Structure de Répartition des Risques : Définition et exemples pratiques

Chaque projet comporte des risques. Les chefs de projet construisent souvent une structure de répartition des risques (RBS) pour les gérer. Ce diagramme organise les risques depuis les grandes catégories jusqu'aux facteurs plus petits et spécifiques.

Une RBS comprend généralement des livrables, des comptes de contrôle et des lots de travaux. Elle peut être présentée sous forme d'organigramme ou de carte mentale, montrant clairement où les risques peuvent survenir.

Ce guide explique comment une RBS soutient la gestion de projet et fournit des instructions pour en créer une à l'aide d'EdrawMind afin de la partager facilement avec votre équipe.

Qu'est-ce qu'une RBS ?

Lorsqu'un projet traverse le cycle de développement, les chefs de projet créent plusieurs phases dans lesquelles ils prévoient de le livrer à leurs clients ou parties prenantes. En même temps, ils décomposent l'ensemble du projet en différents risques (du plus élevé au plus faible).

Ces facteurs pourraient affecter les livrables ou causer des retards dans la livraison du projet. Ce système hiérarchique que les chefs de projet créent est une structure de répartition des risques, ou RBS.

Dans une structure de répartition des risques, un chef de projet identifie et catégorise tous les risques possibles qui pourraient affecter le cycle de vie du projet. Voici les catégories clés à noter lors de la création d'une RBS :

Risques externes

Ce sont des risques échappant au contrôle de l'organisation. Les exemples incluent les catastrophes naturelles, les pandémies, les changements dans les politiques gouvernementales ou les récessions économiques. Les risques externes sont difficiles à prévoir mais peuvent perturber les échéanciers et les livrables principaux du projet.

Par exemple, vous n'avez pas inclus la COVID-19 ou une pandémie similaire lors du travail sur un projet. La pandémie a créé des retards ou des problèmes imprévus pour de nombreuses entreprises, c'est pourquoi elle relève du risque externe.

Par conséquent, il est essentiel d'évaluer ces risques externes.

Risques internes

Les risques internes sont ceux qui se produisent au sein de l'organisation commerciale. Ils peuvent inclure un manque de financement, une mauvaise communication d'équipe, des exigences peu claires des parties prenantes ou des priorités mal alignées.

Parce qu'ils proviennent de l'intérieur de l'entreprise, ces risques peuvent être atténués grâce à une meilleure planification et gestion.

Risques techniques

La plupart des projets liés à l'informatique font face à des ambiguïtés dans la portée du travail ou à l'obsolescence technologique.

Par exemple, on aurait pu commencer à travailler sur une application mobile en natif mais, à des stades ultérieurs, trouver que le code est extrêmement instable. Cela relèvera de la catégorie des risques techniques.

Risques de gestion de projet

Ces risques découlent de la manière dont le projet lui-même est géré. Une mauvaise planification, une surveillance inadéquate ou une mauvaise communication dans les rapports peuvent tous entraîner des retards et des erreurs. Un leadership fort, des processus transparents et des mises à jour cohérentes aident à réduire ce risque.

Pourquoi une structure de répartition des risques est importante

Ayant identifié les quatre facteurs de catégorie de risques les plus cruciaux dans la section précédente, il est temps de discuter pourquoi la création d'une RBS est très bénéfique pour la gestion de projet.

Il convient de noter que chaque projet est unique, mais ils partagent tous des facteurs de risque similaires. Par conséquent, créer une structure de répartition des risques est toujours considéré comme une bonne pratique.

En même temps, une structure de répartition des risques aide les chefs de projet à identifier tous les risques et à trouver ensuite des solutions appropriées, ce qui en fait un outil inestimable pour comprendre les dangers potentiels de tout projet.

Certaines des raisons essentielles d'utiliser la RBS dans la gestion de projet sont :

• Elle fournit tous les risques potentiels du projet, du niveau le plus élevé au plus bas.
• On peut regrouper différentes sources de risques et trouver une solution standard.
• On peut facilement définir l'exposition totale au risque pour un projet particulier.

Sans une RBS, les chefs de projet peuvent avoir du mal à exécuter les projets efficacement, car ils auront des difficultés à suivre et à atténuer des risques autrement évitables ou gérables.

