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Cómo Crear un Diagrama de Flujo de Datos en Word

Documenta cada paso del proceso

Es importante que una empresa muestre claramente el flujo de datos en su sistema de información para evitar que se confundan los flujos de datos y los procesos. Este artículo te dará una guía sobre cómo crear diagramas de flujo de datos simples en Word. Luego recomendaremos una herramienta de diagramación poderosa y fácil de usar llamada EdrawMax para ayudarte a crear diagramas de flujo de datos complejos.

EdrawMax

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¿Cómo te gustaría crear tu diagrama de flujo de datos?

Cómo Crear un Diagrama de Flujo de Datos en Word

¿Qué es un Diagrama de Flujo de Datos?

Un diagrama de flujo de datos (DFD) muestra el flujo de los datos a través de un proceso o un sistema. Los DFD están configurados para utilizar símbolos y notación estandarizados para representar entradas de datos, salidas de datos, almacenamiento de datos y flujos de datos.

Los DFD suelen dividirse en DFD lógicos y DFD físicos. El diagrama de flujo de datos lógico describe lo que ocurre en el flujo para realizar determinadas funciones de una empresa. El diagrama de flujo de datos físico describe la implementación del flujo de datos en el sistema.

Los diagramas de flujo de datos pueden clasificarse por niveles. Los niveles del DFD se numeran como 0, 1, 2, y a veces aumentan hasta el nivel 3 o superior si el diagrama de flujo de datos es extremadamente complejo y detallado. También se pueden ampliar los subprocesos como 1.1, 1.2, 1.3, etc. El DFD de nivel 0 también se llama diagrama de contexto, que es el diagrama de flujo de datos más básico y contiene pocos detalles.

diagrama de flujo de datos del almacén

5 Pasos para Crear un DFD en Word

a. Encuentra una plantilla adecuada

Como no hay ninguna plantilla de diagrama de flujo de datos disponible en Word, tienes que utilizar las formas básicas del programa para sustituir los símbolos y la notación esenciales en los DFD y hacer un diagrama de flujo de datos.

  1. Rectángulos que representan las Entidades Externas, que son las fuentes o terminaciones de los datos.
  2. Círculos que representan los Procesos, que son las actividades que cambian o transforman el flujo de datos.
  3. Rectángulos abiertos que representan los Almacenes de Datos.
  4. Las flechas que representan los Flujos de Datos.

Si no tienes ni idea de cómo dibujar diagramas de flujo de datos desde cero, puedes encontrar una plantilla de DFD en internet y luego construir tu propio diagrama de flujo de datos imitando la plantilla.

b. Agregar Formas

Ve a la pestaña Insertar, haz clic en Forma, elige las formas correspondientes en la lista desplegable y añádelas a la página.

Como el tamaño de los diagramas de flujo de datos suele ser grande, es mejor cambiar la orientación de la página. Ve a la pestaña Diseño, haz clic en Orientación y selecciona Paisaje, entonces la página se vuelve transversal.

elegir formas de la galería de formas en Word

Los rectángulos abiertos de un lado y de dos lados para los almacenes de datos no son las formas prediseñadas en Word, por lo que debes crearlas tú mismo.

añadir formas para construir el diagrama de flujo de datos en Word

c. Agregar líneas

Después de añadir formas para construir la estructura principal del diagrama de flujo de datos, necesitas añadir líneas de conexión para indicar las relaciones entre estas formas.

Encuentra la galería de formas en la pestaña Insertar o en la pestaña Formato, haz clic en el símbolo de la Flecha para añadir líneas en el diagrama.

elige las líneas de la galería de formas en Word
añadir líneas desde la galería de formas en Word

d. Agregar texto

Para añadir texto en el diagrama de flujo de datos, hay dos formas diferentes:

Para añadir texto a las formas, puedes hacer clic en ellas y escribir el texto directamente.

añadir texto en el diagrama de flujo de datos en Word

Para añadir texto en las líneas, necesitas insertar cuadros de texto en las líneas y luego escribir el texto en los cuadros de texto.

e. Dar Formato a un DFD

Una vez que hayas hecho un diagrama de flujo de datos básico, puedes dar formato a las formas, el texto y las líneas de conexión con las opciones de formato de Word.

Las opciones de formato están en la pestaña Formato. La opción Estilos de Formas es para cambiar los estilos de forma, como el relleno de la forma, los colores del contorno de la forma y los efectos de la forma. La opción Estilos de WordArt sirve para cambiar los estilos de texto, como el relleno de texto, los colores del contorno de texto y los efectos de texto.

pestaña Formato en Word

Cómo Crear un Diagrama de Flujo de Datos en EdrawMax

Hacer un diagrama de flujo de datos en Word con los cuatro símbolos básicos cuesta mucho más tiempo al construir la estructura del diagrama si crear el diagrama de flujo de datos necesita mostrar más detalles. También requiere algunos pasos adicionales para terminar el diagrama completo.

Comparado con eso, el creador de diagramas profesional, EdrawMax, te dará una gran ayuda. Ya no es necesario consumir tiempo extra en hacer la preparación; y con abundantes plantillas prediseñadas y varios símbolos para diferentes tipos de diagramas, EdrawMax puede ayudarte a crear diagramas de flujo de datos con menos esfuerzo y mejor calidad.

Abundantes plantillas de diagramas de flujo de datos en EdrawMax

Los pasos para crear un diagrama de flujo de datos en EdrawMax:

  1. Activa EdrawMax y selecciona una plantilla de diagrama de flujo de datos deseada en la galería de Diagramas de Flujo.
  2. Haz doble clic en la plantilla para entrar en la interfaz de dibujo y verás que la biblioteca de símbolos aparecerá en el lado izquierdo para que puedas seleccionar cualquier cosa que necesites y añadirla al diagrama.
  3. Modifica y personaliza la plantilla para crear tu propio DFD con herramientas de dibujo fáciles de usar y abundantes símbolos.
  4. Guarda y exporta el diagrama de flujo de datos en formato Word o en otros tipos de archivo comunes.
Haz un diagrama de flujo de datos con la plantilla en EdrawMax

Cómo Guardar un diagrama de EdrawMax como Archivo de Word

Cuando termines de hacer un diagrama de flujo de datos en EdrawMax, puedes elegir guardar o exportar el documento de EdrawMax en formato Word.

Ve a la pestaña Archivo, haz clic en Exportar > Exportar a Word, y el sistema guardará y descargará automáticamente el diagrama de flujo de datos creado como un archivo de Word. Así puedes obtener un diagrama de flujo de datos en formato Word. Todos los archivos de Microsoft Office exportados desde EdrawMax son editables.

Además, también puedes exportar los diagramas de EdrawMax terminados en muchos otros tipos de archivos comunes, como gráficos, PDF, PowerPoint, Excel, HTML y SVG. Te resultará mucho más cómodo compartir y transmitir tus diseños y diagramas con colegas y amigos que no utilizan EdrawMax.

Exportar un diagrama de flujo de datos en EdrawMax
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