SOP（標準作業手順書）とは？その種類、利点や実例などをご紹介

SOP（標準作業手順書）について詳しく紹介します

編集者： 成海

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標準作業手順書(SOP)は、日常行われるタスクを完了する際、正しいアクティビティや方向性について示した手順です。ここではSOPの意味について説明し、正しいSOPの作り方をガイドします。また、SOPの利点やユースケースについても説明し、弊社の無料SOPテンプレートを紹介しています。

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Part 1: 標準作業手順書SOPとは

標準作業手順書SOP(Standard Operating Procedures)は、組織の中でチームメンバーや社員がどのように特定のアクティビティを実行してタスクを完了したらよいのかをわかりやすく指示するガイドや文書のこと言います。 SOPを使用して、すべての業務コンポーネントが正しいガイドラインに沿って動き、すべてのメンバーが同じように働くことを目的としています。SOPは組織が徐々に悪化していくのを阻止し、各プロセスが計画通りに遂行できるようにします。

SOPは、組織がどのように機能するかをガイドライン化した手順書です。SOPには、ビジネスが成功するために必要な業務方針、標準、プロセス、その他の手順が含まれています。プロセスの文書と比較すると概要的ですが、シンプルな手順書よりもずっと具体的です。SOPを使って、皆さんの仕事の方針や標準を作成することができます。また、皆さんの組織のマーケティング、オペレーション、総務向けにこの手順を役立てることができます。

Part 2: 標準作業手順書の種類

2.1 ステップバイステップ形式のSOP

ステップバイステップのSOPチャートはシンプルで、手順を単刀直入に示すため、文書作成が簡単です。片側にタスクを記載し、タスクを完了したらその名称の横に指示と詳細を添えます。また、この文書形式であれば、従業員が容易にSOPに従うことができます。EdrawMaxを使うと、ステップ形式で標準作業手順作成することができます。

2.2 フローチャート形式

フローチャートは、プロセスがどのように作用するのかを図に表し、ワークローの理解を深めています。SOPの意味を説明するために各手順間の関係性を示します。プロセスのフローチャート形式は、アクティビティが複数の結果を導き、意思決定に関わっているような場合に最適です。組織の日常のアクティビティの場合は、結果がファクタ（要因）によって決まるので、手順に影響します。

2.3 階層形式

階層形式の標準作業手順書は、より具体的な点以外はステップバイステップ形式に似ています。階層形式では各手順がリストアップされ、どの部分に最初に着目するべきかを示します。また、どのようにプロセスが手順を追って動いていくかについて、特定のタスクや指示を完了するための手順も示します。プロセスをより効率よくするために、タスクやアクティビティのどの部分が最初に完了していなければならないかについても説明します。

2.4 チェックリスト形式

チェックリスト形式のSOP文書は、プロセスを完了するためのガイドラインを示します。 シンプルで理解が簡単です。チェックリストを作成する際、組織における日常のアクティビティについてヘッダーを作成する必要があります。次に、各ヘッダーのチェックリストを作成し、従業員がタスクを完了するために必要な正しい手順を示します。EdrawMaxの無料テンプレートを使って、チェックリストを作成してみてください。

Part 3: SOPの利点

SOPは、組織内のプロセスとオペレーションに一貫性をもたらします。SOPは、すべてのアクティビティが職場環境内で円滑に進むように支援します。従業員やスタッフ全員が同じSOPを使います。皆が同じ場で働き、各自の責務を理解しているということです。誰もが各自のタスクを完了する方法を熟知していれば、時間やリソースの節約に繋がります。

組織の標準的な業務手順においてエラーを減らし、SOPを利用することで円滑なワークフローを確立します。タスクを処理する際に同じ指示を得られれば、従業員は皆、指示に従って日常的に業務を行い、日々上達していきます。一貫していないガイドラインを利用したために発生するエラーすべてを排除し、すべての部署のワークフローが向上します。

組織の標準作業手順書を使って、時間を節約し、効率を考えたワークフローを作成します。SOPがなければ、従業員はそれぞれのやり方でタスクを行い、異なる時間にタスクを完了します。逆に、同じガイドラインを使って行った場合は、決められた時間内にタスクを完了することができます。正しいSOPを作成し、組織で導入するのには時間はかかりますが、業務を幅広い視野で捉え、その努力を惜しまなければ、後にたくさんの時間を節約できるのです。

SOPを使い、従業員のために安全な環境を確保します。これらの指示は、個人の災難と潜在的な債務の両方の面で従業員の安全を確保できるのであらゆる業種や組織において欠かせません。会社が提供するガイドラインに沿って、すべての従業員が働けば、働き方の違いから発生する個人が関わる事故が少なくなり、裁判事例に至ることがなくなります。

Part 4: ビジネスや教育におけるSOPのユースケース

★ 雇用

• 標準作業手順書を使って募集内容を送信する。
• 会社が用意した指示に従って新入社員のトレーニングを行う。
• 従業員のオリエンテーションとトレーニングに使う。
• すべてのアクティビティについて従業員のパフォーマンス評価を行う。

