リソース管理はなぜ必要？

リソース管理の必要性と方法を具体的に解説します

編集者： ショギョウ

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プロジェクトを最適化するにはリソース管理の質を向上させる必要があります。とはいえ、いざリソース管理をしようと思っても次のような課題が生じるはずです。

       ・ そもそもリソースがいくつあるかわからない

　　・ 具体的な方法がわからない

　　・ リソース管理の必要性を理解できていない

昨今のプロジェクトは複雑化の一途をたどります。少しでもスムーズに完了させるには、手札とも言えるリソースを最大限に活用することが大切です。

この記事ではリソース管理とは何なのかを具体的に解説します。加えてリソース管理の必要性と方法についても紹介しますので、プロジェクト効率化にお役立てください。

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Part 1: リソース管理とは

リソース管理とはプロジェクトを構成しているリソースの管理を行うこと。リソースは主にヒト・モノ・カネ・情報・時間・知的財産の6種類から構成されています。

例えば、プロジェクトに参加している人員の管理、必要になる道具や機材の管理などを行うことがリソース管理です。

プロジェクトは各リソースによって成立しているため、1つでも欠如すると完成度が低くなります。なかでもヒト・モノ・カネの3点は影響力が強いので、リソース管理を疎かにすることはできません。

プロジェクトを成功させるには、ミッションとゴールの把握だけでは不十分です。さらに最適なリソースを配分する必要があります。

Part 2: リソース管理はなぜ必要

リソース管理のメリットは主に2つあります。

    1. 全体像を把握しやすくなる

    2. 最適な仕事配分ができる

これらは言うまでもなく企業にとって必要性の高いものです。全体像の把握と仕事配分の最適化がプロジェクトを成功に導くカギと言っても過言ではありません。それでは上記2つのメリットと必要性について解説します。

2.1全体像を把握しやすくなる

リソース管理における最大のメリットは、全体像を把握しやすくなること。中でもプロジェクトに必要な資源の洗い出しは、全体の規模を把握しやすくなります。

例）製品Ａの資源リスト
このようにビジュアル化すると一目でわかるようになるので、資源の何が不足しているか、納期に間に合うかなど、各リソースの確認がしやすくなります。

また、リソース管理は限られた人材でプロジェクトを組むケースにも有効。たとえば進行が遅れている場合でも、メンバー管理を行っていることで余力のある人材を補充できます。

プロジェクトを成功させるカギは、全体像を見やすくすること。リソース管理によってビジュアル化すれば、プロジェクトに何が必要なのか素早く把握できます。

2.2 最適な仕事配分ができる

リソース管理をおこなえば、仕事配分も最適化できます。プロジェクトの効率化を図る上で重要なのは、チームやメンバーのキャパシティを把握すること。各メンバーのキャパシティを把握していないと、仕事が一部のメンバーに偏ってしまったり生産性が著しく低下する可能性があります。

しかし、メンバーリストをメディア化してリソース管理をおこなうことで、それぞれに最適な仕事の配分が可能に。これにより1人に負荷が集中するなどの事態を防ぐことができます。

例）製品Ａチームのメンバーリスト
このようにリソース管理はトラブルを未然に防ぐことが可能。

    ・ メンバーのキャパシティオーバー

    ・ 人材不足

    ・ 製造ラインの確保

これらを回避できます。企業において資源の供給と配分は重要です。これらを最適化ができるリソース管理は、きわめて必要性の高いものと言えるでしょう。

Part3 : リソース管理の方法

リソース管理における具体的な方法は次の4つです。

    1. 可視性と透明性を実現する

    2. 単一リソースプールの作成

    3. プロジェクトメンバーのスキルを把握する

    4. リソースマネージャーの配置

いずれもプロジェクトを成功させるためには必要不可欠。ここでは上記４つの方法をご紹介します。

3.1 可視性と透明性を実現する

リソース管理の効果を高めるには次の2つが必要になります。

    ・ 可視性

    ・ 透明性

可視性はプロジェクトをわかりやすくビジュアル化すること。透明性はプロジェクトの状況をチームメンバーや関係者がいつでも把握できるようにすることです。いかなる状況でもプロジェクトに素早くアクセスできる環境を維持しましょう。

