Dans cet article
- Qu'est-ce qu'un calendrier de projet ?
- Calendrier de projet vs. Diagramme de Gantt
- Comment créer un calendrier de projet ?
- Logiciel de calendrier de projet
Vous connaissez la situation où, en équipe, vous manquez votre échéance, vos membres d'équipe deviennent confus et tout va de travers. Maintenant, vous avez manqué votre objectif.
Cela s'est produit parce que vous n'avez pas réussi à créer un plan d'action approprié. Peu importe la taille de votre objectif, vous avez toujours besoin d'une planification appropriée, c'est une chose sûre. Vous vous demandez ce qu'est un calendrier de gestion de projet et comment il peut nous aider ? Vous allez bientôt trouver les réponses.
Qu'est-ce qu'un calendrier de projet ?
Un calendrier de gestion de projet est le cœur battant de chaque projet. C'est l'ordre chronologique visuel des événements ou des actions avec des dates pour accomplir une tâche. Par conséquent, il est plus facile à lire.
De plus, un calendrier de projet aide les équipes et les chefs de projet à maintenir leurs projets sur la bonne voie. Il montre comment une équipe accomplira son agenda.
Éléments clés du calendrier de gestion de projet
Les éléments clés d'un calendrier de projet peuvent varier d'une tâche à l'autre. Mais les composants principaux sont les suivants :
- Tâches que vous devez accomplir
- Durée de la tâche
- Date de la tâche (date de début et date d'échéance)
- Dépendance entre les tâches
À quoi sert un calendrier de gestion de projet ?
Améliorer la communication
Il améliore la communication, de sorte que chaque membre de l'équipe est sur la même longueur d'onde. De plus, un calendrier communique efficacement les tâches essentielles et les jalons, de sorte que tout le monde sait qui fait quoi.
Suivi de l'avancement du projet
Il montre les jalons essentiels d'un projet dans l'ordre chronologique. Ces membres peuvent voir leur performance de travail, et ils savent quelles tâches doivent être accomplies ensuite et à quelle date.
Visualisation des événements
Il permet aux membres de visualiser les échéances, les actions cruciales du projet et d'autres événements importants du début à la fin.
Gestion du temps
Il vous offre une vue d'ensemble du projet ; par conséquent, vous évitez de travailler sans réfléchir sur les tâches.
https://templates.office.com/en-us/milestone-and-task-project-timeline-tm16410085
Calendrier de projet vs. Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est similaire au calendrier de projet. Mais ce qui distingue le diagramme de Gantt du calendrier de projet est son objectif.Objectifs du diagramme de Gantt
- Montrer les relations entre les tâches
- Visualiser l'avancement du projet et les tâches en cours
Un diagramme de Gantt est un outil qui fournit un aperçu détaillé et plus précis de la tâche de projet individuelle. De plus, si un diagramme de Gantt ne montre pas les relations entre les tâches, ce n'est pas un diagramme de Gantt.
En revanche, un calendrier de gestion de projet montre l'avancement global et de haut niveau du projet. Il peut être dense ou clairsemé selon les besoins.
De plus, un calendrier de projet peut omettre les dépendances de tâches, alors que pour un diagramme de Gantt, c'est nécessaire. Un calendrier de projet peut ressembler à un diagramme de Gantt, mais un diagramme de Gantt peut ne pas ressembler à un calendrier de gestion de projet.
Comment créer un calendrier de projet ?
Le processus de création d'un calendrier de projet restera le même, quel que soit le niveau de détail que vous souhaitez ajouter. Si c'est la première fois que vous créez un calendrier de projet, ou si vous êtes professionnel en la matière, suivez ces étapes infaillibles pour créer un calendrier de gestion de projet parfait.
Voyons le processus en détail ci-dessous.
1. Notez votre énoncé de la portée du projet
Pour créer votre calendrier de projet, il est essentiel de déterminer la portée de votre projet. Il résume les livrables que vous prévoyez de produire à la fin du projet. Par exemple, un énoncé de portée peut être : Nous fabriquerons des chaussures de taille huit en noir, rouge, vert et jaune.
Les deux éléments les plus essentiels de la gestion de la portée du projet sont :
Objectifs internes et externes
Chaque projet a un objectif déclaré qui compte pour le commanditaire du projet. Un projet peut avoir plusieurs objectifs ou un seul objectif, et cela s'appelle les objectifs externes.
