ビジネスプロセスマネジメント（BPM）とは？

初心者にもわかるビジネスプロセスマネジメント

編集者： riox

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絶えず進化しているテクノロジーによって、企業の世界は活躍するための何千もの方法を得てきました。しかし、ビジネスの最新の試みが常にアップデートされる競争の中で、それに対し、進歩に完全には依存しないことによって自分のビジネスを成長させ続けることに力を入れているオタクではない人にとっては複雑になります。

物事をより単純にするためにそのような進歩の1つがビジネス界に取り入れられてきました。ビジネスプロセスマネジメントと呼ばれ、自動化を通じて扱いにくいプロセスを管理する役に立ちます。ビジネスプロセスマネジメントがどのようなものか、またこれが世界中のビジネスにどのように強い衝撃を与えるかを見ていきましょう。

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Part 1: ビジネスプロセスマネジメントとは？

ビジネスプロセスマネジメントは企業が予測可能なプロセスを管理する方法で、企業の生産性と能率に強い衝撃を与えるものです。企業は、それぞれの責務を取り扱うことを課された部門を通じて経営されます。このような部門はそれぞれ個別に働いており、これはその組織のパフォーマンス全体に強い衝撃を与えるかもしれません。

ビジネスプロセスマネジメントは、パフォーマンスと効果を高めるためにすべてのプロセスをモニタリングする企業の生産能力を分析し、開発の分野を確認します。

1.1．BPMはワークフローやプロジェクトマネジメントではないこと

ビジネスプロジェクトマネジメントは、ワークフローやプロジェクトマネジメントとは異なっています。ワークフローは、1つのタスクを完了するためのアクティビティの統合されたシークエンスとして説明することができます。これに対しBPMは、特別な部門と提携したいくつかの異なるアクティビティを取り囲むプロセスとされています。これは、個別のシーン内で統合されるワークフローの様々なステージを包括しています。

同様に、多くの人々がBPMをプロジェクトマネジメントと比較します。しかし、それらは同じではありません。プロジェクトマネジメントは、一時的な冒険的事業の計画と組織化、実行、監督が重要な目的です。それらは通常1回限りの非冗長性のものです。ビジネスプロセスマネジメントは反復される場合もある進行中のプロセスを扱います。タスクマネジメントはシンプルなアプリケーションを使って達成することができますが、BPMは特定のツールを必要とします。

1.2．BPMを実施するメリット

• BPMは高度な生産性と効率性をもたらします―BPMは、非常に多くの反復されるワークフローを扱うことができ、そのため、不必要なステップとボトルネックを取り除くことによって、生産性の増加を保証します。
• アジリティの向上―BPMによって、組織は、競争市場にしたがって素早く変化を修正することができるようになります。
• コストの削減―様々な業務を個別に扱うとき、BPMの実施によりそのコストを削減することができます。
• 売上高の増加―BPMは、様々なプロセスを合理化します。そのため、従業員は収入の増加と売上高の上昇につながる他のアクティビティに集中することができます。
• 透明性の改善―BPMは、多数のプロセスを同時にモニタリングし承認することができます。これにより、組織はボトルネックを見極めて取り除くことがさらに強化され、透明性を高めます。
• 喜ぶ従業員―BPMがプロセスを簡略化するので、従業員は他のタスクに集中するための時間をさらに持つことができて満足します。
• 不正のリスクの減少―ビジネスプロセスマネジメントは、目立ったアクティビティを含む組織のワークフローすべてをモニタリングします。したがってこれは不正のリスクの減少につながります。

Part 2: BPMのライフサイクルとは？

EdrawMaxにおけるビジネスプロセスマネジメントのための典型的な作業サイクルは、5つの重要なステップで完結します。

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ステップ1：設計

あらゆるプロセスは、それをさらに管理するために、データの収集と統合されたワークフローを必要とします。

ステップ2：モデル

BPMのライフサイクルの2番目のステップには、ビジネスプロセスマネジメントのソフトウェアを使ってそのプロセスを視覚的に表すことが含まれます。この図から、プロセスを通じてイベントの順調な流れを検討するために、締切や状況といった必要な詳細を確保することができます。

ステップ3：実行

ビジネスプロセスマネジメントのツールを通じてかなり多くの人とともに検証することによって、3つ目のステップにおけるプロセスを実行してください。

ステップ4：モニタリング

BPMのライフサイクルの4つ目のステップは、ワークフロー全体のプロセスをモニタリングしコントロールすることです。その活動には、経過の確認 、効率性の向上、ボトルネックの発見が含まれます。

ステップ5：最適化

最後のステップは、そのプロセスがより能率的で生産的になるように改善するためのシステムについて集めたデータを分析し解釈することが含まれます。

EdrawMaxでは、そのモデルを実現するために上記のステップにしたがいます。

Part 3: ビジネスプロセスマネジメントの例

実際のビジネスプロセスマネジメントに適用される例がいくつかあります。

例1 人事

ビジネスプロセスマネジメントは、ペーパーワークを管理し維持することにおいて人事部門の役に立ちます。私たちはみんな、追加のペーパーワークの負担の向こうに、常に衰えて疲れ果てた人事部門があることに気づいています。人事部門におけるBPMの実施は、これらのプロセスを自動化することができ、時間を節約する役に立ちます。またこれは、従業員のタイムカードを管理し素早く承認する一方、新規の雇用を組み入れることもできます。

例2 プロジェクトの開発

プロジェクトの開発のビジネスプロセスは、そのプロジェクトの核心の理解から始まります。これは、社内の議論やクライアントとの議論、プロジェクトのさらなる計画を必要とします。2番目のステップには、クライアントからデータを収集することや、ビジネス分析を使ってそれを理解することが含まれます。処理された情報は、そのプロジェクトを市場にリリースする前に、核心的で進歩した開発のためのオペレーションチームに送られます。

例3 販売

どんな組織においても、販売チームは売掛金担当チームと密接して機能します。その仕事は販売のインボイスの承認を中心とするものです。これは、ビジネスプロセスマネジメントがゲームチェンジャーになり得る場所です。これはインボイスにおけるエラーの可能性を根絶し、販売チームとARチームの間のインタラクションを減らすことによって多くの時間を削減します。販売部門においてBPMを実施することは、販売サイクルのワークフローを短縮する役に立ちます。

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例4 財務

これは、BPMを実施することが驚異的になり得るもう一つの例です。財務チームは、何百ものEメールと書類のフォームを扱わなければなりません。企業においてあらゆる部門のどんな購入や費用もすべて財務部門の承認を得なければなりません。したがって、この部門は様々な見積もりや請求書を日常的に受け取ります。BPMの実施によって、エラーの可能性なしにこれらの物事を簡単に管理できるようになるでしょう。BPMは財政部門の個々の事例についてワークフローをカスタマイズすることができます。また、これは、様々な要求についてワンクリックの承認を与える役にも立ちます。

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Part 4: 重要な点

ビジネスプロセスマネジメントは大規模な企業には欠かせないものです。これは、設定可能なツールを通じてビジネスの複雑さを管理する役に立ちます。BPMを実施することによって、企業はワークフローにおける変化を素早く修正することができます。ビジネスプロセスマネジメントを導入するために必要なのは最小の労力だけであり、これによって複雑な組織のプロセスを合理化することによって最大限の効率性をもたらします。