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¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?

Documenta cada paso del proceso

Qué es el diagrama de Gantt

La administración de proyectos es bastante parecida al espectáculo de "malabares" que realizan los artistas. Si se pierde un pin o una pelota de malabares, todo el acto se arruina. De igual forma, la administración de proyectos implica hacer malabares entre personas, tareas, proyectos, y mucho más. Si se incumple un plazo, todo el proyecto se retrasa, y esto no es bueno para el negocio. Es ahí donde el Diagrama de Gantt juega un papel importante.

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Con la ayuda de un Diagrama de Gantt bien diseñado, puedes tener una visión general del cronograma del proyecto. Además, puedes ver los plazos definidos para cada tarea, qué equipo está trabajando en qué proyecto y cuánto ha avanzado el proyecto. En este artículo, veremos todos estos aspectos de los Diagramas de Gantt.

¿Para que sirve la gráfica de Gantt?

Un Diagrama de Gantt es una herramienta sencilla pero útil para todo coordinador de proyectos. Para completar un proyecto con éxito, es necesario controlar una serie de tareas. No importa lo rigurosa que sea la supervisión, con un Diagrama de Gantt, el itinerario de avance hacia el objetivo es claro.

Es un cronograma visual de proyectos en forma de gráfico de barras. Muestra todo el cronograma del proyecto e ilustra las distintas relaciones entre las tareas y el estado actual del cronograma del proyecto.

Un diagrama de Gantt normal

Fuente de la Imagen: gstatic.com

 


Historia de los diagramas de Gantt


Las bases de los Diagramas de Gantt se establecieron por primera vez a finales del siglo XIX, cuando el ingeniero polaco Karol Adamiecki introdujo el harmonograma, que es el predecesor del Diagrama de Gantt.

Cronograma del diagrama de Gantt

Fuente de la Imagen: gstatic.com

En 1910, el ingeniero mecánico estadounidense Henry Gantt llevó el Harmonograma a la siguiente etapa, nombrando, el Diagrama de Gantt, mientras trabaja junto a un colega. Se sabe que una de las primeras aplicaciones conocidas del Diagrama de Gantt fue realizada en la Primera Guerra Mundial por los estadounidenses.

Los primeros Diagramas de Gantt fueron hechos a mano. Por lo tanto, para cualquier modificación o mejora, se tenía que rehacer el gráfico.

En la década de los 80, con la llegada de los ordenadores personales, estos gráficos se revolucionaron, y los complejos Diagramas de Gantt ahora podían crearse. A finales de la década de los 90, con la llegada del Internet, estos gráficos se convirtieron en una característica omnipresente de muchas aplicaciones web.

En 2012, las aplicaciones eran casi la única opción para crear Diagramas de Gantt.

 

¿Por qué necesitamos diagramas de Gantt?

  1. Mantienen a los directivos al día sobre el proyecto en curso.
  2. Mejora la comunicación y colaboración en relación con las tareas asignadas.
  3. Uso eficaz y eficiente de los recursos para evitar la sobrecarga.
  4. Es más fácil comprobar, medir el progreso del proyecto y adaptar estrategias en el momento oportuno.


  5. Permite monitorizar las dependencias de las tareas y elaborar estrategias para que ninguna tarea se vea afectada.
  6. Aporta mayor claridad al proyecto en curso y ayuda a los gerentes a impulsarlo con facilidad.
  7. Mejora la capacidad de manejar el tiempo.

 

¿Cuándo utilizar los diagramas de Gantt?

A estas alturas, ya sabes lo que es un Diagrama de Gantt y cómo puede beneficiar a los proyectos y al equipo que los ejecuta. Pero te estarás preguntando que "¿cuándo usar el Diagrama de Gantt?” No te preocupes, en esta sección; veremos cuándo usar un Diagrama de Gantt.

