Comment créer un planning de travail parfait pour votre équipe

1. Qu'est-ce que le planning de travail

A planning de travail est une liste des employés et de leurs informations associées sur une période donnée, incluant leurs horaires de travail, leur lieu et leurs responsabilités.

Le meilleur planning de travail est toujours établi deux semaines avant sa mise en œuvre. La planification du travail des employés est un processus nécessaire tant pour l'employé que pour l'employeur. Elle facilite la compréhension des responsabilités, s'est avérée utile pour l'échange de postes et est plus facile à appliquer.

Il existe plusieurs plateformes comme Jooble où vous pouvez trouver d'excellentes opportunités d'emploi pour mettre en pratique vos nouvelles connaissances sur le planning de travail.

2. Les types de planning de travail

Il existe principalement 7 types de planning de travail selon les usages et le temps de travail.

2.1 Planning de travail à temps plein

Un horaire à temps plein signifie que les employés travaillent généralement de 9 à 10 heures par jour (37 à 40 heures par semaine). Un horaire à temps plein est généralement suivi par diverses industries, telles que la peinture, le textile et les industries chimiques.

Les horaires vont de 9h à 17h, du lundi au vendredi. Bien que les horaires de travail soient longs, ce type de planning offre divers avantages aux employés, notamment l'assurance maladie, les congés maladie et vacances, et différents plans de retraite.

2.2 Planning de travail à temps partiel

Un horaire à temps partiel signifie que les employés travaillent généralement de 4 à 5 heures par jour (17-20 heures par semaine). Les écoles primaires et les collèges suivent généralement un horaire à temps partiel. Les heures de travail vont de 8h à 12h, du lundi au jeudi.

Bien que ce type d'emploi n'offre pas d'avantages comme l'assurance, les congés maladie, la retraite, etc., il offre la flexibilité de remplir les responsabilités de l'employé en dehors du travail.

2.3 Planning de travail fixe

Lorsque les employés travaillent le même nombre d'heures par jour ou le même nombre de jours par semaine de manière constante, on parle de planning de travail fixe. De nombreux travailleurs à temps plein suivent un planning de travail fixe.

Il est couramment suivi par les entreprises basées sur des projets, par exemple 4 jours de travail et trois jours de repos. Un autre exemple est de 8h30 à 17h00, du lundi au vendredi et de 15h00 à 23h00, du jeudi au dimanche.

2.4 Planning de travail rotatif

Lorsque les heures de travail des employés sont fixes mais alternent entre les postes de jour, de week-end, de nuit, les postes intermédiaires ou les postes de nuit, on parle de planning de travail rotatif.

Ce type de planning est souvent suivi par les hôpitaux et les centres d'appels, où les heures de travail vont de 7h00 à 15h00 ou de 13h00 à 21h00 pour un poste de jour ou un poste intermédiaire, respectivement. Les employés de ce planning compromettent leur routine quotidienne mais ont beaucoup de temps à passer avec leurs amis et leur famille.

2.5 Planning de travail flexible

Lorsque les heures de travail de l'employé sont flexibles tout au long de la semaine et établies conjointement par les employés et les employeurs, on parle de planning de travail flexible. Ce type de planning de travail est très variable mais plus flexible qu'un standard fixe.

Dans ce cas, les postes sont généralement échangés avec d'autres collègues. Par exemple, de 9h00 à 12h30 le lundi, de 11h00 à 16h00 le mardi, de 14h00 à la fermeture le samedi et le dimanche.

2.6 Planning de travail avec heures supplémentaires

Un planning de travail avec heures supplémentaires signifie que les employés travaillent plus que leurs heures de travail régulières, soit plus de 8 à 10 heures par jour (> 40 heures par semaine).

Un planning avec heures supplémentaires est généralement suivi lors de grands projets ou pendant une période spécifique, lorsqu'il y a une activité commerciale intense, comme les festivals. Les heures de travail peuvent être payées au double ou à temps et demi. Cependant, bien que ce planning rapporte des points bonus, il devient souvent fatigant et coûteux.

2.7 Planning de travail indépendant

Ce type de planning de travail est relativement nouveau par rapport aux autres. Cependant, le planning de travail indépendant a beaucoup de sens, mais il y a plus de risques d'escroquerie. Dans ce planning de travail, les employés travaillent jusqu'à la date limite, ce qui est plus flexible que les autres plannings de travail.

3. Conseils pour préparer le planning de travail

Il y a quelques conseils de base à suivre lorsque vous vous demandez comment créer un planning de travail

Créer et suivre des politiques

Tout d'abord, vous devez créer un planning de base qui doit être strictement suivi. Définissez et appliquez également certaines politiques d'attentes, telles que les politiques avant le départ, après le congé et de retard. Acceptez les demandes de congé selon le principe du premier arrivé, premier servi. Définissez à l'avance la stratégie de rotation des postes pour chaque membre du personnel et chaque poste.

Planifier le plus tôt possible

Planifiez le prochain planning le plus tôt possible. Cela aidera l'employé à organiser sa routine et à remplir ses responsabilités. De plus, vous pouvez planifier un meilleur planning de travail si vous planifiez plus longtemps à l'avance. Par conséquent, les employés n'auront pas besoin de modifier ou d'échanger le programme proposé.

