Qu'est-ce qu'un diagramme de couloirs (Swimlane) ?

1. Que sont les diagrammes en couloirs ?

A diagramme en couloirs, parfois également appelé diagramme en bandes, utilise des symboles et des icônes d'organigramme pour représenter des processus complexes multi-départements qui travaillent ensemble pour atteindre un objectif. Un exemple simple serait celui d'un fabricant de vêtements où plusieurs départements sont impliqués dans des tâches telles que l'achat, la blanchisserie, la couture, l'emballage, etc. pour préparer des vêtements qui pourraient être vendus aux consommateurs.

Puisque chaque département est représenté par son propre couloir dans le diagramme, et que plusieurs divisions forment plusieurs voies, le graphique entier est appelé diagramme en couloirs. Un diagramme en couloirs peut être dessiné soit horizontalement où les pistes (couloirs) sont placées les unes en dessous des autres, soit verticalement où elles apparaissent adjacentes.

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2. Attributs des diagrammes en couloirs

Les diagrammes en couloirs sont différents des organigrammes standards car les processus dans les diagrammes en couloirs sont regroupés par couloirs. Chaque couloir est étiqueté par le participant responsable de cette partie. Les étapes du processus sont détaillées dans leurs couloirs respectifs. L'interconnexion des étapes entre les couloirs démontre comment les différents acteurs interagissent pour maintenir un processus efficace. Des symboles standards permettent un lien clair entre les couloirs associés lors de la conception de diagrammes en couloirs avec des relations complexes.

3. Utilisations des diagrammes en couloirs

Maintenant que vous savez ce qu'est le diagramme en couloirs, pour avoir une meilleure compréhension, examinons ses utilisations ;

Attribution des tâches

Le diagramme en couloirs aide à communiquer et à mettre en évidence quelles étapes ou phases sont attribuées à des personnes particulières impliquées dans le processus, aidant chaque partie prenante à savoir qui est responsable de quoi.

Identification des goulots d'étranglement

Les diagrammes en couloirs sont utilisés pour identifier les goulots d'étranglement et autres inefficacités, éliminant les redondances entre les couloirs, les étapes qui se chevauchent, les retards de processus et autres facteurs contraignants qui doivent être traités, améliorant ainsi la performance et la qualité.

Modélisation d'un processus

Les diagrammes en couloirs sont utilisés pour structurer un processus donné et tenir compte des circonstances évolutives, telles que les évolutions en matière de personnel ou de technologie.

Organisation des flux de travail

Les diagrammes en couloirs sont utilisés pour fournir un modèle formel d'intégration des processus entre les équipes et les départements, permettant des flux de travail plus précis et mieux organisés de manière continue.

4. Exemples de diagrammes en couloirs et cas d'usage

Exemple 1 : Commerce

Cet exemple est le diagramme en couloirs d'une boutique de commerce électronique ; Ici, vous pouvez voir que trois participants sont impliqués (Client, Boutique en ligne, entreprise de messagerie), chacun interconnecté avec les autres. Le Client ou le consommateur passe la commande, et après le paiement, une facture est imprimée, après quoi la commande est expédiée. Si la commande est annulée, elle est alors renvoyée à l'entrepôt

Exemple 2 : Génie logiciel

Cinq participants sont impliqués dans le processus (Client, département des ventes, support technique, testeur, développement). Le client signale les erreurs, et si l'erreur provient du département des ventes, ils doivent la traiter. S'il y a une erreur technique, le problème est testé, après quoi l'erreur est signalée à l'équipe de développement. L'analyse technique est menée, les problèmes du client sont résolus, puis un retour d'information est recueilli auprès du client, et le processus est terminé.

Exemple 3 : Éducation

Quatre parties prenantes sont impliquées dans le processus : l'Administrateur, le système SIS, l'enseignant et l'étudiant. Le système SIS et l'administrateur sont responsables de l'ajout de nouveaux étudiants et du téléchargement d'articles relatifs aux cours quotidiens dispensés en classe. Lorsque l'utilisateur se connecte au système, l'interface de classe virtuelle s'affiche à l'écran lors d'une connexion réussie.

L'enseignant est responsable de la planification du cours, du suivi de l'assiduité des étudiants et de l'émission d'avis chaque fois qu'une annonce doit être faite. D'autre part, l'étudiant est responsable d'assister au cours, de consulter le matériel pédagogique et de lire les avis importants.

Exemple 4 : Finance

Les départements financiers utilisent largement les diagrammes en couloirs pour illustrer leurs processus de financement. Le graphique ci-dessus divise l'ensemble du processus financier en trois couloirs : procédures quotidiennes, procédures de fin de période et procédures de reporting financier. Les procédures quotidiennes incluent : la saisie du document source dans le grand livre ou le journal général et la création d'un bon.

La fin de période peut être la fin du mois ou la fin de l'année. Ici, les bons des jours précédents sont enregistrés dans le grand livre, et tous les bons sont classés dans un fichier de bons de journal.

