Conseils pour gérer efficacement une équipe à distance

8 conseils pour gérer efficacement les équipes à distance

Le travail à distance est là pour durer. Après tout, c'est plus qu'une tendance qui a pris son envol ces dernières années. Et, avec les avantages qui affluent, principalement sous forme de coûts réduits, de productivité croissante, d'accès à un bassin d'employés large et interculturel, il n'y a aucun doute sur la durabilité de cette pratique. Malgré cela, il existe quelques défis à gérer les équipes à distance.

De loin, cela peut sembler gratifiant mais les efforts déployés en coulisses sont à peine perceptibles. Seuls les gestionnaires d'entreprises en sont conscients. Si vous êtes l'un d'entre eux, rencontrant des problèmes manifestes tels qu'une mauvaise communication, un taux de rotation élevé, ou échouant lamentablement à les garder heureux et perdant le sens d'une équipe cohésive, nous avons quelques conseils pour vous aider. Parcourez cet article pour identifier les difficultés existantes, découvrir les avantages de la technologie et vous équiper de conseils d'experts afin de pouvoir vous en sortir haut la main lors de situations d'urgence comme les confinements.

Gérer des employés à distance peut être une tâche difficile s'il y a un manque d'outil de communication approprié et de cohésion au sein de l'équipe. Certains des problèmes les plus courants sont l'absence de programmes de responsabilisation, des rôles et tâches vagues, des fuseaux horaires différents et le suivi des niveaux de performance des travailleurs. De plus, de nombreux autres problèmes divers surgissent, menaçant l'existence même d'une équipe à distance. Mettons en lumière certains d'entre eux pour identifier les problèmes les plus graves entravant le travail à distance.

1. Absence d'un outil de travail à distance approprié

On constate souvent que les équipes travaillant à distance manquent d'un outil approprié qui non seulement les aidera à collaborer et organiser le travail à distance, mais aussi à augmenter les niveaux de productivité. Alors que certains d'entre eux aident à mieux gérer les tâches, d'autres assistent dans la gestion de projet, le chat et la relecture. Mais, un outil idéal devrait couvrir tout cela sous son aile.

2. Manque de coordination appropriée entre les membres de l'équipe

L'unité est effectivement une force mais pas lorsqu'il y a un manque de collaboration sur les projets. Le résultat ? Des projets mal organisés ! Il est donc extrêmement important de garder toute l'équipe sur la même longueur d'onde.

3. La différence des origines culturelles

Une main-d'œuvre mondiale se compose de personnes d'origines culturelles diverses. Le problème ne surgit que lorsque les gestionnaires ne le reconnaissent pas et manquent de respect aux éthiques de travail individuelles.

4. Manque de transparence

Avoir une équipe travaillant juste sous votre nez garantit la livraison à temps. Cela permet aux gestionnaires de suivre l'avancement du projet immédiatement, mais lorsqu'il s'agit d'une équipe à distance, le programme n'est généralement pas transparent et cela donne naissance à la plus grande crainte de contrôle.

5. Sessions individuelles irrégulières

Savez-vous que les sessions individuelles sont précieuses pour que les employés expriment leurs sentiments et discutent de leurs problèmes ? Les gestionnaires qui leur consacrent à peine du temps sont voués à faire face à des conflits et échouent lamentablement dans la constitution d'équipes à distance.

6. Fuseaux horaires différents

La planification des réunions pour que les employés y assistent est délicate, compte tenu des fuseaux horaires variables. Une heure choisie peut être pratique pour l'un mais pas pour l'autre. Cela conduit à un fossé de communication entre les membres de l'équipe et les gestionnaires.

Mettre en place une équipe et déléguer des tâches à tous dans un lieu de travail physique est tout à fait réalisable. Mais gérer à distance demande beaucoup de confiance et d'actions réfléchies. Voici quelques conseils pour garantir plus de productivité de vos membres d'équipe interculturels, travaillant collectivement de toutes les parties du monde.

1. Planifier des réunions en face-à-face quotidiennes

Par conversations individuelles, l'activité ne devrait pas se limiter aux conversations téléphoniques ou par courriels mais aux vidéoconférences de temps en temps. En un sens simple, les deux parties, c'est-à-dire les employés et les gestionnaires, devraient pouvoir se voir. Et, avec la technologie avancée apportée par des applications comme Zoom et Team Hangouts de Google, vous pouvez facilement atteindre votre objectif de fournir à vos membres d'équipe des commentaires précieux sur la façon de s'améliorer.

2. Tirer parti de la technologie

À ce stade, vous devez avoir saisi le rôle inestimable joué par les outils de communication. Alors que les messages texte et les courriels répondent mieux aux solutions à court terme, Microsoft Teams ou Slack ou EdrawMind servent des objectifs plus importants comme la collaboration pour garder une équipe connectée. Donc, le conseil serait d'optimiser la technologie en utilisant davantage ces outils pour garder tout le monde engagé.

3. Mesurer les résultats

Au lieu de marquer les heures travaillées ou les rôles joués et les projets entrepris, vérifiez les résultats pour mesurer la productivité de vos employés. Non seulement c'est faisable, mais cela simplifie également le travail de gestion à distance. Vérifiez par vous-même et vous serez surpris à la fin.

