Conocimiento

Qué es la Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN)

Documenta cada paso del proceso

¿Qué es BPMN?

Como su nombre lo indica, BPMN es el modelado gráfico de los procesos de negocio de principio a fin, junto con las notaciones de los grupos. Su funcionamiento se basa en la técnica del diagrama de flujo, que es muy parecida a la del Lenguaje de Modelado Unificado y a la de los diagramas de actividad. Las normas establecidas de los Diagramas de Procesos de Negocio en BPMN ayudan a comprender los procedimientos de las transacciones comerciales internas y las colaboraciones de rendimiento mediante anotaciones gráficas. El diagrama BPMN es una técnica práctica para facilitar los procesos con símbolos estándar.

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Para mejorar los procesos de negocio, el conocimiento del Modelado y Notación de Procesos de Negocio como un subconjunto de BPM (Gestión de Procesos de Negocio) es una necesidad.

Por lo tanto, este artículo está pensado para ayudarte a conocer el BPMN y el software capaz de dibujar diagramas BPMN.

Entonces, iniciemos este viaje informativo.

que es bpmn

Fuente de la imagen: pexels.com

¿Cómo se desarrolló BPMN?

El BPMN tenía otro nombre cuando fue desarrollado por primera vez en 2000 por BPMI (Business Process Management Initiative). BPMI es una organización sin ánimo de lucro que se ocupa principalmente del origen de BPMN. En 2005, el grupo BPMI se fusionó con el Object Management Group (OMG), que tomó medidas para actualizar BPMN de vez en cuando.

La reciente actualización es BPMN 2.0 con estándares específicos y varios tipos de mapas para representar los procesos de trabajo de las organizaciones modernas. Ahora, el nombre del método de la Notación de Modelado de Procesos de Negocio 2.0 es Modelo y Notación de Procesos de Negocio.

También se ha actualizado para ser conocido como el modelo de decisión, y el estándar de notación desde 2014, ya que el BPMN no se limita a los flujos de decisión.

¿Por qué necesitamos un diagrama BPMN?

Un diagrama BPMN es una representación visual compuesta por pasos fáciles de entender.

Las partes interesadas que dependen de la comprensión del proceso de negocio obtendrán enormes beneficios al revisar los diagramas de procesos de negocio. Les permitirá tomar decisiones efectivas e implementarlas con precisión a través de los procedimientos de negocio presentados.

Puesto que el diagrama BPMN incluye un lenguaje común y estándar, es útil para todo tipo de personas, incluidos los analistas de negocio, desarrolladores técnicos o no técnicos, los participantes en el proceso, los gestores, entre otros.

 

Estas son algunas de las ventajas que te ayudarán a entender la necesidad del diagrama BPMN.

  • Depender de intrincados diagramas de flujo de trabajo puede ser una tarea agotadora cuando se trata de definir los procesos de negocio. En este caso, sólo un diagrama BPMN puede ayudarte y hacer que el proceso sea mucho más sencillo.
  • Un diagrama BPMN tiende un puente entre la implementación del proceso y la intención de este, ofreciendo detalles importantes y claridad sobre las próximas actividades de la empresa.
  • Normalmente, las grandes organizaciones siguen obligatoriamente el concepto de Gestión de Procesos de Negocio, que requiere el uso de herramientas de modelado de negocio estandarizadas y el cumplimiento de las necesidades formales de modelado y notación.

Elementos de BPMN

Ahora, vamos a presentar elementos y símbolos BPMN 2.0. para los diagramas de procesos de negocio Estos son los principales elementos.

  • Objetos de flujo: Actividades, eventos y puertas de enlace
  • Objetos de conexión: Flujo de mensajes, flujo de secuencias y asociación
  • Carriles: Pool o Lane
  • Artefactos: Grupo, objeto de datos y anotación

Veamos la descripción de cada elemento en la siguiente sección.

