フローチャート How-Tos

スイムレーンの意味と書き方を完全解説!

スイムレーンの書き方

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Part 1: はじめに

業務を部門ごとに分かりやすく表した図がスイムレーン図です。また部門間の流れも表しているので組織の全体像が明確になります。そんな便利なプロジェクト管理ツールのスイムレーン図についてどのようなものなのか、またその作成ステップやポイントとなる項目をご紹介していきます。EdrawMaxのテンプレートも使用して手間のかからないスイムレーン図を作成していきます。


Part 2: スイムレーン図とは

2.1 定義

スイムレーンとは部門を意味します。スイムレーン図は各部署や業務の担当とその業務のタイミングを明確に表した図を指します。

2.2 メリット

スイムレーン図では複雑な業務やプロセスも分かりやすく表すことができます。各部門の業務がどのようにつながっているのかの動きがひと目で見えるので、プロジェクトチームだけでなく部門間のコミュニケーションの効率化にもつながります。

2.3 要素

スイムレーン図を作成するに当たって4つの要素が必要になってきます。それは「誰が」「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」です。詳細は作成ポイントでご紹介したいと思います。


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Part 3: スイムレーン図作成ステップ

3.1 組織を作成する

まずは組織(部門など)を縦又は横に作成します。

組織を作成する

3.2 図形でアクションを作成する

アクションは横並びで作成します。図形は基本フローチャートから選択して取り込みます。各図形にカーソルをあてると図形の種類が分かりますので、確認して取り込みましょう。

図形でアクションを作成する

3.3 図形のフロー(流れ)を作成する

スイムレーン図で大事な業務のフローを作成しなければいけません。図形のフローを表す矢印はなるべく分かりやすく複雑にしないのがポイントです。人の目に自然と入るような流れを作りましょう。

図形のフロー(流れ)を作成する

3.4 チームからのフィードバック

スイムレーン図が完成したら、それがきちんと機能しているのか又は反映されているのかを確認する必要があります。チームメンバーよりフィードバックを回収して必要があればスイムレーン図の修正を行い改善していきます。

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Part 4: スイムレーン図作成ポイント

ポイント①

まず「スイムレーン図を何故作る必要があるのか」を考える必要があります。部門が多くなればなるほど業務フローが分かりにくくなります。前述した4つの要素を基本にして業務の全体像を分かりやすくするための目的があります。その全体像を把握するためにスイムレーン図を最大限活用しましょう。

ポイント②

部門別に「誰が」を明確化にします。

スイムレーン図を作成

4つの要素の1つ「誰が」を部門や担当者で表します。こうして業務の責任の所在を明確化します。

ポイント③

必要な図形や記号を考え絞り込みます。基本的には「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」を取り入れて図形を作成します。

スイムレーン図を作成

3つの基本からシンプルなフローを作成すると、フローの開始と終了を「端子」と呼ばれる図で作成を開始します。一般的なプロセスの図形には、作業の内容を簡潔に記述します。そして判断の図形ではYES/NO(真偽や有無など)の判断を表示してフローを作成します。 その他にも基本フローチャートから必要に応じて図形を取り込みますが、あまり多すぎる図形の使用は読み手にとって分かりにくくなりますので望ましくありません。なるべくシンプルに読み手に意図が明確に伝わるように作成しましょう。

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Part 5: おわりに

スイムレーン図についてどのようなものか説明してきましたがいかがでしたでしょうか。スイムレーン図はあくまでも業務フローをひと目で明確にするために作成するものなので、長々とした説明はいりません。読み手にとって分かりやすい図となるだけでなく、会社全体の業務の改善にもつながる重要な図となります。EdrawMaxではスイムレーン図をより簡単にシンプルな操作で作成できるよう兼ね備えております。是非EdrawMaxでスムーズなスイムレーン図の作成をお試し下さい。


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