジネス市場は急速に絶えず変化しているため、特に大規模な組織だと分析が不正確になる場合があります。
• ギャップ分析の実装と完了の成功は、プロセスに関与する人々の知識次第です。

ギャップ分析は問題を明らかにしますが、分析が不十分な場合、真の原因に辿り着くのが難しくなります。 たとえば販売実績を分析する場合、営業担当者が新製品を十分に販売できていないのが問題だと結論付ける事ができたとしても、理由がわからない場合があります。 その理由は複数考えられる可能性があり、さらに詳細な分析をする事で、問題の原因を究明する事ができます。

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Part 3: 人気のギャップ分析テンプレート

ギャップ分析を行うために使用されるテンプレートはたくさんありますが、それらはすべてEdrawMaxで作成できます。 それでは最も人気のあるギャップ分析テンプレートを見てみましょう。

3.1 フィッシュボーン・ダイアグラム

フィッシュボーン・ダイアグラムは、特性要因図、ヘリングボーン・ダイアグラム、または石川とも呼ばれ、根本的な問題の原因調査追究に使用されます。 特性要因図は、”原因を追跡すると称して管理用-特性要因図を作成する指導例が多く見られる”(-wikipedia)。例をとして、材料、機械、方法、環境、測定、従業員がフレームワークとなった、商品製造における各工程を管理に多く用いらテンプレートをご紹介します。

特性要因図

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3.2 S W O T分析

SWOT分析は、よく利用されるマーケティングツールです。 S・W・O・Tは、長所 (Strength)、短所(Weakness)、機会(Opportunity)、脅威(Threat)の4つの頭文字をとって名付けられた、フレームワークで、組織の内部環境と自社を取り巻く外部環境の欠点と、どのように競合他社より自社を際立てるかを明らかにします。
SWOT分析は、自社の強みと弱み、脅威や機会など、量的側面と質的側面の両方を特定し、分析するのに役立ちます。

SWOT分析

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3.3 PEST分析/ PESTLE分析

PESTまたはPESTLEは、Political(政策的)、Economy(経済的)、Social(社会的)、およびTechnology(技術的)の4つの頭文字をとって名付けられた、フレームワークです。
PESTLEは、事業を成功に導くビジネスマネージメントの方法で、自社ビジネスに影響を及ぼすマクロ環境要因を把握するため、市場環境とそれがビジネスに与える影響を、詳細に分析するのに最適なフレームワークです。

PEST分析

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3.4 7Sモデル

マッキンゼーの7Sフレームワークは、1980年代にビジネスコンサルタント会社によって開発された管理モデルです。 7つのSは次のとおりです。
• 組織構造
• 戦略
• システム
• 能力
• 経営スタイル
• 人材
• 共通の価値観
7つの分析要素のうち、最初の3つのカテゴリは『ハード』、残り4つは『ソフト』に分類されます。

7Sモデル

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3.5 コングルーエンスモデル

コングルーエンスモデルは、ナドラー氏とタッシュマン氏 が提唱した、組織診断モデルです。企業のパフォーマンスを人材、業務、組織形態や文化など、4つのカテゴリに分類し、それを分析することで、各プロセスがどのように他のプロセスに影響するかを知るのに役立ちます。それらを知ることによって、組織のパフォーマンスがどのように連携し合い、どのような結果をもたらすのか、全体的なイメージが見えてきます。

コングルーエンスモデル

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Part 4: ギャップ分析の実施方法

ギャップ分析はビジネスマネージメントに分類され、通常、プロジェクトマネージャー、ビジネスアナリスト、プロセス改善チームなどによって実施されます。しかし、ちょっとしたトレーニングと適切なテンプレートを使用すれば、誰にでもギャップ分析を実行する事ができます。
ステップバイステップガイドに従って、ギャップ分析を行なってください。

4.1 現在の状態を分析する

ギャップ分析の最初のステップは、現在の状態を理解することです。目標を達成するための計画を立てる前に、組織が現在どのような状態で、何に焦点を当てるべきかを発見する必要があります。

たとえば、会社は顧客ベースを拡大したいと思っていますが、顧客サポートチームがうまく機能せず、顧客を苛立たせていたとします。
その原因は、製品の問題ではないかもしれませんし、サポートチームの電話での顧客対応を効果的に扱うトレーニングが、もっと必要なのかもしれません。しかし本当の原因は、チームのメンバーとよく話し合い、システムを精査し、データを収集して、詳細な分析を実行するまでわかりません。
最終的にすべてのデータを把握するには、ギャップ分析ツールを使用して、現在の状態を視覚化する必要があります。 したがって、この段階で最も重要なことは、問題の根本を理解し、それを中心に徹底的な調査を行うことです。

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4.2 分析する領域を特定し、達成すべき目標を設定します

問題とその原因を特定したら、次は各問題点を分析し、目標を達成するための解決策を見つけ出します。 また、組織のあるべき姿を目標に設定する必要があります。目標が明確になれば、自分の足りない部分や、なぜ目標に達していないのかを、より適切に評価することができるようになります。
現在業績が不振で事業改善が必要な場合、やみくもに先に進むのではなく、集めた情報を活用して、欠点を克服する有益な戦略を立てます。適切なギャップ分析ツールの助けを借りて、ブレインストーミングを行い、解決策とその効果を視覚化することで、その目標を達成できます。

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4.3 理想的な未来の姿を確立する

これは、理想の未来像を描くシンプルなステップです。あなたのビジネスに問題や弱点のない状態を想像してみてください。もしすべてが計画どおりに機能した場合、どのような状況ですか?

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4.4 ギャップを見つけて評価します

  • 問題を分析して課題を設定し、
  • 理想的な未来の状態を確立したら、
  • 現在の状態と理想の姿を比較して、不足している要因を浮き彫りにします。

現在の状況と目標を並べて見てみる事で、現在の自分に不足しているものが明らかになります。また、どのように自分のリソースと可能性を活用すれば、目標を達成することができるのかが、見えてきます。それと同時に、どのソリューションが最も効果的にギャップを埋めるのかを認識する必要もあります。

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4.5 ギャップを埋めるための計画を作成し、実施する

最終に何を変える必要があるのかを決め、欠点を克服して問題を解決するにはどのような手順を踏むべきかを決定します。
理想の姿への移行を実現するための明確な戦略と、実行可能な目標計画を作成します。ギャップ分析テンプレートを使用して、チームのメンバーとコミュニケーションを取り、どのような手順で、どこをどのように改善する必要があるかを確認します。
そうすることで、あなたは業務を合理化し、コストパフォーマンスを高め、最大限の可能性を引き出すことができます。

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