Actividades

Las actividades denotan las tareas que se deben realizar en un proceso de negocio. Son sencillas y se representan con formas rectangulares de esquinas redondeadas. El símbolo de actividad representa el trabajo a realizar, un elemento de una lista de tareas o una casilla de verificación en la lista de control. Para darle más detalle, se pueden añadir subprocesos, bucles, compensaciones e instancias múltiples.

símbolos bpmn de actividad

Fuente de la imagen: cloudfront.net

Eventos

El modelo BPMN comienza y termina con diferentes símbolos de eventos. Un evento se refiere a que algo ocurre, a diferencia de una actividad o tarea. El símbolo principal es un círculo, y los iconos se insertan dentro de este círculo para indicar lo que está sucediendo. Por ejemplo, hay un evento de recepción o envío de un mensaje indicado a través de los términos " captura " y " envío ".

símbolos bpmn de eventos

Fuente de la imagen: cloudfront.net

Los diferentes tipos de eventos incluyen temporizador, mensaje, error, señal, compensación, cancelación, enlace, escalada, entre otros.

Puertas de enlace

Los símbolos de diamantes son un elemento condicional. Son una especie de punto de decisión para ajustar las vías en función de diferentes eventos y condiciones. Hay varios tipos, como las puertas de enlace exclusivas, inclusivas, basadas en eventos y paralela.

símbolos bpmn de puerta de enlace

Fuente de la imagen: cloudfront.net

  • Una puerta de enlace exclusiva representa sólo una opción con el movimiento del flujo de trabajo de una ruta a otra.
  • Las puertas de enlace basadas en eventos dependen de otras tareas que suceden.
  • Las puertas de enlace paralelas denotan dos caminos paralelos que no dependen el uno del otro.
Flujo de mensajes

Representado por una línea discontinua con un círculo al principio y una flecha al final, el flujo de mensajes es un símbolo que se utiliza a través de grupos o carriles para enviar información (no una acción estricta). Es la forma de hacer el trabajo en diferentes organizaciones o departamentos.

símbolo bpmn de flujo de mensajes

Fuente de la imagen: cloudfront.net

Flujo de secuencia

Es un símbolo utilizado para representar el flujo de trabajo. El flujo secuencial es necesario para conectar diferentes actividades y mostrar su orden a través de una línea recta que termina con una flecha. A veces puede mostrar una descarga por defecto o condicional.

símbolo bpmn de flujo de secuencia

Fuente de la imagen: cloudfront.net

Asociación

El elemento de asociación sirve para vincular documentos, artefactos y bases de datos con las actividades. Es una línea de puntos que se utiliza para vincular el evento o el texto a una actividad o a una puerta de enlace.

símbolo bpmn de asociación

Fuente de la imagen: cloudfront.net

Pool

Las unidades más importantes en un diagrama BPMN son conocidas como pools. Estas áreas incluyen eventos, carriles, tareas, entre otros. Los pools representan quién está haciendo el trabajo. Indican todo el flujo de trabajo sobre el que diferentes procesos de negocio se están realizando. Los pools muestran a los participantes como empresas, departamentos o compañías.

Lanes

El elemento más destacado del pool se divide a su vez en filas o carriles. Los carriles representan un paralelo dentro del proceso y muestran tanto las responsabilidades como las tareas de cada departamento. Sin embargo, los carriles no siempre representan personas o departamentos. También pueden ser funciones generales o puestos específicos en diferentes organizaciones.

simbolo bpmn lane

Fuente de la imagen: cloudfront.net

Artefactos

Los artefactos son información adicional que los desarrolladores proporcionan para mejorar los detalles de un diagrama BPMN. Incluye tres tipos: grupo, objeto de datos y anotación. Un grupo es una formación lógica y una agrupación de actividades que no cambia nada del flujo del diagrama. Un objeto de datos muestra los datos necesarios para una operación. Una anotación es una explicación adicional a una parte del diagrama BPMN.

símbolo bpmn de artefactos

Fuente de la imagen: cloudfront.net

¿Cómo se utilizó BPMN en las empresas?

Los siguientes ejemplos indican el uso de BPMN en las empresas. Examina estos ejemplos para comprender el correcto funcionamiento de un diagrama BPMN.