3.2 単一リソースプールの作成

リソース管理をスムーズに行うためには、全社員が利用できる「単一リソースプール」の作成が有効。精度をより高めたいのであれば、次の2つを実践するといいでしょう。

    ・ メンテナンスは常に行う

    ・ アクセスがしやすい場所に保管する

上記を満たした単一リソースプールがあれば、いつでも利用可能なリソースの配分状況をチェックできます。

ただし、リソースプールを複数に分けると状況の把握が困難になるので注意が必要です。混乱を招く要因になるので、特別な理由がないかぎりは単一にしましょう。

3.3 プロジェクトメンバーのスキルを把握する

リソース管理の効果を高めたい場合は、プロジェクトメンバーのスキルを把握することが大切です。リソースは資源だけではありません。人材もまた重要なリソースです。プロジェクトメンバーのスキルを把握することで、優秀な人材を適切なポジションに配置できます。

まずは各メンバーのスキルをリストアップしましょう。完成したらリストをビジュアル化し、特定のタスクに最適なメンバーを設定してください。

3.4 リソースマネージャーの配置

リソース管理を徹底する場合は、専任のリソースマネージャーを配置しましょう。会社やプロジェクトの規模によっては配置できない可能性もありますが、プロジェクトマネージャーだけでなくリソース管理を選任するスタッフを設定することで全体の精度が高くなります。

Part 4: ビジュアルでリソース管理

リソース管理はビジュアルを活用することで次のメリットを得られます。

    ・　知識の習得

    ・　知識の保持

    ・　情報の共有

    ・　必要な作業

    ・　メンバー全員の作業状況の把握

メリットは上記だけではありません。ビジュアルでリソース管理することによって、必要な箇所に最適な配分を行うことができます。

ビジュアルの作成はクロスプラットフォーム作図ツール「Edraw Max」がおすすめ。特別な作図におけるスキルがなくても簡単に作成できます。

具体的な使い方は以下の3ステップのみ。

    1. 最適なテンプレートを選ぶ

    2. 各ブロックにテキスト入力・装飾をする

    3. 作図したファイルをエクスポートする

それでは詳しく解説していきます。

ステップ①：最適なテンプレートを選ぶ

EdrawMaxはテンプレートが充実しています。まずは理想の作図にマッチするものを選んでみましょう。

トップ画面に表示される赤枠の部分がテンプレートカテゴリです。

今回は「ベーシック」から「マインドマップ」へと進み、最適なビジュアルテンプレートを選んでみましょう。一覧をチェックしたいので「もっと見る」をクリックします。

マインドマップのテンプレート一覧が表示されます。ここでは「Mindmap Knowledge CKV」を使用してみます。

「Mindmap Knowledge CKV」をクリックしたら「このテンプレートを使用する」ボタンをクリックしましょう。

これでテンプレート選びは完了です。あとは自社のリソース管理に沿ってビジュアルを編集していきます。

Edraw Maxはテンプレートがカテゴリ化されているので、最適なテンプレートを選ぶだけでリソースをビジュアル化できます。既に完成度の高い状態から編集できるので、作図制作の手間を省くことができます。

なお、テンプレートを使用せず一から作図することも可能です。ツールの扱いに慣れてきたら白紙状態から作ってみましょう。

ステップ②：各ブロックにテキスト入力・装飾をする

次のステップは各ブロックの編集です。自社のリソース管理に沿ってテキストを入力したり装飾を施していきます。ブロックをクリックするとポップアップメニューが表示されるので自由に変更してみましょう。

ここではテキストとアイコンのカラーを変更しました。

EdrawMaxは直感的な操作が可能です。アイコンやコネクタを増やしたり減らしたりと自由自在に編集できます。

難しい作業は一切ありません。選択したテンプレートを思い描くビジュアルに編集するだけでOKです。

ステップ③：作図したファイルをエクスポートする

最後に作図したファイルをエクスポートします。上部メニューの「ファイル」をクリック。

「エクスポートと送信」をクリック。

あとはお好みの形式を選ぶだけです。

なお、Edraw Maxは次のエクスポート形式に対応しています。

    ・　画像（jpg、pngなど）

    ・　PDF（PS、EPS）

    ・　HTML

    ・　SVG

    ・　Visio

EdrawMaxを使ってリソース管理をビジュアル化すれば、あらゆるプロジェクトで考慮すべき要素をいち早く発見できます。

各リソースの把握が明確になると、タスクやプロジェクトにおける十分なリソースをもれなく確保可能です。以下のボタンからマトリックス図の作成ツールEdrawMax（エドラマックス）を無料ダウンロードできます。ぜひビジュアル作成ツールを導入し、プロジェクトを最適化を図ってください。

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