Un Diagrama de Gantt se puede aplicar para una unidad de producción, un proyecto de construcción o un proyecto de desarrollo de software, si te estás preparando para cualquier tipo de evaluación. Sin embargo, aquí veremos algunas situaciones en las que el Diagrama de Gantt es muy importante:

1. Seguimiento de proyectos

Como se ha dicho en numerosas ocasiones, un Diagrama de Gantt ayuda a visualizar las tareas generales del proyecto y, por tanto, a programar todo el proyecto en consecuencia. Tiene en cuenta determinados factores, como el plazo del proyecto, las distintas tareas incluidas, el tiempo necesario para completarlas, los recursos necesarios y disponibles, así como la ruta crítica del proyecto.

  • Ruta crítica: es la secuencia de actividades que hay que realizar para determinar el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. Se mide desde el inicio del proyecto hasta la entrega.
  • La trayectoria muestra una secuencia de actividades o tareas cuya realización es vital para el éxito del proyecto. El fracaso de una significaría el fracaso de la siguiente, lo que en última instancia llevaría al fracaso del proyecto en su conjunto. Estas tareas críticas se denominan común y colectivamente "dependencias".

 

Hay cuatro tipos significativos de dependencias:

A. De inicio a fin: La tarea A debe comenzar antes de que termine la tarea B.

B. De inicio a inicio: El comienzo de la tarea A implica el comienzo de la tarea B.

C. De final a final: El final de la tarea A determina el final de la tarea B.

D. De final a inicio: La Tarea A debe completarse antes de que comience la Tarea B.

Un Diagrama de Gantt ayuda a controlar todas estas dependencias, así como las franjas de tiempo entre dos tareas, es decir, el retraso aceptable para cada una de ellas. Con tantos factores para tener en cuenta, es probable que nuestro cerebro se olvide de algunos detalles. Pero, el diagrama de Gantt no pasa nada por alto, y por eso es la mejor herramienta para el seguimiento de un proyecto.

2. Informes de proyectos

Un informe de proyecto es algo que ayuda a los gerentes a mantenerse al día sobre el progreso general de un proyecto, centrándose en aspectos como el cronograma y el plazo, el presupuesto, los objetivos y las metas del proyecto, entre otros. Sus inversores y accionistas siempre querrán saber en qué punto se encuentra el proyecto; en términos más sencillos, qué fruto ha dado su dinero. Aquí es donde un diagrama de Gantt muestra sus bondades.

Gracias a su formato intuitivo y agradable, puedes describir fácilmente el progreso general del proyecto en tan solo unos minutos y sin esfuerzo. Además, puedes contar con información precisa sobre las distintas métricas que intervienen en el proyecto, así como una comprensión más clara del flujo de trabajo y determinar una fecha de entrega precisa para el proyecto en función de su estado actual.

 

Diagrama de Gantt vs. Cronograma.

En esencia, tanto el diagrama de Gantt y el Cronograma son lo mismo. Ambas son herramientas de gestión de proyectos y muestran la trayectoria del proyecto y el orden cronológico de las tareas incluidas que deben llevarse a cabo. Sin embargo, difieren ligeramente entre sí en cuanto a la apariencia y la información incluida. A continuación, se presenta una comparación entre los dos tipos de herramientas de gestión de proyectos, teniendo en cuenta las similitudes y diferencias entre ellas.

Diagrama de Gantt vs. Cronograma

En general, la mayoría de las organizaciones emplean el uso de un cronograma junto con un diagrama de Gantt o un plan de trabajo.

 

Ejemplos de diagramas de Gantt.