  • 1. Ejemplo de diagrama BPMN de viaje de negocios

Estos ejemplos se utilizan en empresas que realizan sus operaciones principalmente a través de correos electrónicos. El flujo de tareas será más ágil y sencillo de controlar. El círculo azul indica que el evento no es ni un comienzo ni un final. Se conocen como eventos intermedios, al igual que el envío de un mensaje. Del mismo modo, el evento de compensación se utiliza para compensar una actividad anterior en el proceso.

diagrama bpmn viaje de negocios

Fuente de la imagen: heflo.com

  • 2. Diagrama de proceso BPMN del centro de servicio

El proceso del centro de servicio se usa principalmente en las empresas de servicios tecnológicos, como las empresas de atención al cliente. Aquí, los eventos de inicio se muestran con símbolos verdes. Hay diferentes símbolos, como los múltiples con otro icono dentro de los círculos. Los eventos finales se representan con círculos rojos. También pueden ser múltiples o de cierre con otro círculo dentro de un círculo.

diagrama bpmn centro de servicio

Fuente de la imagen: heflo.com

  • 3. Diagrama de proceso BPMN de reembolso de gastos

Puedes utilizar el diagrama de proceso BPMN de Reembolso después del viaje de negocios. En este diagrama, la puerta de enlace se representa con símbolos amarillos. Estos símbolos también pueden seguir otra rama.

diagrama bpmn de reembolso de gastos

Fuente de la imagen: heflo.com

símbolos bpmn amarillos de reembolso de gastos

Fuente de la imagen: heflo.com

¿Cómo dibujar un diagrama BPMN con EdrawMax?

En esta sección, vamos a analizar el software más eficaz para dibujar los diagramas de modelado de procesos de negocio. EdrawMax consta de varios símbolos BPMN  utilizados por los participantes de la empresa.

Para prepararte, aprende los cuatro tipos básicos de elementos, es decir, Actividades, Eventos, Flujo y Puertas de enlace. El flujo se utiliza para conectar los otros tres elementos esenciales. Eso es todo, ya estás listo para crear un diagrama BPMN.

 

Ahora, crea un diagrama BPMN con EdrawMax, mediante los siguientes pasos.

  • Paso 1: Prepárate para crear BPMN.

El primer paso es empezar a crear un diagrama BPMN a partir de plantillas y ejemplos incluidos en el software Edraw BPMN. Puedes hacer tu diagrama de procesos de negocio o elegir entre las plantillas.

  • Paso 2: Abre la plantilla de BPMN en el software Edraw BPMN 

En la aplicación, selecciona la pestaña Archivo y haz clic en nuevo, Diagrama de flujo, y luego haz doble clic en el diagrama BPMN. Un nuevo documento con la plantilla BPMN se abrirá en el panel izquierdo.

  • Paso 3: Selecciona las formas de la plantilla BPMN.

Hay una serie completa de elementos BPMN para elegir dentro de la plantilla. Añádelas a los diagramas para mejorar tu diagrama.

  • Paso 4: Arrastra y suelta los elementos para crear diagramas

Puedes arrastrar y soltar los elementos dentro del área de dibujo y conectarlos. Para etiquetarlos, haz clic sobre ellos.

  • Paso 5: Agregar un pool

Agrega un pool para definir los participantes del proceso. Arrastra y suelta la forma de pool dentro del área de dibujo y ajusta el tamaño con el punto de control amarillo. Para escribir texto, haz doble clic en la forma.

  • Paso 6: Añade atributos de BPMN

Edraw tiene la capacidad de marcar los atributos BPMN 2.0 donde puedes establecerle características definidas a cada objeto del BPMN en el panel contextual. Para esto, haz clic derecho en la forma a la que necesitas asignarle un atributo y haz clic en la propiedad para personalizar la propiedad.

Algunos consejos para el modelado de procesos empresariales

A continuación, te ofrecemos Algunos consejos sobre el modelado de procesos de negocio.

  • Muestra los detalles de la empresa en lugar de los detalles de la ejecución.
  • Utiliza la forma ‘verbo + sustantivo’ para representar procesos empresariales como ‘Registro de clientes.’
  • Siempre indica el final de un evento.
  • Utiliza roles/títulos de trabajo en los swimlanes.
  • Piensa en las razones para modelar los flujos de procesos.
Conclusión:

Así que, después de reconocer la importancia de las técnicas de modelado de procesos empresariales, está claro que debemos utilizar los diagramas BPMN para definir gráficamente los procesos de negocio. Para obtener un dibujo sencillo con plantillas, recomendamos ampliamente el uso de EdrawMax BPMN ya que es un software confiable y completo con grandes características.

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