Déterminer et définir les compétences requises pour chaque poste

Comme nous le savons, tous les employés d'une industrie n'ont pas les mêmes compétences, qualifications, efficacité et expérience. Ils peuvent différer les uns des autres dans une certaine mesure. Le planning doit être un planning principal qui utilise la qualité de chaque employé pour chaque poste et chaque quart de travail.

Utiliser la technologie de planification

Il existe de nombreux outils de planification disponibles sur le marché qui peuvent créer un planning de travail automatisé pour votre entreprise. Les applications de planification des employés sont plus efficaces que la planification traditionnelle, qui se fait manuellement. Elles sont faciles à utiliser et peuvent vous faire gagner des heures de travail.

Être flexible et humble

Gardez toujours à l'esprit que les employés sont aussi des êtres humains lors de la création d'un planning de travail. Pensez à leur routine quotidienne, leur condition physique et leur situation familiale. Soyez plus flexible. Donnez-leur accès pour remplir une petite partie de leur planning de travail eux-mêmes. Cela encouragera les employés, ce qui peut se traduire par une équipe d'employés plus productive.

4. Comment créer le planning de travail

Il y a des étapes de base pour créer un planning de travail parfait en général et dans EdrawMax.

4.1 Comment créer un planning de travail en général

Étape 1 : Il ne doit y avoir qu'une seule version du planning de travail à tout moment.

Le planning de travail ne doit suivre qu'une seule version à tout moment, le logiciel doit donc être soigneusement sélectionné au stade initial de la planification. Si vous planifiez le travail des employés à l'aide d'une technologie de planification en ligne comme EdrawMax, c'est mieux que d'autres logiciels hors ligne. Vous pouvez apporter des modifications au planning actuel ou corriger le planning. Cela vous fera gagner du temps et tout le monde pourra y accéder facilement.

Étape 2 : Assurez-vous que le planning de travail est disponible le plus tôt possible.

Il est préférable de distribuer votre planning le plus tôt possible. Pour ce faire, vous devez choisir une application basée sur le cloud, qui aidera à diffuser le planning parmi les employés, au fur et à mesure de sa création. Un préavis de deux semaines pour le nouveau planning est fortement recommandé pour tous les types d'entreprises.

Ainsi, les employés auront suffisamment de temps pour s'adapter, et cela réduit également les demandes de changement de poste des employés. Assurez-vous que les employés se sentent libres de poser des questions sur le nouveau planning à venir deux semaines avant sa publication, car cela vous aidera à vous en souvenir.

Étape 3 : Éviter la microgestion du planning.

Encouragez toujours la bonne volonté de vos employés en prenant un peu de recul, car c'est considéré comme la meilleure façon de créer un planning de travail parfait. Il devrait y avoir une section laissée libre, où l'employé peut saisir lui-même quand il préfère travailler, plutôt que de le garder en mémoire. Utilisez les informations de cette section la prochaine fois pour attribuer les postes lors de la création du nouveau planning.

Cependant, vous devez être conscient de l'expertise, de la capacité et des qualifications des employés pour lesquels vous planifiez, ou vous pouvez créer un fichier séparé pour cela. Cela vous aidera à éviter de permettre à des membres moins experts et non qualifiés d'échanger des postes à la place d'une personne qualifiée.

Étape 4 : Créer un planning bien prévisible.

Évitez d'imposer un planning imprévisible ou irrégulier aux employés et ne créez pas ce type de planning de travail, qui est très difficile pour maintenir un semblant d'ordre. Un changement constant de poste est directement lié à la santé physique des travailleurs. Pensez toujours à vos travailleurs âgés et en mauvaise santé lors de la création d'un planning d'échange de postes.

Étape 5 : Minimiser les conflits de planification.

Il doit y avoir de la cohérence lors de la création d'un planning. Évitez les échanges fréquents de postes et gérez les conflits d'échange de postes. Gardez toujours à l'esprit les responsabilités et les préférences des travailleurs lors de la planification. Évitez le favoritisme entre les membres de l'équipe.

4.2 Comment créer un planning de travail dans EdrawMax

Note G2 : 4,5/5 (Plus de 2360 réponses)

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Étape 1 : Ouvrez EdrawMax en ligne/logiciel et sélectionnez Formulaire;

Étape 2 : Choisissez un modèle dans la galerie de modèles et continuez à modifier jusqu'à ce que vous soyez satisfait ;

Étape 3 : Une fois votre planning de travail terminé, exportez-le dans plusieurs formats, puis joignez-le à votre présentation ou rapport. Ou imprimez-le directement.

5. Conclusion

Il y a plusieurs étapes à franchir avant de penser à comment créer un planning de travail. Un planning de travail doit être établi le plus tôt possible. Le meilleur planning de travail est toujours créé en encourageant la bonne volonté, ce qui est plus prévisible sans aucun conflit d'intérêts. EdrawMax est le meilleur outil pour créer un planning de travail et plus de diagrammes facilement.