1. Diagrama de Gantt de desarrollo de software

Este tipo de diagrama de Gantt muestra las distintas tareas incluidas en el desarrollo de un nuevo software junto con las medidas para futuras actualizaciones y versiones. Todas las empresas de desarrollo de software utilizan uno de estos diagramas de Gantt. A continuación, presentamos un ejemplo de cómo se ve el diagrama de Gantt del desarrollo de un Software.

un diagrama de gantt para desarrollo de software

2. Diagrama de Gantt de decoración de interiores

Las empresas de diseño y decoración de interiores utilizan de vez en cuando el diagrama de Gantt para sus proyectos. Como hemos visto, un diagrama de Gantt puede ser usado para cualquier tipo de proyecto, entonces por qué no usarlo tiambién en este proyecto. Los diversos aspectos como los recursos y las tareas, el progreso, junto con las dependencias en el proyecto, se representan visualmente aquí.

un diagrama de gantt para decoración de interiores

3. Diagrama de Gantt de la planificación de la obra de construcción

La coordinación de las partes móviles de los grandes proyectos de construcción puede ser muy fácil con la ayuda de un diagrama de Gantt. Por eso, los jefes de obra y de proyecto los utilizan a menudo. Con un diagrama de Gantt pueden fragmentar cada etapa del proyecto y mostrar las dependencias sin problemas.

un diagrama de gantt de planificación de la construcción

 

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt con EdrawMax en línea?

Sé que has querido ver cómo se puede dibujar un diagrama de Gantt. Pues bien, con EdrawMax online, es una tarea bastante fácil. Sin embargo, debes realizar algunos preparativos antes de comenzar a dibujar uno.

  • Entiende cuál es tu proyecto y analiza el objetivo final.
  • Prepara una lista de actividades paso a paso.
  • Determina un tiempo estimado de finalización para cada tarea.
  • Calcula los recursos que tienes para el proyecto y los que necesitas.
  • Determina la ruta crítica.
  • Determina las dependencias a lo largo de la ruta crítica.
  • Distribuye el proyecto entre los equipos con responsabilidades claras para cada grupo.

 

A continuación, vamos a ver una guía paso a paso para crear un diagrama de Gantt con la ayuda de EdrawMax online.


Paso 1:  Ve al sitio web e inicia sesión con tus credenciales.


paso 1

 


Paso 2:  Busca "Gestión de proyectos" en la barra de menú.


paso 2

 


Paso 3:  Selecciona “Diagrama de Gantt” en la parte superior izquierda de la ventana principal.


paso 3

 


Paso 4:  Bajando un poco, podrás seleccionar la opción que desees entre las plantillas disponibles.


paso 4

 


Paso 5:  Aquí tienes dos opciones:


   a. Si deseas crear un diagrama de Gantt a tu medida, haz clic en “+.”

Diagrama de Gantt personalizado

 

   b. Si deseas un diagrama de Gantt con una plantilla existente, selecciona cualquiera de las disponibles.

Diagrama de Gantt con plantillas

 


Paso 6:  Ahora, comienza a crear tu propio diagrama de Gantt editando la plantilla, añadiendo los símbolos deseados o dibujando el gráfico desde cero.



Paso 7:  Una vez termines, guarda el diagrama de Gantt siguiendo el siguiente método:


[ Archivo > Guardar como >Selecciona la ubicación deseada – “Nube Personal”/ “Google Drive”/ “Dropbox” > Nombra al archivo en “Nombre del archivo” > Clic en “Aceptar.” ]

paso 7

 

Más plantillas de diagramas de Gantt.

Aquí tienes más Plantillas de diagramas de Gantt:

       1. Plantilla de diagrama de Gantt para el desarrollo de software

una plantilla de diagrama de Gantt para el desarrollo de software

 

       2. Plantilla de diagrama de Gantt para decoración de interiores

una plantilla de diagrama de Gantt para decoración de interiores

 

       3. Plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de una construcción

una plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de una construcción

 

       4. Plantilla de diagrama de Gantt para el lanzamiento de un producto

una plantilla de diagrama de Gantt para el lanzamiento de un producto

 

       5. Plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de eventos

una plantilla de diagrama de Gantt para la planificación de eventos

 

       6. Plantilla de diagrama de Gantt para la planificación estratégica del mercado

una plantilla de diagrama de Gantt para la planificación estratégica del mercado

 

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