La RBS dans la gestion de projet

Comme expliqué précédemment, une structure de répartition des risques permet aux chefs de projet d'organiser les risques dans une hiérarchie claire. Cela facilite l'identification des défis, la préparation des réponses et la réduction de leur impact sur le cycle de vie du projet.

En classant les risques, les équipes peuvent se concentrer sur les problèmes les plus critiques sans négliger les plus petits.

Pour illustrer comment cela fonctionne, considérez l'exemple suivant. Les quatre principales catégories de risques peuvent être divisées en sous-catégories plus petites. Par exemple, sous les risques techniques, un gestionnaire pourrait lister les exigences, la complexité du système ou les limitations technologiques.

Chacun de ceux-ci peut ensuite être décomposé davantage en facteurs de risque spécifiques. Une fois identifiés, le chef de projet et l'équipe peuvent concevoir des solutions ou des plans d'atténuation pour chacun.

Catégorisation des risques dans la gestion de projet

Pour commencer, vous devrez comprendre le concept de catégorisation des risques. Dans la gestion de projet, vous pouvez préférer des classements méthodiques et numériques pour comprendre l'impact de ces risques. Il est basé sur les métriques suivantes :

• Probabilité élevée : Elle se situerait entre 80 % et 100 %.
• Probabilité moyenne-élevée : Tout risque avec une chance d'occurrence égale ou supérieure à 60 pour cent.
• Probabilité moyenne-faible : Tout risque avec une chance d'occurrence égale ou supérieure à 30 pour cent.
• Probabilité faible : Tout risque avec une chance de moins de 30 pour cent.

Lorsque vous créez la hiérarchie de tous ces risques, vous pouvez utiliser les facteurs de probabilité et d'impact ci-dessus pour les catégoriser correctement. Pour comprendre l'impact, utilisez la formule de base :

Score de risque = Risque potentiel x Impact du risque

Par exemple, un risque potentiel avec 50 pour cent de chance de se produire et désigné comme catastrophique aura un score de risque de 50 sur 100.

Façons d'utiliser une RBS

Dans la gestion de projet, une structure de répartition des risques (RBS) peut être appliquée de plusieurs manières :

Comme outil d'identification des risques

Une RBS vous aide à reconnaître les risques plus clairement car elle les catégorise en sous-catégories.

Cela facilite le traçage de la source d'un risque et la recherche de solutions. Des techniques comme l'analyse SWOT, l'analyse des causes profondes ou la méthode Delphi peuvent également être utilisées aux côtés de la RBS pour des résultats plus solides.

En tant que telle, il est essentiel de poser des questions comme :

• Qu'est-ce qui pourrait mal tourner pendant la planification ou l'exécution ?
• Quels risques similaires avons-nous vus dans les projets passés ?

À partir de là, une méthode d'identification des risques sera finalisée. Les approches utiles comprennent :

• Le remue-méninges sur les risques potentiels.
• La révision de la portée des travaux du projet plusieurs fois.
• L'application de l'analyse SWOT ou de l'analyse des causes profondes.

Comme outil d'analyse des risques

Une fois les risques identifiés, une RBS vous aide à analyser leur impact. Les chefs de projet combinent souvent l'analyse qualitative et quantitative pour mesurer la probabilité et l'effet des risques.

Après avoir attribué des scores de risque, mettez à jour les documents du projet avec les facteurs considérés et les stratégies planifiées. Cela garantit l'alignement au sein de l'équipe et fournit de la transparence dans la prise de décision.

Comme outil de rapport des risques

Une RBS peut également être utilisée pour préparer des rapports de risques structurés. Ces rapports tiennent les parties prenantes informées et préviennent les problèmes inattendus.

Les principaux objectifs des rapports de risques sont de :

• Aider l'équipe à comprendre les risques existants.
• Guider les parties prenantes dans la prise de décisions éclairées sur les risques.

Il est important de noter qu'un rapport de risque diffère d'un registre des risques. Le registre enregistre tous les risques identifiés, tandis que le rapport met en évidence les risques les plus importants pour la direction générale.

Pour l'orientation et l'examen post-projet

L'examen des risques après un projet est souvent négligé, mais il est précieux pour l'amélioration à long terme. Vous pouvez identifier les risques récurrents et affiner les stratégies futures en analysant les projets passés.

