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アジェンダの意味とはなんですか?

編集者: いのき | 更新日:Sep 10,2020

アジェンダとは?アジェンダの目的やメリットについて

アジェンダとは、会議の議題の一覧のことで、会議前にアジェンダを作成し、事前に会議の議題を出席者に共有するためのものです。アジェンダは英語ですが、そのまま日本語に訳すと「会議で論ずる事項の表」という意味になります。

アジェンダの目的としては、アジェンダを事前の作成・共有しておくことで、会議前に議題内容について考えたり、事前にアイディアを出しておいたりと会議自体をスムーズに進行できるようにするためです。
また、議題毎に時間配分しておくことで、時間を意識した有意義、かつ、効率的な会議にすることができます。

会議のコストは『人数×時間=人件費』ということで、意外に多くのコストが必要になります。

そのため、議論が活発で成果の出る会議であれば、会議の時間が長くなったとしても価値はあります。
しかし、長時間と目的も把握できておらず、その場その場で議論を展開する会議では、無駄にコストがかかり、有意義で意味のある会議とは言えません。

会議以外の1人で行う仕事であればコストは1人分ですが、会議となれば、出席者の人数分コストがかかることになるので、1人が議題に関係のない話を長々としてしまうと、無駄に消費するコストは膨大なものとなります。

こういった会議をアジェンダを作成し、事前に議題内容を共有しておくことで、時間効率の高い価値のある会議にすることができます。

例えば、商品開発や企画、システム開発の新機能などの何かアイディアを出す会議をしたとします。
アジェンダを作成しない場合、会議の出席してから議題を知ることになるので、その会議の中の短い時間でアイディアを出す必要があります。

また、時間制限がある上に急にアイディアを出すことを求められるという状況がストレスやプレッシャーになり、良いアイディアが出ないということも多いです。
アイディアを出すということは、クリエイティブな発想が必要で、この発想力はストレスやプレッシャーのある環境では生まれません。
また、アイディアを出す間に待ち時間が発生するので、その時間×人数分のコストが無駄にかかることになります。

一方で、アジェンダを共有しておくことで、会議までにアイディアを考える時間ができます。

人によってアイディアの出しやすい環境は様々です。

  • 仕事の中で1時間程度アイディアを出すために時間を取ったり
  • 昼食時や休憩中などのスキマ時間に考えたり
  • 仕事外でも通勤中や入浴中に軽く考えてみたり
このように、人によってアイディア出し方が違ってきます。


さらに、会議まで時間的にも余裕があるので、アイディアをより深く考え込むことで、より質の高いアイディアにブラッシュアップすることができます。

この質の高いアイディアを持った状態で会議の臨むことができるので、アイディアが出る待ち時間も必要ありませんし、質の高いアイディアを前提に議論を進めることができるので、非常に効率的な上、価値のある会議を行うことができます。

そのため、十分な時間考える時間も考えると、少なくとも数日から1週間前には、アジェンダを共有するべきでしょう。
議題内容によって事前の準備に必要な時間が変わってくるので、議題内容に合わせて事前にアジェンダを共有するようにしましょう。

整理するとアジェンダを作成・共有するメリットとしては、次の2点があります。

  • 効率的で円滑な会議(コスト削減)
  • 質の高い価値のある会議

このようにアジェンダは、会議コストを減らし、時間効率を意識した価値のある会議を行うことができるので、メリットはかなり大きいです。

アジェンダはどういう風に作成するのか、必要な項目などを含めたテンプレートも後程解説します。

アジェンダとレジュメの違いについて

良くある疑問が「アジェンダ」と「レジュメ」の違いについてです。
両方馴染みのない言葉なので、言葉を聞いただけではイメージしづらいと思います。

アジェンダについては上でも解説しましたが、両方の言葉の意味は次のようになります。
アジェンダ:会議で話す議題の一覧。課題項目。
レジュメ:要約、概要。発表者が参加者に対して内容を簡潔に示したもの。

つまり、もう少しまとめると次のようになります。
アジェンダ:会議で話し合う議題(目的)や時間配分、日程、決定すべき事項、参加者などが記された資料。
レジュメ:会議やプレゼン、大学の講義やセミナーなどで話す内容をまとめて要約した資料。

アジェンダは会議全体の計画のようなもので、レジュメは発表内容の要約という違いがあります。

大学の講義の資料もレジュメと呼ばれることが多いので、想像しやすいかと思います。
アジェンダとレジュメを言い間違えてしまうと、何となく伝えたいことは伝わると思いますが、若干意味が異なってくるので気を付けましょう。

