Cómo crear

Cómo crear un diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar

Cómo crear un diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar

1. ¿Qué es el diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar?

Los diagramas de flujo se utilizan para construir planes de negocios, algoritmos o para mostrar los pasos de un problema. Varios programas ayudan a desarrollar diagramas de flujo. La principal razón para hacer el diagrama de flujo es darles a las personas un punto de referencia cuando se trata de cualquier proyecto o proceso. El diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar muestra el proceso mediante símbolos que contienen la información sobre cada paso.

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En los proyectos comerciales, los diagramas de flujo del proceso de cuentas por pagar se crean para mostrar al departamento de contabilidad y finanzas. Sin embargo, este tipo de diagramas de flujo es la colección de elementos contables estandarizados en los que las formas te ayudarán a diseñar procesos contables. Estos gráficos incluyen el proceso de compra, el diagrama de flujo de cuentas por pagar, el diagrama de flujo de recepción de ganancias, el diagrama de recepción de cuentas y otros más. En este artículo, discutiremos cómo dibujar el diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar en detalle.

1.1 Los procedimientos de cuentas por pagar

Crear una guía AP (Automatización de Procesos) de procesos y procedimientos ayudará a reducir los errores. A continuación, te mostramos una guía para describir los procedimientos:

  • Obtén la factura de pago del proveedor y genera una coincidencia de tres vías para verificar la coherencia con las facturas, la recepción de productos y las órdenes de compra.
  • Los procedimientos de cuentas por pagar deben verificar los recibos de la mercancía para la aprobación del pago de la factura.
  • Los pagos son emisiones de acuerdo con las facturas confirmadas por el departamento de AP, y las incongruencias se corrigen antes.
  • Una vez que envíes el pago, marca la factura como pagada.
diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar

2. Pasos del proceso de cuentas por pagar

Hay cuatro procesos principales en el proceso de cuentas por pagar. Esto incluye:

  • Configuración de cuentas por pagar
  • Procesamiento de factura
  • Procesamiento especial
  • Reporte

2.1 Configuración de cuenta por pagar

En este paso, debes considerar las necesidades de informes y el procesamiento de pagos. conoce a la empresa y la estructura del proveedor, si cumple con los requisitos o no. Luego configura la aplicación de la cuenta por pagar de acuerdo con los datos recopilados. Además, se incluirá la información de las cuentas bancarias en las que se realizarán los pagos, los términos y las condiciones del monto junto con el pago del proveedor.

2.2 Procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Consiste en el pago, liberación e ingreso de facturas. Además, mantén contigo la factura al momento en que la pagas. Sin embargo, hay que cerrar los períodos contables durante este proceso.

2.3 Procesamiento especial de cuentas por pagar

Para ingresar el monto que pagó de facturas, puede usar las solicitudes de Cuentas por pagar, las cuales incluyen el pago de nómina, la creación de una nota de crédito y pagos anuales. Sin embargo, también se pueden realizar reportes sobre información importante.

2.4 Reportes de cuentas por pagar

Este programa te permite recopilar los reportes sobre las cuentas por pagar pendientes, el historial de facturas y los montos restantes de los proveedores, el saldo de los empleados y más. Utiliza la aplicación para completar los informes federales.

diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar
Fuente: Netsuite

3. Recomendaciones para hacer un diagrama de flujo perfecto del proceso de cuentas por pagar

El departamento de finanzas requiere un diagrama de flujo cuando considera que el equipo está teniendo dificultades para encontrar los requerimientos de la organización y el sistema de facturación. Sin embargo, las siguientes recomendaciones podrían ayudar a crear un diagrama de flujo simple y fácil de entender.

3.1 Utiliza herramientas digitales

Aplicar esta solución no solo se trata de reemplazar el flujo de trabajo de papel a digital. Y tiene muchos beneficios, incluyendo la disponibilidad de forma digital de la información que solía estar en el escritorio de los empleados o incluso en sobres sin abrir.

Con la automatización de AP, las facturas se rastrearán automáticamente y todo se almacenará de forma digital. De esta manera, el equipo obtendrá las pautas correctas sobre qué información deben completar antes de fin de mes. Terminarán los libros contables de acuerdo con el diagrama de flujo digital.

Además, el fácil acceso a los datos por parte del equipo de AP también los ayudará a mejorar el flujo de caja y verificar los pagos entrantes con la ayuda del diagrama de flujo. Al tener todos los intentos de facturación en la herramienta digital, conocerán todos los intentos de fraude con respecto a algún pago. Aquellas empresas que no pueden controlarlo o que tienen dispositivos digitales son las que tienen más probabilidades de sufrir problemas de fraude por error o engaño por parte de los empleados.

3.2 Operaciones de tareas repetitivas

Los equipos de AP realizan varias tareas repetidamente, que incluyen el procesamiento, la verificación y el envío de facturas para su aprobacion y la creación de listas de órdenes de compra en línea. Se pueden operar todas las tareas mensuales a través de la solución de automatización de cuentas por pagar. En primer lugar, comienza con la creación de un gráfico para el sistema actual y encuentra los pasos que podrían funcionar implementando las reglas comerciales en el pedido.

3.3 Uso de métricas de rendimiento

Una vez que esté implementada la AP, asegúrate de monitorear su desempeño mediante el seguimiento de algunas métricas críticas. Sin embargo, son posibles variaciones según el negocio. Estos son los cuatro parámetros que toda empresa debería considerar:

  • Tarifas adaptables para pagos basadas en pedidos;
  • Plazo del desarrollo y ejecución completo;
  • Tasa de distribución (automática);
  • Tiempo de aprobación (manual).
diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar
Fuente: Slideteam

4. Cómo crear el diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar

Hay dos métodos para crear un diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar u otros diagramas de flujo.

4.1 Cómo crear el diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar

Se puede hacer fácilmente el diagrama de flujo del proceso de las cuentas por pagar utilizando programas. Todo lo que necesitas hacer es descargar el software y los pasos son los siguientes:

  • Haz clic en el diagrama de flujo contable;
  • Crea el diseño que necesitas;
  • Coloca los símbolos que necesitas para recrear el proceso;
  • Asegúrate de enlazar las líneas del conector en el centro para mostrar claramente todo el procedimiento;
  • Después de completar los diagramas, guárdalo.

4.2 Cómo crear el diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar con EdrawMax

Paso 1: Ejecuta EdrawMax en línea, luego haz clic en Diagrama de flujo para elegir una plantilla y comenzar;

diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar
Fuente: EdrawMax

Paso 2: Selecciona una plantilla de la librería de plantillas o haz clic en + para crear una, usa los símbolos y formas en la barra de herramientas para seguir editando;

diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar
Fuente: EdrawMax

Paso 3: Una vez finalizada tu creación, expórtala en múltiples formatos y compártela o imprímela.

diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar
Fuente: EdrawMax

5. Conclusión

En este artículo, hemos analizado los detalles relacionados con la forma de dibujar los diagramas de flujo del proceso de cuentas por pagar. Sin embargo, tiene muchas formas y trucos utilizados para simplificar el proceso y hacerlo comprensible. Además, con el diagrama de flujo del proceso de cuentas por pagar, se minimizan las posibilidades de errores y el equipo obtiene las pautas de trabajo mensuales.

Se tiene que hacer un diagrama de flujo que defina perfectamente los planes, productos, compras, pagos y otros detalles financieros. En consecuencia, EdrawMax es la herramienta más sencilla para crear diagramas de flujo de procesos de cuentas por pagar y más diagramas.

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