Les points clés à inclure dans les examens post-projet sont :

• Évaluer comment la gestion des risques a contribué au succès ou à l'échec du projet.
• Identifier les risques récurrents qui se posent systématiquement dans tous les projets. Par exemple, si les équipes distantes livrent systématiquement du code bogué, résolvez-le avec de nouveaux processus ou outils dans la planification future.

Pour les comparaisons de projets

La RBS peut également être utilisée pour comparer les risques entre les projets. En appliquant le même cadre à plusieurs projets, les gestionnaires peuvent identifier les modèles et les différences dans l'exposition aux risques.

Les meilleures pratiques incluent :

• Toujours utiliser le même cadre pour la comparaison afin d'assurer la cohérence et l'exactitude.
• Utiliser une matrice de risques pour des informations plus approfondies sur l'exposition globale.

Comment créer une RBS ?

Maintenant que vous avez compris les avantages d'avoir une structure de répartition des risques dans la gestion de projet, vous pouvez voir certaines des étapes de base qu'un chef de projet doit suivre pour créer une RBS.

Tout d'abord, prenez un morceau de papier pour les étapes 1-3 et notez vos besoins. Ce guide vous aidera à comprendre le contenu de votre diagramme réel lorsque vous atteindrez l'étape 4.

Étape 1 : Identifier les catégories de risques

Commencez par définir les principales catégories de risques. Celles-ci relèvent généralement de quatre groupes : interne, externe, gestion de projet et technique. L'identification de ces grandes catégories vous donne une base pour décomposer davantage les risques.

Étape 2 : Créer des sous-catégories / Ajouter les risques

Ensuite, divisez chaque catégorie en sous-catégories pour plus de détails. Cela rend les risques plus faciles à comprendre et à gérer. Par exemple, sous « Externe », une entreprise d'exportation pourrait lister des sous-catégories comme les mauvaises conditions météorologiques ou la qualité du produit.

Ou, ces sous-catégories peuvent faire référence aux risques réels eux-mêmes si vous n'avez pas besoin de sous-catégories. Décomposer les risques en détails plus fins aide les équipes à repérer des solutions ou des stratégies pour réduire leur impact.

Étape 3 : Utiliser un créateur de structure de répartition des risques : EdrawMind

Wondershare EdrawMind est un outil pratique pour créer des diagrammes RBS. Il fournit des modèles prêts à l'emploi et plus de 210 types de diagrammes, vous pouvez donc commencer rapidement sans construire à partir de zéro. L'interface glisser-déposer vous permet d'ajouter facilement des catégories, des sous-catégories et des notes.

EdrawMind prend également en charge la collaboration en temps réel, ce qui le rend idéal pour les équipes travaillant à distance. Avec des fonctionnalités telles que les cartes mentales générées par l'IA, des outils de remue-méninges intégrés et des options d'exportation, vous pouvez partager la RBS finale avec les parties prenantes en quelques clics seulement.

Au lieu de gérer les risques à travers des documents dispersés, EdrawMind maintient tout organisé dans un espace de travail visuel unique.

Comment créer une structure de répartition des risques avec EdrawMind gratuitement en ligne

Voici les étapes à suivre lors de l'utilisation de Wondershare EdrawMind, ou de tout créateur de diagrammes d'ailleurs, pour créer une structure de répartition des risques (RBS) pour votre projet.

Étape 1 : Choisir une disposition de diagramme

• Allez dans Disposition depuis le panneau de droite
• Choisissez parmi les options de Carte mentale, Carte arborescente, Organigramme, ou Diagramme en arête de poisson

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Étape 2 : Saisir votre contenu

• Double-cliquez sur les nœuds pour modifier le Sujet principal et les Idées principales
• Choisissez les styles de texte dans l'onglet Disposition

Changez « Idée principale » en titre de votre projet. Ensuite, changez les « Sujet(s) principal(aux) » pour les différentes zones de votre graphique de répartition des risques en fonction de la discussion précédente sous « Étape 1 : Identifier les catégories de risques ».