★ 顧客サービスとマーケティング

• SOPを使い、ソーシャルメディアと広告を利用して正しいマーケティング手順を実施する。
• スローガン、クリエイティブなタイトル、製品名、引用を作成し、売り上げを伸ばす。
• SOPを使い、効率の良い製品の発送プロセスを確立し、顧客反応を得る。
• SOPに沿って、顧客に保証と返金ポリシーについて伝える。
• 顧客からの苦情と提案を記録し、回答する。

★ 総務

• 正しいSOPを使い、集金／請求プロセスにおいて一貫した売掛勘定手順を確立する。
• 支払勘定の締日に注意し、支払いを確実に行い、キャッシュフローを最適化しておく。

★ 生産

• 生産ラインの業務に標準業務手順書を導入し、従業員に指示を与える。
• SOPを使い、遅延を起こさずに機器を検査する。機器のメンテナンスを管理する。
• SOPを使い、新入社員に生産ラインにおける業務のやり方を示し、トレーニングを行う。

Part 5: 無料のSOP テンプレート

無料のSOP テンプレートを使って、簡単に標準作業手順書を作成することができます。この手順は、プロセスの特定のタスクとアクティビティを完了する方法についての詳細を説明することを目的としていますが、SOPの作成には時間と努力要します。そのため、専門家は編集可能なテンプレートを使ってこれらのチャートを作成します。以下に無料のSOP テンプレートの例をいくつか挙げています。

例 1：トレーニングのSOP例

このトレーニングのSOP例では、トレーニングの分類に関するガイドラインを説明しています。 新入社員、既存の社員、ビジター、契約社員の4つのトレーニングカテゴリがあります。 標準作業手順書には、特定のタスクを完了する方法、や円滑なワークフローの設定の方法に関する指示が記載されています。ステップバイステップ形式のアクティビティが挙げられており、ほかのアクティビティに進む前に、該当アクティビティのどの部分を完了していなければならないかを説明しています。

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例 2：製造のSOP例

標準作業手順書には、プロセスを完了するための明白な指示が記載されています。このテンプレートの製造のSOP例では、サービスや製品の生産におけるタスクとアクティビティが示されています。製造は、チームのプロセスです。必要な時間とリソースは、コミュニケーションとメンバー同士のチームワークによって左右されます。SOPを使えば、誰もが時間内にタスクを完了する方法について簡単に指示を確認することができます。

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例 3：プロジェクト管理のSOP例

プロジェクト管理のSOP例のテンプレートでは、フローチャートのSOP形式を使って建設プロジェクトのワークフローを説明しています。 意思決定が関わっている場合は、この形式を使います。同じ手順でも異なる結果に至ることがあります。フローチャートを使ってプロセスのSOPを図に表すことで関与している者たちが理解したり、改善の方法を見出したりすることが容易になります。

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Part 6: SOPについてよくある質問（FAQ）

1. ビジネスにおけるSOPとは

ビジネスにおけるSOPとは、タスクを完了するために行う特定のアクティビティとオペレーションを説明する際に使う手順のことを言います。SOPには、州法、産業法に基づいた標準的な手順とビジネスを拡大していく手法が記載されています。職場の不慮の事故や裁判事例が発生するのをできるだけ抑えるため、これらの手順は、あらゆる業種で欠かすことができません。また、チームメンバー間のコミュニケーションも改善します。

2. SOPが重要である理由

SOPにより、一貫性と円滑なワークフローが生まれます。SOPがなければ、従業員がそれぞれのやり方でタスクや日常のアクティビティを行います。すぐに作業を完了する従業員もいれば、遅い従業員もいます。SOPがあれば、プロセスに対して誰もが同じガイドラインに沿って行うので、完了に要する時間もほぼ同じになります。同じ手順で誰もが仕事をするので、チームワークが向上し、メンバー間の個人的な問題を排除することも可能です。

3. 製造におけるSOPとは

製造におけるSOPは、従業員の安全作業の施行を確立します。作業員のために健康的な職場環境を作り、潜在的な事故（債務）を減らします。製造におけるSOPの文書には、作業員が行う日常の製造タスクに役立つ手順が盛り込まれています。チームメンバー間のコミュニケーションを向上させ、誰もが同じSOP文書を確認するので、全体の工程が円滑に進みます。

4. 標準作業手順書による官僚体制的な意思決定への影響

標準作業手順書は、一貫した規則を適用し、官僚体制的な意思決定に影響を及ぼします。SOP作成の目的は、管理ディレクトリと業務ガイドラインが、契約しているユニットメンバーすべてに対して同じ状況下で説明されているかどうかを確かにすることです。統一適用手順を使えば、取り残される者はいなくなります。誰もが同様の手順が書かれた同じ文書を手に取りとるのです。

Part 7: ポイントのまとめ

標準作業手順書の作成には幾分時間がかかりますが、長い目でみると、後にたくさんの時間を節約できるようになります。 同じようなガイドラインに従うことや正しい手順を実行するように指示することで、組織のワークフローは向上します。正しいツールを使えば、SOP文書を簡単に作成することができます。

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