Les parties prenantes internes veulent accomplir quelque chose à partir du projet, comme un profit pour l'agence. Cela s'appelle les objectifs internes. Lors de la création de notre plan de projet, assurez-vous d'ajouter ces objectifs.
Préférences des parties prenantes
Dans chaque projet, une partie prenante veut atteindre ses objectifs individuels, et ceux-ci peuvent être liés aux objectifs d'un projet.
Cependant, vous pouvez parfois traduire ces demandes en objectifs de projet. Mais la plupart du temps, ce sont simplement des « préférences », comme terminer un livrable avant l'échéancier ou apporter des modifications parce qu'une partie prenante clé l'a dit. Il est préférable de comprendre ces préférences avant de commencer un projet.
2. Créer une SDP (Structure de Décomposition du Travail)
Une SDP explique tout ce dont un projet a besoin pour atteindre un objectif. Elle est organisée en différents niveaux puis présentée graphiquement.
Pour créer une SDP ou une base de référence de la portée, vous devez commencer par votre énoncé de portée. Divisez votre livrable en morceaux plus petits, et chaque sous-livrable est appelé lot de travail.
3. Divisez votre lot de travail en différentes tâches
Pour accomplir cette étape, vous devez créer une liste de tâches pour chacun de vos lots de travail. Pensez à ce que vous devez faire pour atteindre votre objectif souhaité.
Par exemple, pour fabriquer une chaussure, vous devrez :
- Couper le cuir
- Découper les œillets pour les lacets
- Coller la semelle
- Coudre les morceaux de cuir
4. Déterminer les dépendances du projet
Les dépendances sont ces tâches que vous ne pouvez pas commencer à moins d'avoir terminé l'autre tâche. Par exemple, pour coudre le cuir de vos chaussures, vous devez d'abord le couper. De plus, créer un diagramme aidera à identifier et visualiser toutes les dépendances.
5. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche
Revenez à votre liste de dépendances et estimez avec précision le temps dont vous avez besoin pour terminer chaque section. Vous pouvez utiliser une méthode du chemin critique pour déterminer le temps total requis pour chaque livrable.
6. Déterminer la disponibilité des ressources
Dans cette étape, vous devez identifier combien de temps vos employés ou membres de l'équipe peuvent consacrer à une tâche attribuée. Cela peut prendre une journée pour terminer ; cependant, il est crucial d'étendre le temps désigné à quelques jours ou semaines.
7. Déterminer les jalons
Les jalons sont des marqueurs qui montrent l'avancement du projet. Ils aident à suivre la progression du début à la fin. Par conséquent, si vous prenez du retard, vous pouvez ajuster vos attentes ou vos plans pour rester sur votre cible.
8. Créer votre calendrier de projet
Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, cette partie est amusante. Créez votre calendrier de gestion de projet en alignant vos tâches avec un temps alloué, puis ajoutez des jalons.
Vous avez créé avec succès un calendrier de projet !
Logiciel de calendrier de projet
Voici quelques outils logiciels que vous pouvez utiliser pour créer vos calendriers de projet.
ProjectManager.com
C'est un outil qui aide à créer des calendriers de projet colorés et dynamiques instantanément. En quelques secondes, il trace toutes vos tâches. De plus, il aide les membres de l'équipe à collaborer, suivre et planifier en ligne.
« Ce logiciel est très simple à utiliser et très convivial. Il vous permet de maintenir une communication interne au sein de l'équipe et permet la liberté de télécharger n'importe quel document. »
Workzone
C'est un outil puissant et robuste qui est très facile à utiliser. C'est un outil basé sur le cloud qui permet aux chefs de projet de suivre les membres de l'équipe et leur progression.
« C'est un excellent outil de gestion de projet qui garde une trace de tous nos livrables. Nous avons réalisé plus de 500 projets. Cet outil montre notre gestion, nos progrès et nos problèmes de main-d'œuvre. »
EdrawMax Online
C'est un logiciel de diagrammes en ligne fiable qui aide à créer des calendriers professionnels et illustre les jalons de votre projet.
« L'expérience Edraw Max est l'une des meilleures. Ce logiciel conçu pour les professionnels de la gestion de projet est convivial. Je l'adore ! »
Simple. Intelligent. Des diagrammes étonnants pour chaque idée.
(IA et Web)