Étape 3 : Ajouter des sous-thèmes

• Ajoutez du contenu sous les branches principales avec l'outil Sous-thème
• De même, vous pouvez appuyer sur Entrée sur votre clavier pour ajouter plus de sujets

Étape 4 : Concevoir votre carte mentale

• Utilisez le panneau de droite pour modifier la carte mentale en fonction des Disposition or Thèmes
• Sélectionnez un élément spécifique pour afficher la barre de personnalisation flottante
• Glissez-déposez des images
• Choisissez des icônes dans les onglets Marque et les Clip sur le panneau de droite

Étape 5 : Exporter votre carte

• Appuyez sur le bouton Exporter
• Choisissez parmi JPG, PDF, PPT et d'autres types de fichiers
• Modifiez les paramètres d'exportation : Nom du fichier, Format d'exportation, Plage d'exportation, Zoom de l'image, etc.

Exemples de RBS

Apprendre les étapes techniques pour en créer une est une chose, mais trouver des inspirations ou des exemples pour enrichir vos connaissances ou fournir des techniques en est une autre.

Dans cette section, vous pouvez trouver divers exemples de structure de répartition des risques pour référence.

RBS de projet de construction

Un projet de construction implique des parties complexes, y compris plusieurs parties prenantes, partenaires, constructeurs avec différents ensembles de compétences et gestionnaires assignés à diverses tâches liées à la construction.

Ainsi, une RBS peut être bénéfique pour les entreprises de construction cherchant à identifier les facteurs qui peuvent entraver leur succès.

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RBS de projet de construction

RBS de développement logiciel

Le développement logiciel est un autre secteur critique, et la création d'une RBS est cruciale. Plusieurs niveaux de risques de projet peuvent être impliqués dans le cycle de vie de développement logiciel (SDLC).

Ainsi, créer une répartition des risques détaillant tous ces éléments peut être utile lors du développement du logiciel pour minimiser les problèmes d'exécution.

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RBS de développement logiciel

Modèle RBS générique/vierge

Pour le troisième exemple, voici un modèle RBS générique ou vierge que vous pouvez utiliser. Vous pouvez le modifier avec vos facteurs de risque, car il comprend déjà les parties de base d'une RBS pour tout projet.

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Modèle RBS générique/vierge

Structure de répartition des risques de débat juridique

Celle-ci est la RBS créée à partir de la section précédente. Ici, vous pouvez voir les différentes catégories de risques auxquelles un débat juridique dans un cadre universitaire peut être confronté.

Ils doivent considérer les facteurs humains, techniques et externes avant d'organiser l'événement.

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Structure de répartition des risques de débat juridique

Structure de répartition des risques WALMART

Voici un exemple réel d'une structure de répartition des risques. Vous pouvez voir ici les risques internes, externes et externes-internes de Walmart. C'est un excellent exemple dont s'inspirer, surtout parce qu'il provient d'une entreprise prospère.

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Structure de répartition des risques WALMART

Structure de répartition des risques internes et externes

Un autre modèle générique ou vierge que vous pouvez utiliser est cet exemple. Ici, vous pouvez trouver des facteurs qui peuvent s'appliquer facilement à différents projets – conservez ce dont vous avez besoin. C'est excellent si vous voulez vous concentrer sur quelques facteurs clés.

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Structure de répartition des risques internes et externes

Diagramme de gestion des risques

Un autre terme pour RBS est « diagramme de gestion des risques ». Ce modèle vierge est plus complet car il implique de traiter les risques que vous avez identifiés auparavant. De cette façon, vous avez une référence tout-en-un pour tout ce qui peut arriver.

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Diagramme de gestion des risques

Structure de répartition des risques financiers

Voici une RBS spécifique pour les risques financiers auxquels votre projet peut être confronté. Elle implique plusieurs facteurs que vous pouvez consulter et considérer lors de la création de votre diagramme. Après tout, la finance est l'une des parties les plus critiques d'un projet.

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Structure de répartition des risques financiers

Gestion des risques des soins infirmiers aux urgences

Pour les hôpitaux, cet exemple/modèle sera inestimable. Non seulement il identifie les risques courants, mais il fournit également des solutions rationnelles pour toute situation pouvant survenir aux urgences.

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Gestion des risques des soins infirmiers aux urgences

Gestion des risques Silo

Enfin, voici un exemple de structure de gestion ou de répartition des risques d'une organisation appelée Silo. Il s'agit d'une structure de gestion très spécifique, vous en apprendrez donc beaucoup sur les facteurs à surveiller.

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Gestion des risques Silo

Points clés à retenir