では、アジェンダを作成する上で、どういった項目が必要なのか解説していきます。

アジェンダに必要な項目とテンプレートについて

アジェンダを作成する上で必要な項目とテンプレートについて解説します。

アジェンダは、事前に共有した人に対して、どういった会議を行うのか目的などの概要を知らせる必要があります。

これを考えた時に、アジェンダに必要な項目は次の通りです。

  • 日程
  • 場所
  • 出席者
  • 目的
  • 議題内容
  • 各議題の時間配分
    (議題1:10分、議題2:15分など)
  • 会議で使う資料

では、これらの項目を含めた上で、どういう風にアジェンダを作成すれば良いのかテンプレートを解説します。

▼ アジェンダのテンプレート

技術チーム各位

お疲れ様です。○○です。

以下の日程で、開発ソフトの改善について会議を行います。
都合により出席できない場合は、明日中にその旨をご連絡ください。

日時:9月5日 10:00~11:00
場所:第三会議室

出席者:○○部長、○○課長、Aチーム全員

【目的】
開発中ソフトウェアの不具合対策の進捗状況、対策と新機能の改善案の決定

【議題】
1.不具合Aの進捗状況と対策について(10分)
2.不具合Bの進捗状況と対策について(20分)
3.新機能Aの改善案(15分)
4.新機能Bの改善案(15分)

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上記のテンプレートでは、会議の日程・場所、議題内容など必要な事項が盛り込まれており、どのような目的で会議をするのか明確になっています。
会議に出席するメンバー全員がどういう方向に落とし込みたい会議なのか把握しているということは、会議を円滑に進める上で重要です。

また、全員に議題内容が分かっているので、その議題に対して、どういった内容を話したり、アイディアを出せばいいのか事前に検討・準備をしておくことができます。

議題毎の時間については、内容によっては予定通り終わらないということも多いかと思います。
アジェンダを作成した人がこのくらいの時間で話せるだろうと思っていても、実際は想定していたより問題が大きく時間がかかってしまうというのは多々あります。

もちろん時間通りに終わることがベストですが、予定通りに終わらなかったとしても、その時間内で終わらせることを意識して会議を進めたということが重要です。

これを意識するかどうかで、長々としてた会議になるか、効率的な会議になるかが決まってくるといっても過言ではありません。

アジェンダを簡単に作成できる『Edraw Max』について

社内のメンバー向けにアジェンダを作成し、共有する分には、上で解説したテンプレートを元に、メールで送信するという方法で問題ありません。

しかし、社外の方と打ち合わせなどの会議をする際など、もう少し形式を整えたい場合があります。

この場合には、オールインワンの作図ソフト『Edraw Max』を使うことで、簡単にアジェンダを作成することができます。

アジェンダテンプレート

Edraw Maxには、アジェンダを作成するためのテンプレートが豊富に用意されています。
もちろん、自分で一から作ることもできます。

Edraw Maxを使うことで、簡単にデザインを整えることができます。

実際に、上のテンプレートの内容で作図してみましょう。

編集可能なアジェンダテンプレートをダウンロード

アジェンダ作成ソフトEdraw Maxを無料ダウンロード

このように、デザインや形式の整えられたアジェンダを簡単に作成することができます。
また必要であれば、各議題の詳細なども記載することができます。

アジェンダは会議の質を高め、効率的に進めるために大切なツール

アジェンダは、効率的で円滑な会議(コスト削減)、質の高い価値のある会議にするために必須です。

会議は複数人で行うので、人数×時間の人件費がかかってくるので、意外とコストがかかります。
ただでさえ会議はコストがかかるので、議題もわからず、その場の感覚で進めていくと時間だけが過ぎ、結局何も決まらないということもあります。

そのような会議を価値のある会議にするために事前にアジェンダを作成し、共有することは大切です。
さらに、アジェンダを作成する中で、そもそも会議にするほどの議題なのかどうかも判断することができます。

また、社外の方と会議をする時は、形式を整えたアジェンダを作成したいという場合もあると思います。
その場合には、テンプレートから簡単にアジェンダを作成することができる作図ソフト『Edraw Max』を活用すると良いでしょう。

作成したアジェンダは、PDFファイルや画像ファイルで出力できるので、共有も簡単です。

Edraw Maxは、オールインワンの作図ソフトなので、アジェンダ以外にも『ビジネスプロセス』『フローチャート』『マトリックス』などビジネスでよく使う図を簡単に作図することができます。

ビジネスだけでなく、ソフトウェア開発、グラフィックデザイン、グラフやチャートなど専門的な図にも対応しているので、興味のある方は、無料体験版も用意しているので、ぜひお試しください。



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