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Qué es la estructura de desglose del trabajo (EDT)

Documenta cada paso del proceso

Introducción

La estructura de desglose del trabajo es uno de los métodos más críticos en el campo de la metodología de gestión de proyectos, así como de la ingeniería de sistemas. Es la mejor y más sencilla manera de realizar un proyecto complejo de forma eficiente. Las partes interesadas pueden entender perfectamente la EDT, ya que demuestra el alcance del proyecto en cada punto.

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qué es la estructura de desglose del trabajo

Fuente de la imagen: stackpathcdn.com

Generalmente, esta herramienta desglosa un proyecto en varios pasos como tareas, subtareas y la jerarquía de los entregables. Además, proporciona el coste total y el tiempo de entrega. De este modo, los miembros del equipo pueden realizar el trabajo correctamente por con un resultado de calidad. La mayoría de los gerentes de proyectos utilizan esta herramienta. Mediante el uso de la EDT se puede conocer el estado de cada parte del proyecto. Este método es aplicado desde la construcción de una casa hasta una base de datos compleja. Una vez domines el uso de esta estructura de apoyo, nunca dejarás de usarla, ya que reduce tu tiempo y proporciona el trabajo adecuado.

Historia de la estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo fue desarrollada por el sistema de defensa de los Estados Unidos. El 25 de marzo de 1993, el estándar militar definió qué es la estructura de desglose del trabajo. Lo llaman un árbol orientado al producto y compuesto por servicios, hardware, software y varios datos.

Es uno de los enfoques cruciales para controlar la gestión de proyectos en cada organización. En la mayoría de las organizaciones, se desarrolla con una simple lista de tareas. Luego, se diseñan otros pasos lógicos para la finalización del proyecto.

historia de la estructura de desglose del trabajo

Fuente de la imagen: hyperthot.com

En la figura anterior no aparecen los componentes adicionales de nivel 2. Esto puede incluir la formación, la instalación, la logística, y otras partes de la ejecución.

Para los proyectos grandes, la EDT tiene un número de niveles. La parte más baja de la EDT refleja la estructura de costes que también incluye varios paquetes de acuerdo con el trabajo.

¿Por qué usar la estructura de desglose del trabajo?

Existen muchas razones para usar la EDT en cualquier organización:

Orientación adecuada: La estructura de desglose del trabajo es una guía para el equipo del proyecto con la que se pueden determinar las necesidades exactas mediante enfoques planificados. Se elimina todo lo innecesario y los trabajos improductivos. Por lo tanto, todo el personal puede centrarse en su trabajo y rendir al máximo.

Diversos pasos necesarios para el proyecto: Se crean pequeños pasos para que el gerente del proyecto y los miembros del equipo puedan entender el alcance total del proyecto con claridad. Además, se facilita la ejecución de pequeñas tareas, debido a que el alcance del proyecto es reducido, también lo hace su riesgo

Responsabilidad por la finalización del proyecto: Al utilizar la EDT, el personal no podrá dejar la tarea hasta que esta finalice. La EDT define claramente el trabajo para cada uno de forma individual, permitiendo que el trabajo se realice sin problemas.

Ayuda a evitar los cambios: En todo proyecto, los cambios son frecuentes. Pero los cambios redundantes pueden retrasar el proyecto. Esta herramienta no sólo proporciona el alcance del proyecto, sino también los requerimientos erróneos del mismo. De este modo, al utilizar esta estructura, no se producirán tantos cambios.

¿Cuándo usar una estructura de desglose del trabajo?

A continuación, detallamos algunas de las situaciones principales en las que se debe crear una Estructura de Desglose del Trabajo.

  • Durante la fase inicial del proyecto y la planificación de su flujo. La representación gráfica de todo el proyecto te ayudará a entender dónde estás y cómo avanzar. También te dará una estimación de cuándo podrás terminarlo.
  • Cuando no estés seguro de la situación de tu proyecto, puedes consultar la EDT para tener una visión clara.
  • En ocasiones, los gerentes de proyectos necesitan dividir el flujo de trabajo por partes para todo el equipo. La EDT puede ser útil en esos casos.
  • Las estructuras de desglose del trabajo también son útiles cuando se necesita conocer el presupuesto y los recursos necesarios para el proyecto.
  • Frecuentemente se llega al punto en el que se agregan actividades innecesarias al flujo de trabajo. La EDT puede evitar ese problema con su estructura grafica.
  • La EDT es una excelente herramienta para mostrarles a los clientes el avance del proyecto. Cuando los clientes ven el flujo de trabajo, la comunicación es más fácil para ambas partes.
  • También es una solución amigable para el equipo creativo de una empresa, ya que pueden hacerse una idea general de cómo está funcionando el proyecto.
  • La EDT puede observar como una hoja de ruta para la parte técnica de una empresa, ya que pueden visualizar los pasos de desarrollo.
  • La EDT es un gran apoyo para los grandes proyectos comerciales, ya que se ocupa de todos los aspectos del flujo de trabajo.

Una EDT puede facilitar la tarea de gestión ya sea para eventos, construcción o para el desarrollo de software. Lo más importante es que, incluso si alguien no está involucrado en un proyecto concreto desde el inicio o si ha estado de vacaciones, puede recurrir a la EDT para entender todo el flujo.

