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業務フローで業務の流れを具現化する

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Part 1: 業務フローとは

業務フローとは、作業・業務のプロセスを可視化するためのフローチャートのこと言います。
現場の業務は単純なものから複雑なものまで多々あります。1回で覚えることができるような単純な業務であれば問題ありませんが、1つ1つのタスクが長かったり、条件によって色々分岐したりするような複雑な業務の場合は、業務プロセスを覚えることが困難になってきます。

毎日繰り返すことで業務プロセスを覚えてくると思いますが、それでも始めの方は手間取ったり、複雑すぎるためにミスをしてしまったりすると思います。
そのような場合に業務フローは、業務プロセスの理解を助け、複雑な業務でもミスを最小限にするために役立つツールです。


Part 2: 業務フローの使用例

業務フローの主な使用例としては、仕事の業務のプロセスを可視化して、新しく入ってきた人に対して業務の流れを分かりやすく伝えたり、業務のミスをなくしたりするために使われることが多いです。
また他に業務フローを作成する目的としては次のようなものがあります。

  1. 現状の業務の流れの把握
  2. 業務の流れの問題点や課題の洗い出し、改善を行う。
  3. 新しくシステムを導入する際に、現状と導入後の業務フローの違いを把握し、導入後スムーズに動けるようにする。

同じ業務内容をフローチャートにするという点では同じですが、目的によって様々な使用方法があります。
業務を進める中で、"こういう場合は、このように対処する"というように条件によって作業が分岐していくような場合は、1つ1つ覚えることが難しくなってきます。ましてや、業務をする中で覚えていくとなれば、覚えきるまでにミスも起きてしまうので効率が悪くなってしまいます。業務フローを使い可視化することで、ミスを減らし効率的に作業を進めることができます。

業務フローを可視化しておくことで、次のようなメリットがあります。

  • 仕事のミスが減少する。
  • 業務プロセスを覚えやすい。
  • 効率的に作業する進めることができる。
  • 新人に業務の流れを教えやすい。

特に、新しく入ってきた方に、業務フローなしに完璧に仕事をしてもらうのは困難です。

一般的には、口頭であったり、実際に作業内容を見てもらったりすることで教えますが、1度で覚えることはなかなか難しいですし、口頭だけの説明であれば、業務内容をイメージしづらく理解度が落ちてしまいます。業務フローを作成しておいて、実際に業務に入る前に覚えてもらうことで、作業内容の理解度を高めることができます。一方で、業務フローのデメリットもあります。 それは、業務のプロセスが頻繁に変更するような場合です。

業務フローを作成するためには専用のツールで作図する必要がありますが、最新の情報に保つため、業務フローが変更される度、フローチャートも変更する必要があります。
そのため、業務プロセスが頻繁に変更される場合は、業務フローチャートのメンテナンスが大変になってきます。


Part 3: MindMasterを使った業務フローの書き方・作成方法

では、実際に業務フローの書き方やツールを使った作成方法について解説します。業務フローを作図するツールとして『MindMaster』を使用します。 本来は、マインドマップを作るためのツールですが、業務フローを作成することもできます。通常、業務フローを書くために、また、理解するためにはいくつかの図形を知っておく必要があります。 例えば、業務の開始や終了を示す丸四角の図形、条件分岐を示すひし形図形などです。

しかし、マインドマップを使って業務フローを書くことで、そういった難しい図を覚えることなく、直感的に業務フローを作成、理解することができます。業務フローの書き方についてですが、まずは、業務フローに書き込むための業務内容をリストアップする必要があります。 今回は、「カフェ店員のコーヒー販売プロセス」の業務フローを例に解説していきます。

まずは、コーヒーを販売する大枠の流れをリストアップしてみましょう。

  1. お客様からの注文を受ける。
  2. 会計をする。
  3. コーヒーを作る。
  4. コーヒーの受け渡し。

大体このような流れになるかと思います。 項目毎にさらに細かい作業がありますが、作図しつつ入れていきましょう。

では、MindMasterを使って、まずは大枠の部分の業務フローを作成していきます。まずは、MindMasterの空白のテンプレートから図を新規作成します。

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図を新規作成

MindMasterでは、色々な形の図を作成することができますが、今回は『タイムライン(横)』を使います。 業務フローということで業務の一連の流れを示す図となるため、1列に連結するような形が向いています。 他にも、『S型タイムライン』『タイムライン(縦)』でも作図することができます。

次に、上でリストアップした大枠部分を記載していきます。

大枠部分を記載

新規作成すると中央に大きなトピックが表示されるので、そこに業務フロー名を書いておきます。トピックにカーソルを合わせると『+』ボタンが出るので、それを押すことでトピックを追加することができます。この段位で、コーヒーを販売するためにどういった業務をする必要があるのか、大雑把に把握することができます。

しかし、それぞれの項目で、具体的にどういった作業をすればいいか分からない状態なので、より細かく業務内容を追記していきます。

業務内容を追記

ここまで細かく記載しておけば、各項目で具体的にどういうことをすればいいのか理解することができます。また、会計時の支払い方法やレシートが必要な場合など色々なパターンが考えられるので、それぞれの場合でどういう作業が必要になってくるかも場合分けして記載しておきます。

場合分けして記載

また、MindMasterであれば、全体のレイアウトも数十パターンの中から選択することで簡単に変更することができます。 社内全体や社外の方に見せる資料として、ある程度デザインを整えておきたいという場合に非常に便利な機能です。

もし、新しく入ってきた方に仕事内容を教える場合は、とりあえず業務フローを見てもらうことで、ある程度は理解することができると思います。業務フローを作っておくことで教育係が割かなければいけない時間も大幅に減り、効率化に繋げることができるため、大きなメリットといえるでしょう。
また、業務フローを理解する中で、もっと細かい部分について質問が出てくると思いますが、その質問・回答を業務フローの図に入れて行くことで、段階的にブラッシュアップしていくこともできます。


Part 4: 手軽に業務フローを作成するならMindMaster

業務フローは、業務プロセスを可視化することで、業務内容の理解を助け、作業ミスを少なくすることができます。特に、1つの業務プロセスが長い場合、条件によって色々と分岐するような場合などに非常に有効なツールです。

本来、MindMasterはマインドマップを作成するツールで、アイディアや思考をアウトプットして整理するためのものですが、こういった業務フローを作成したい際にも使うことができます。MindMasterを使うことで、業務フローに使われる図形を使わず作成することができるので、作成する側も見る側も手軽に利用することができます。

また、MindMasterを使うことで、画像やPDF、Officeツールの出力ができるため、作成した業務フローチャートをチームメンバー等への共有も簡単です。
複雑な業務プロセスの現場、口頭だけの説明だと理解に時間が掛かかる作業、ミスが多いという現場の場合は、業務フローの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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