Les procédures de reporting financier incluent toutes les tâches qui doivent être effectuées pour présenter le rapport financier au conseil d'administration ou aux actionnaires. Ici, la balance de vérification, la balance de vérification ajustée, les états financiers et les écritures de clôture sont préparés par les comptables, après quoi l'entreprise clôture son exercice fiscal.

5. Avantages de l'utilisation des diagrammes en couloirs

Certains des avantages les plus courants de l'utilisation des diagrammes en couloirs incluent :

Transparence

Puisque toutes les étapes de tous les départements impliqués dans le processus apparaissent dans une seule illustration, un diagramme en couloirs offre une transparence absolue, éliminant ainsi toute possibilité d'erreurs ou de confusion dans le cours de la réalisation de l'objectif.

Image claire

Un diagramme en couloirs peut refléter une image claire de l'ensemble de la procédure pratiquée pour accomplir une tâche particulière. Habituellement, un tel diagramme est très utile lors des démarrages, où une planification approfondie est requise.

Élimination de la redondance

Parce que tous les sous-processus sont visibles dans un diagramme en couloirs, les risques qu'une tâche particulière soit répétée par erreur par différentes personnes ou départements sont éliminés.

Intégration des processus

En utilisant un diagramme en couloirs, la direction, les autorités et l'administration peuvent facilement intégrer les tâches d'un département avec un autre, ou combiner plusieurs processus pour gagner du temps. Une fois qu'une telle planification est faite sur papier, la mise en œuvre devient relativement simple.

6. Comment créer un diagramme en couloirs ?

Créer un diagramme en couloirs nécessite une quantité décente de planification où plusieurs points doivent être notés avant de prendre le papier à dessin pour le véritable tracé. Certains points clés à garder à l'esprit avant et pendant la préparation d'un diagramme en couloirs incluent :

1. Évaluez vos attentes

La première chose que vous devez faire avant de commencer avec un diagramme en couloirs est de comprendre et d'évaluer ce que vous aimeriez accomplir. Cette étape est importante car l'ensemble de votre flux de travail dépendra de l'objectif de toute la pratique.

2. Fragmentation

Ici, vous devez décider quel processus et son sous-processus correspondant relèvera de quel département et si ce département sera un secteur totalement différent dans votre maison de production, ou fonctionnera comme une subdivision d'une section parent. Dans le premier cas, la division peut être représentée comme un couloir séparé dans votre diagramme.

3. Révision

Une fois que le plan de votre production est terminé, vous devez y consacrer encore du temps pour réviser et évaluer s'il y a de la place pour d'autres améliorations afin de rendre le processus plus efficace et prolifique.

Une fois toute la planification terminée, vous pouvez passer à l'étape suivante où vous devez dessiner un diagramme en couloirs pour votre entreprise. Les instructions ci-dessous expliquent comment utiliser une application efficace comme EdrawMax Online, un outil web, pour préparer un diagramme en couloirs pratique et clair avec un minimum d'efforts :

Étape 1 : Choisissez un modèle de diagramme en couloirs

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Lancez votre navigateur Internet préféré, allez sur https://www.edrawmax.com/online/, connectez-vous à votre compte si ce n'est pas déjà fait, sélectionnez Organigramme dans le volet central, cliquez sur la vignette Fonctionnel croisé vertical or Fonctionnel croisé horizontal (utilisé ici pour la démonstration) dans la zone supérieure du volet de droite, et choisissez votre modèle de diagramme en couloirs préféré dans la section inférieure.

Étape 2 : Effectuez les ajustements nécessaires

Sur la page suivante, double-cliquez sur l'une des formes ou étiquettes existantes dans la zone de travail pour la renommer ou la modifier. Optionnellement, faites glisser les nouvelles icônes depuis le volet de gauche et personnalisez leurs attributs à l'aide des outils présents dans la section droite de la page.

Étape 3 : Exportez le diagramme

Cliquez sur Fichier dans la section supérieure gauche de la page, allez sur Exporter dans le menu qui apparaît, et choisissez votre option préférée dans le sous-menu qui s'affiche ensuite pour exporter le Diagramme en couloirs dans votre format préféré.

Important: Vous devez être prudent lors du renommage du couloir que le diagramme possède. Des couloirs ou des formes mal étiquetés peuvent compromettre l'ensemble du flux de travail, et vous pourriez rencontrer des incohérences après la mise en œuvre. Par conséquent, il est impératif de suivre les points expliqués au début de cette section avant de vous lancer et de commencer à préparer un diagramme en couloirs pour votre entreprise.

7. Créateur de diagrammes en couloirs en ligne

Un diagramme en couloirs joue un rôle vital lors de la planification d'une nouvelle entreprise ou pour augmenter l'efficacité d'une entreprise existante. De plus, les choses peuvent devenir encore plus simples avec un outil de création de diagrammes efficace comme EdrawMax qui non seulement vous fait gagner beaucoup de temps, mais offre également des modèles gratuits pour produire des diagrammes en couloirs de base à complexes.