Por lo tanto, es necesaria, en cada situación empresarial.

Estructura de desglose del trabajo VS Calendario del proyecto

Similitudes:

Ambas herramientas son fundamentales para llevar a cabo proyectos con éxito.

Diferencias:

EDT VS Calendario del proyecto

Aprende de estos ejemplos de estructuras de desglose del trabajo

A continuación, algunos ejemplos de estructura de desglose del trabajo para que tengas una idea adecuada.

EDT del sistema de una aeronave:
EDT del sistema de la aeronave

Fuente de la imagen: wikimedia.org

En general, los aviones son un sistema complejo. Por ende, la estructura de desglose del trabajo de un avión también es complicada. En la imagen anterior, podemos observar que la estructura se divide en diferentes secciones fácilmente manejables. Por lo tanto, hay un grupo que es responsable de la construcción del esquema del avión. Mientras que otro grupo se encarga de la gestión completa del equipo de otros sistemas, entre otros.

La EDT de la construcción de bicicletas:
EDT de construcción de bicicletas

Fuente de la imagen: googleusercontent.com

 En la imagen anterior, podemos observar que los números de cada elemento indican los recursos necesarios para completar la tarea.  La suma de todos estos números debe ser 100%, lo que se conoce como “regla del 100%.”  Esta EDT describe una bifurcación, un asiento de bicicleta, entre otros. Es una de las características críticas de la EDT.

Instrucciones para crear una EDT

El proceso de creación de una EDT desde cero.

Alcance del proyecto:  En este paso, hay que seguir dos cosas,

  • Debes entender el alcance del proyecto en detalle.
  • Además, hay que comprender los cambios en el proyecto que afectan a los entregables.

Comprender los entregables: El siguiente paso de la EDT es inspeccionar los entregables claves. Los entregables son lo más importante para el éxito de cada proyecto.

Paquete de trabajo: El tercer paso es la estructura de desglose del trabajo más significativa.

Debe ser:

  • Estimación: Incluye la evaluación adecuada del presupuesto del proyecto, así como su duración.
  • Gestionar: Como los paquetes del trabajo se dividen entre los miembros del equipo, es fácil gestionar el trabajo completo.
  • Autónomo: Los paquetes de trabajo no dependen de otros elementos que tiene continuidad.

Crear el directorio de la EDT   Aquí se crea el directorio o documento EDT que define el alcance de cada elemento de la EDT. Los detalles que hay que incluir en la lista son:

  • Nombre del paquete de trabajo.
  • Nombre del equipo o nombre de los miembros del equipo.
  • El presupuesto total.
  • Fecha de asignación.
  • ID del paquete de trabajo.
  • Fecha de entrega.
  • Descripción del paquete de trabajo.

Formato adecuado de la EDT:  Después de completar los pasos anteriores, puedes crear la EDT. Hay varios formatos de creación de una EDT, como los basados en texto o las tabulares visuales. Sin embargo, la mejor opción es crear un diagrama de flujo.

¿Cómo crear una EDT con EdrawMax?

Antes de empezar a crear una EDT, es necesario conocer los detalles del proyecto.

Además, asegúrate de seguir el tutorial de Edraw paso a paso para evitar cualquier error.

Ahora, sigue estos pasos para crear la EDT con EdrawMax.

Paso 1: Abre Edraw y en la página de inicio, haz clic en la gestión de proyectos para encontrar la plantilla WBS A continuación, haz doble clic para abrir una nueva página de dibujo.

Paso 2: Para los símbolos del diagrama EDT dirígete al lado izquierdo de la página de dibujo. Allí encontrarás todos los símbolos y formas.

Paso 3: A continuación, arrastra desde la biblioteca la tabla de tareas principal para empezar a dibujar. Te aparecerán cinco diseños diferentes de la tabla de tareas.

Paso 4: Puedes agregar o eliminar columnas o filas. Se pueden distribuir las filas y establecer bordes o márgenes desde las herramientas en la cinta de opciones.

Paso 5: Ahora, podrás editar el contenido de la tabla haciendo doble clic en cada celda.

Si quieres cambiar el tamaño de la tabla de tareas, tienes que arrastrar las manillas verdes.

Y si quieres cambiar el tamaño de la fila y la columna, debes colocar el cursor en la línea entre dos celdas.

crear EDT cambiar tamaño

En caso de que quieras cambiar el color de un área, puedes seleccionar la forma o subforma moviendo el cursor mientras presionas el botón izquierdo.

Paso 6: Aquí tienes dos opciones para colorear.

  • En la barra de colores de la página inferior, puedes seleccionar un color.
  • Selecciona un color en la pestaña INICIO, botón Relleno.

Paso 7: Si quieres conectar cajas con el conector dinámico.

  • Arrastra el conector desde la biblioteca.
  • Muévete hacia el conector hasta llegar a una marca X de color azul en la caja.
  • Cuando la marca se vuelva roja, suelta el cursor. El conector se acoplará a la caja.

Paso 8: Si quieres cambiar el estilo del conector, primero tienes que seleccionarlo. A continuación, dirígete a la pestaña INICIO, y al botón Línea para situar el estilo del conector.

Paso 9: Para agregar más subtareas, primero arrastra una subtarea de la biblioteca. A continuación, utiliza un conector dinámico para conectar la forma y haz doble clic en la forma para editarla.

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