4. Assurer la flexibilité

Arrêtez-vous un instant et réfléchissez à la productivité. Est-elle correctement mesurée par les heures de travail régulières ou le maintien d'un quart de travail de huit heures ? Parfois, la sagesse réside dans la confiance en votre équipe. Si vous pouvez avoir confiance en eux, faites-le leur savoir. Cela leur conférerait la clé inestimable du succès – « La flexibilité ». Les travailleurs qui en jouissent dans leur environnement de travail à distance sont généralement les plus productifs. Donc, pour changer, votre devise devrait être d'assurer l'achèvement du travail dans les délais.

5. Se connecter régulièrement avec les membres de l'équipe

La pandémie mondiale causée par la propagation incontrôlée du Coronavirus mortel a conduit à des confinements dans tous les pays. Les gens se sont progressivement confinés entre les quatre murs de leur demeure et travaillent de chez eux. Si vous êtes l'un d'entre eux, vous sauriez à quel point cela peut être solitaire et à quel point on peut se sentir isolé. De même, les employés du monde entier, travaillant à distance, pourraient vivre la même chose. Par conséquent, il est extrêmement important de se connecter régulièrement avec eux.

6. Communiquer vos indicateurs pour mesurer le succès

En tant que gestionnaire, vous devriez communiquer explicitement à vos membres d'équipe les indicateurs clés sur lesquels vous mesureriez le succès. Par exemple, si vous leur assignez des tâches, assurez-vous de leur transmettre les raisons sous-jacentes. De plus, assurez-vous qu'ils connaissent tout sur les délais, les livrables et la portée des projets à l'avance afin qu'il leur soit plus facile de répondre aux attentes que vous avez fixées.

7. Vérifier si votre équipe est équipée des ressources nécessaires

Supposer simplement que votre équipe a tout à sa disposition est imprudent. En tant que gestionnaire, c'est votre devoir de vérifier s'ils ont des ordinateurs portables, des appareils mobiles, les logiciels nécessaires et Internet haut débit pour livrer le travail assigné.

8. Maintenir la transparence

Simplement accorder la liberté à tous vos employés ne suffira pas. Vous devez surmonter le plus grand cauchemar de visibilité inadéquate pour assurer la durabilité de votre équipe à distance et pour qu'elle prospère. En d'autres termes, vous devez organiser un processus de recrutement interne, définir les rôles et les devoirs du projet, énoncer les règles de base à l'avance et assumer des responsabilités similaires pour maintenir la transparence.

La constitution d'équipes à distance n'est plus une tâche ardue. Grâce aux outils de travail à distance comme EdrawMind pour améliorer la collaboration d'équipe et accélérer le flux de travail sans tracas ! Découvrons les fonctionnalités et avantages qu'il offre.

Fonctionnalités :

1. Présentation intégrée

Qu'il s'agisse de noter vos pensées ou de les partager, vous pouvez toujours communiquer les informations nécessaires à votre équipe en les présentant sous forme d'une superbe présentation de carte mentale et les exporter au format PDF ou PPT.

2. Groupe et collaboration

Invitez vos membres d'équipe à modifier la carte mentale. De cette façon, vous mettrez à jour automatiquement les plans de projet et en ferez une activité engageante grâce à la collaboration.

3. Diagramme de Gantt intégré

Vous pouvez facilement planifier des projets, les gérer et programmer le travail pour les membres de l'équipe pour un jour particulier en convertissant sans effort les cartes mentales en diagrammes de Gantt détaillés.

4. Mode brainstorming

Cela rend le brainstorming créatif avec une équipe aussi facile qu'un jeu d'enfant.

5. Mise en page intelligente

Organisez vos pensées pour un projet dans un diagramme compréhensible pour une meilleure compréhension de vos employés.

6. Intégration Dropbox

Exportez ou importez des cartes mentales vers/depuis un compte Dropbox.

Avantages

1. Basecamp

Un choix populaire, reconnu pour une gestion de projet efficace, la communication avec les clients et la collaboration d'équipe.

Source : Basecamp

2. Troop Messenger

Un outil de communication pour le travail à domicile, intégré avec Google Drive et Dropbox, idéal pour que les équipes partagent des documents et fichiers importants en un clin d'œil.

Source : Troop Messenger

3. Dropbox

Un système de stockage en nuage, qui répond aux besoins des employés à distance de partager de gros fichiers avec leurs collègues en peu de temps.

Source : Dropbox

4. StoryXpress Recorder

Une extension Google Chrome légère d'enregistrement d'écran et de webcam. L'outil est idéal pour enregistrer et partager des bugs, des rapports/idées marketing ou des messages personnalisés aux clients.

Source : StoryXpress Recorder

Conclusion

Maintenant que vous êtes équipé des idées appropriées sur la façon de rendre votre équipe à distance virtuelle heureuse, allez-y et mettez-les en œuvre. Présentez-leur certains de nos outils puissants et gardez-les motivés et productifs. Bientôt votre dévouement à gérer à distance portera ses fruits.