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> Basis-Diagramm > So erstellen Sie ein Ablaufdiagramm für den Kreditorenbuchhaltungsprozess
Edraw | 04/25/2021

1. Was ist das Ablaufdiagramm für den Kreditorenbuchhaltungsprozess?

Flussdiagramme werden verwendet, um Geschäftspläne und Algorithmen zu erstellen oder die Fehlerschritte anzuzeigen. Mehrere Software hilft bei der Entwicklung von Flussdiagrammen. Der Hauptgrund für die Erstellung des Flussdiagramms besteht darin, den normalen Menschen zu zeigen oder ihnen den Bezugspunkt zu geben, wenn sie sich mit einem Projekt oder Prozess befassen. Das Flussablaufdiagramm für Kreditorenbuchhaltung ist das Diagramm, das den Prozess zeigt, während mehrere Symbole verwendet werden, die alle Informationen zu jedem Schritt enthalten.

In Geschäftsprojekten werden Ablaufdiagramme für Kreditorenprozesse erstellt, um die Buchhaltungs- und Finanzabteilung anzuzeigen. Diese Art von Flussdiagrammen ist jedoch die Sammlung normalisierender Abrechnungselemente, in denen Formen Ihnen beim Entwerfen von Abrechnungsprozessen helfen. Diese Diagramme umfassen den Kaufprozess, das Flussdiagramm für die Kreditorenbuchhaltung, das Flussdiagramm für den Gewinnempfang, das Diagramm für den Kreditempfang usw. In diesem Artikel wird ausführlich erläutert, wie das Flussdiagramm für den Kreditorenbuchhaltungsprozess gezeichnet wird.

1.1 Die Kreditorenbuchhaltung

Das Erstellen des Leitfadens vor AP-Prozessen und -Verfahren hilft, die Fehler zu reduzieren. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zur Beschreibung der Verfahren:

  • Holen Sie sich die Lieferantenzahlungsrechnung und generieren Sie eine Drei-Wege-Übereinstimmung, um die Konsistenz mit Rechnungen, Produkteingängen und Bestellungen zu überprüfen.
  • Kreditorenbuchhaltungsverfahren müssen die Wareneingänge für die Genehmigung der Rechnungszahlung überprüfen.
  • Zahlungen sind Probleme gemäß den von der AP-Abteilung bestätigten Rechnungen, und die Abweichungen werden zuvor korrigiert.
  • Wenn Sie die Zahlung gesendet haben, markieren Sie die Rechnung als erledigt oder bezahlt.
accounts payable process flow chart

2. Die Schritte des Kreditorenbuchhaltungsprozesses

Es gibt vier Hauptprozesse des Kreditorenprozesses. Es enthält:

  • Kreditorenbuchhaltung einrichten
  • Rechnungsverarbeitung
  • Spezielle Verarbeitung
  • Berichterstattung

2.1 Einrichtung der Kreditorenbuchhaltung

In diesem Schritt müssen Sie die Berichtsanforderungen und die Zahlungsabwicklung berücksichtigen. Informieren Sie sich über das Unternehmen und die Struktur des Anbieters, die den Anforderungen entspricht. Stellen Sie dann den Kreditorenantrag gemäß den gesammelten Daten ein. Darüber hinaus enthält es die Bankkontoinformationen, in denen Sie Zahlungen, Bedingungen und Konditionen des Betrags vornehmen, den Sie zusammen mit der Zahlung des Lieferanten haben.

2.2 Kreditorenbuchhaltung Rechnungsbearbeitung

Es besteht aus dem Bezahlen, Freigeben und Eingeben von Rechnungen. Bewahren Sie die Rechnung außerdem zwischen dem Zeitpunkt auf, an dem Sie sie bezahlen. Während dieses Prozesses müssen jedoch die Abrechnungsperioden geschlossen werden.

2.3 Sonderbearbeitung der Kreditorenbuchhaltung

Um den Betrag einzugeben, den Sie für die Rechnungen bezahlt haben, können Sie die Kreditorenbuchhaltungsanwendungen für die Verarbeitung verwenden, einschließlich der Zahlung von Mitarbeiterbeträgen, der Erstellung eines Wechsels und der jährlichen Zahlungen. Man kann jedoch auch über wichtige Informationen berichten.

2.4 Kreditorenbuchhaltung

Mit diesem Programm können Sie Berichte über offene Verbindlichkeiten, Rechnungsverlauf und verbleibende Lieferantenbeträge, Mitarbeitersaldo und mehr erfassen. Verwenden Sie die Anwendung, um die Bundesberichterstattung abzuschließen.

accounts payable process flow chart
Quelle: Netsuite

3. Tricks, um ein perfektes Ablaufdiagramm für den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu erstellen

Die Finanzabteilung benötigt ein Flussdiagramm, wenn sie der Meinung ist, dass ihr Team Schwierigkeiten hat, die Anforderungen und das Rechnungssystem des Unternehmens zu ermitteln. Die folgenden Hacks können Ihnen jedoch dabei helfen, ein einfaches Flussdiagramm zu erstellen, das leicht zu verstehen und zu fließen ist.

