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Part 1: 事務職とは

事務職とは、書類の作成やデータ入力、ファイリング、電話・来客対応などの事務業務全般の仕事に従事する職業となります。

仕事内容で言うと、他にも次のようなものがあります。

  • 伝票整理
  • 郵便の発送や仕訳
  • 備品や消耗品などの管理、発注
  • 受付業務
  • 社内行事
  • 展示会やイベントに関する業務

など。

このように事務に関する幅広い業務を取り扱います。また、事務職と一口に言っても細かく分けると次のような種類があります。

【一般事務】

書類のファイリングや管理、データ入力、電話・来客対応、郵便物の発送・仕訳など。

【営業事務】

主に営業職のサポートを行います。 商品を売る際に必要な見積書、発注書、請求書などの書類作成や管理など。

【経理事務】

現金、預金の動きの把握、入出金の記録、また、社内で使う備品の購入費や出張時の交通費など。

【人事事務】

社員の採用、退職、異動などの手続きなどを行います。 特に、社員を採用した際に、社会保障や社員名簿、勤怠状況の管理などが主になってきます。

【法務事務】

契約書のチェックや管理などを行います。 取引先と契約する際に契約書が必要になってきますが、その作成やチェックをします。

【貿易事務】

会社が扱う商品によっては、輸出・輸入が必要になりますが、その煩雑な手続きを行います。 海外と商品やサービスの取引をするため、文化や慣習の違い、長距離輸送による事故や破損等のリスクが比較的高くなるため、様々なやり取りや手続きの証拠として数多くの書類が必要となります。

このように事務職には様々な種類があり、細かく分けると専門性の高い業務となってきます。

Part 2: 事務職に必要なスキルとは

非常に多岐に渡る業務を行う事務職ですが、どの事務職にも共通して必要なスキルがいくつかあります。

2.1 パソコンスキル

事務職では、他部署や外部との連絡のためのメール対応、見積書、契約書、その他様々な書類作成、スケジュールの管理など様々な業務でパソコンを使うことになるため、パソコンスキルは必須と言えます。

また、書類以外にも次のようなものがあります。

  • 定期的に更新する必要がある組織図
  • アイディアやTODO管理に役立つマインドマップ
  • 会議の際に必要なアジェンダ
  • 名刺やイベントの招待状、感謝状などのカード

このように作成するものも多岐に渡ります。

こういった書類作成には、ExcelやWordと言ったオフィスツールが一般的ですが、一から見積書や契約書を作成するには時間が掛かりますし、その他の組織図やマインドマップ、アジェンダやカードを作りたいという場合には不向きです。
そこで見積書などの書類作成も含め、これらを簡単に作成できるソフトが『EdrawMax』です。 EdrawMaxは、様々な図を簡単に作成することができるソフトで、これ一本で幅広い業務で活用することができます。 EdrawMaxについては後ほど詳しく解説していきます。

2.2 コミュニケーションスキル

他部署の方や社外の方と社内外に関わらず多くの人と関わる職種です。 そのため、情報共有や意思疎通の際に、漏れや間違いが無いようにコミュニケーションスキルが必要となってきます。

2.3 スケジュール管理スキル

事務職が扱う書類の多くは提出期限があります。 社内でやり取りする書類だけではなく、取引先や公的機関に提出する書類など期限厳守のものを多くあります。 そのため、それらの期限を忘れずに作成、提出できるようスケジュールを管理する必要があります。 これらのスキルは、事務職だけに関わらず社会人であれば全員必要になってくるスキルと言えるでしょう。


Part 3: 事務職のパソコン業務と『EdrawMax』について

3.1 書類作成

書類作成は、事務の仕事の中で最も多いタスクです。

一般的には書類作成にWordを使うことが多いと思いますが、Wordの場合だと一から作成するには時間が掛かります。 書類の内容だけではなく、項目を区切る枠や大きさなどのレイアウトの調整に思いのほか時間がとられます。

内容に関することで時間が掛かるのは分かりますが、レイアウト部分で時間を取られてしまうことは効率的に業務をこなす上で、避けたいところではあります。

EdrawMaxでは、テンプレートがあるのでレイアウトの調整に時間を取られることなく、書類作成業務ができます。EdrawMaxで用意しているテンプレートには次の通りです。

  • 請求書
  • 注文書
  • 見積書
  • 経費清算書
  • 購買依頼書
  • 在庫リスト
  • 機器購入リスト
  • 梱包伝票

見積書や請求書などよく使われるものに関しては、数パターン用意されています。

書類作成

3.2 マインドマップ

マインドマップでは、日々のタスクの管理、会議でのアイディアや内容を簡単にまとめることができます。
項目の追加や削除、移動などの操作は直感的で簡単なので、スピード感のある会議の場においても漏れなくまとめることができます。

マインドマップ

3.3 カード(名刺作成、招待状・感謝状作成)

社員の名刺作成や展示会・イベントなどの招待状など、ちょっとしたカード形式のものを作成する場合があります。
この場合もEdrawMaxで簡単にデザイン性の高いものを作成することができます。

EdrawMaxで用意しているテンプレートには次の通りです。

企業であれば名刺は必須となりますし、展示会やイベントを行っている企業では招待状も必要になってくると思います。

カード

3.4 アジェンダ(会議内容)

アジェンダとは、会議の議題の一覧、会議の参加者、日時や場所などの会議の概要をまとめたもので、事前に会議の議題などを出席者に共有するためのものです。

アジェンダを共有しておくことで、事前に議題について準備や考えをまとめることができるので、会議を円滑に行うために重要な資料となります。

また、テンプレートにはデザイン性の高いものが揃っているので、社外の方を招くような会議の場合、形式の整ったアジェンダでご案内することができます。

アジェンダ(会議内容)

3.5 組織図

組織図は、組織内の部門、部署の編成や命令・指揮系統が一目で分かるように組織の構成を示した図のことです。

会社全体の組織図であれば頻繁に更新する必要はありませんが、部署単位、プロジェクト単位と言った詳細な組織図を作成する場合は、人が入れ替わるたび更新する必要が出てきます。

そのような場合にEdrawMaxであれば、簡単に組織図の作成・編集が可能です。

組織図


Part 4: 事務職のパソコン業務と『EdrawMax』について

事務職の仕事内容や種類、事務職に必要な3つのスキルについて解説しました。 コミュニケーションスキル、スケジュール管理スキル、パソコンスキルが重要になってきますが、その中でもパソコンスキルにフォーカスして、事務職の書類作成に役立つ『EdrawMax』を紹介しました。

Edraw Maxは、オールインワンの作図ソフトなので、上記で述べた書類、作図以外にも『ビジネスプロセス』『フローチャート』『マトリックス』などビジネスでよく使う図を簡単に作図することができます。また、ビジネス向けの作図だけでなく、ソフトウェア開発、グラフィックデザイン、グラフやチャートなど専門的な図にも対応しています。

無料体験版をご用意しているので、是非一度お試しください。


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