3.1 Verwenden Sie digitale Werkzeuge

Bei der Anwendung der Lösung für Kreditorenbuchhaltung geht es nicht nur darum, die papierbasierte Arbeit aus dem digitalen Workflow zu ersetzen. Es hat viele Vorteile, einschließlich der Bereitstellung aller Informationen in digitalem Format, die für Mitarbeiter-Schreibtische oder sogar ungeöffnete Umschläge verwendet werden.

Mit der AP-Automatisierung werden Rechnungen automatisch nachverfolgt und alles im digitalen Archiv gespeichert. Auf diese Weise erhält das Team die richtigen Richtlinien darüber, welche Informationen vor Ende des Monats ausgefüllt werden müssen. Sie beenden die monatlichen Zahlungsbücher gemäß dem digitalen Flussdiagramm.

Darüber hinaus hilft der einfache Zugriff auf Daten für das AP-Team, Werbeaktionen zu erhalten, den Cashflow zu verbessern und die eingehenden Zahlungen mithilfe des Flussdiagramms zu überprüfen. Wenn Sie alle Rechnungsversuche mit dem digitalen Tool wiedererlangen, wissen Sie außerdem über jeden Betrugsversuch in Bezug auf die Zahlung Bescheid. Unternehmen, die es nicht kontrollieren können oder über digitale Geräte verfügen, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit Betrugsproblemen ausgesetzt, wenn sie von den Mitarbeitern irrtümlich oder getäuscht werden.

3.2 Wiederholte Aufgaben ausführen

AP-Teams führen so viele Aufgaben wiederholt aus, einschließlich Rechnungsbearbeitung, Überprüfung und Senden an den Genehmigenden sowie zeilenweise Erstellung der Bestellliste. Alle monatlichen Aufgaben können über die Automatisierungslösung für Kreditorenbuchhaltung ausgeführt werden. Beginnen Sie zunächst mit der Erstellung eines Diagramms für das aktuelle System und ermitteln Sie die Schritte, die durch die Implementierung von Geschäftsregeln in der Reihenfolge ausgeführt werden können.

3.3 Verwendung von Leistungsmetriken

Stellen Sie nach der Implementierung von AP sicher, dass Sie die Leistung überwachen, indem Sie einige wichtige Messdaten nachverfolgen. Je nach Geschäft sind jedoch Abweichungen möglich. Hier sind die vier Parameter, die jedes Unternehmen berücksichtigen sollte:

  • Adaptive Tarife für die auftragsbezogenen Zahlungen;
  • Komplette Entwicklungsvorlaufzeit;
  • Verteilungsrate (automatisch);
  • Genehmigungszeit (manuell).
accounts payable process flow chart
Quelle: Slideteam

4. So erstellen Sie das Ablaufdiagramm für den Kreditorenbuchhaltungsprozess

Beim Erstellen eines Prozessablaufdiagramms für Kreditorenbuchhaltung oder anderer Flussdiagramme gibt es zwei Methoden, die vollständig erstellt werden müssen.

4.1 So erstellen Sie das Ablaufdiagramm für den Kreditorenbuchhaltungsprozess im Allgemeinen

Mit mehreren Programmen kann das Ablaufdiagramm für Kreditorenbuchhaltung einfach erstellt werden. Sie müssen lediglich die Software herunterladen. Weitere Schritte sind wie folgt:

  • Klicken Sie auf das Abrechnungsflussdiagramm.
  • Erstellen Sie das gewünschte Design.
  • Geben Sie die Symbole ein, die Sie zum Erstellen des Prozesses benötigen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Verbindungsleitungen dazwischen liegen, um den gesamten Vorgang klar darzustellen.
  • Speichern Sie die Diagramme, nachdem Sie sie ausgefüllt haben.

4.2 So erstellen Sie das Ablaufdiagramm für den Kreditorenbuchhaltungsprozess in EdrawMax

Schritt 1: Öffnen Sie EdrawMax online/software und klicken Sie dann auf Flussdiagramm, um eine Vorlage für den Einstieg auszuwählen.

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Quelle: EdrawMax

Schritt 2: Wählen Sie eine Vorlage aus der Vorlagengalerie aus oder klicken Sie auf „+“, um eine Vorlage zu erstellen, und verwenden Sie Symbole und Formen in der Symbolleiste, um die Bearbeitung fortzusetzen.

accounts payable process flow chart
Quelle: EdrawMax

Schritt 3: Exportieren Sie die Erstellung nach Abschluss in mehrere Formate und geben Sie sie direkt frei oder drucken Sie sie aus.

accounts payable process flow chart
Quelle: EdrawMax

5. Schlussfolgerung

In diesem Artikel haben wir die Details zum Zeichnen der Ablaufdiagramme für Kreditorenprozesse erläutert. Es gibt jedoch so viele Möglichkeiten und Hacks, um den Prozess zu vereinfachen und verständlich zu machen. Darüber hinaus wird mit dem Ablaufdiagramm der Kreditorenbuchhaltung die Fehlerwahrscheinlichkeit minimiert und das Team erhält die monatlichen Arbeitsrichtlinien.

Man muss ein Flussdiagramm erstellen, das die Pläne, Produkte, den Kauf, die Zahlungen und andere finanzielle Details perfekt definiert. Dementsprechend ist EdrawMax das einfachste Tool, um Ablaufdiagramme für Kreditorenprozesse und weitere Diagramme zu erstellen.