Rapport de dépenses

Un rapport de dépenses est un état détaillé des dépenses enregistrées, des dépenses, des paiements et des charges pour une activité/un événement spécifique. Les frais d'essence, les repas, les factures de téléphone, etc. sont des exemples courants de ce type de dépenses. Un rapport de dépenses permet de contrôler les sorties de capitaux d'une entreprise. Il s'agit donc d'un document important pour le suivi des dépenses liées aux projets d'entreprise. Ce document peut être créé manuellement ou à l'aide d'outils en ligne tels que MS Word, Excel, PDF ou tout autre logiciel de comptabilité. Des modèles de notes de frais intégrés sont également disponibles gratuitement en ligne pour certaines activités professionnelles.

L'histoire des rapports de dépenses est aussi ancienne que celle des normes commerciales - il y a environ 9 000 ans, lorsque l'homme a compris les bases du commerce. Depuis que l'homme a décodé les secrets d'un commerce fructueux et de la tenue de registres, les notes de frais existent sous une forme ou une autre.

Au fil du temps et de l'évolution des civilisations, les modifications apportées à la forme et au format de la note de frais ont permis d'en améliorer la structure. Avec l'invention du papier, il était plus pratique pour les comptables de conserver les rapports physiques et de tenir les caisses enregistreuses.

Par la suite, la technologie numérique a remplacé le papier par des logiciels. De nos jours, nous créons des notes de frais à l'aide de logiciels de comptabilité spécialisés ou d'outils en ligne, tels que MS Word, Excel, PDF.

Il est nécessaire de connaître les usages du rapport de dépenses. Le rapport aide les entreprises de la manière suivante.

• Il permet de créer un registre de toutes les dépenses effectuées dans le cadre d'un projet. Cela permet de se faire une idée du coût global du projet. Ce coût est important pour extraire le ROI (retour sur investissement).
• Il permet de rembourser aux salariés les frais qu'ils ont engagés pour le compte de l'entreprise. Il s'agit d'une culture courante dans les petites usines ou industries où une ou deux personnes seulement sont propriétaires de l'entreprise.
• Ce document aide les particuliers à remplir leur déclaration d'impôt. Le rapport est complet et bien articulé. Il contient tous les détails nécessaires à l'établissement d'une déclaration d'impôts.
• Un vieux dicton dit que si l'on ne peut pas le mesurer, on ne peut pas le contrôler. Un rapport de dépenses est un outil permettant de mesurer et de suivre les sorties de capitaux afin d'ajouter de la valeur en éliminant les processus supplémentaires sans valeur.

Le rapport de dépenses est le cœur d'un cercle d'affaires. Dans les entreprises, les rapports de dépenses sont étudiés en détail à la fin de chaque mois lors de la présentation du rapport sur les écarts budgétaires (BVR).

Il montre la situation financière d'une entreprise et la différence entre le budget prévu pour un mois donné et les dépenses réelles encourues au cours de ce même mois. En période de difficultés financières et de récession, le document joue un rôle essentiel en présentant une image détaillée des dépenses et en indiquant où l'organisation peut réduire les coûts pour fonctionner sans heurts.

Les rapports de dépenses sont également utiles pour planifier le budget d'un prochain cycle d'activité. Il met en évidence les dépenses antérieures et l'inflation. Cela permet à l'équipe financière de prévoir l'année budgétaire suivante. Le document montre une réunion d'affaires au cours de laquelle des entrepreneurs se lancent dans la création d'une entreprise et attirent des sponsors qui reflètent les dépenses du projet précédent.

Une note de frais type comprend les informations clés suivantes en colonnes.

1. Nom de l'organisation

Elle doit être mentionnée dans le coin supérieur gauche du document.

1. Date du rapport

Celles-ci sont nécessaires et inscrites sur la partie principale du rapport.

1. Détail des dépenses

Ce sont les éléments sur lesquels les dépenses ont été effectuées.

1. Montant des dépenses totales engagées dans la dernière colonne

Toutes les dépenses sont additionnées pour obtenir le montant total des dépenses encourues pour un projet.

1. Signature et date

Pour être autorisé, le document doit être signé par l'employé et son chef de service.

Voici les types de rapport de dépenses

• Un rapport de dépenses ponctuel

Il est utile si l'entreprise n'est pas régulière et s'il s'agit d'un projet pilote. Dans ce cas, il est utile d'établir un rapport de dépenses.

• Un "rapport de dépenses récurrentes"

Il est utile dans une petite usine où les fournisseurs se rendent quotidiennement au marché pour acheter des marchandises.

• Un "rapport de dépenses à long terme"

Dans les grandes organisations, il est utile de discuter des dépenses à la fin de chaque mois, puis à la fin de l'année, afin de modifier la stratégie pour le mois et l'année à venir, respectivement.

Voici les étapes simples pour créer un rapport de dépenses dans Excel.

Étape 1: Ouvrez Excel et cliquez sur Nouveau.

Étape 2: Créez une note de frais à partir de zéro, mentionnez le nom de l'organisation en haut de la feuille. Ajoutez des dépenses et faites des colonnes. Tapez les détails et les montants. Enfin, faites la somme des montants. Ajoutez la barre de signature et la date au bas de la feuille.

Étape 3: Cliquez ensuite sur Fichier pour enregistrer la note de frais.

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Laissez-nous vous expliquer comment vous pouvez utiliser EdrawMax pour créer une note de frais rapidement et facilement. Il suffit de suivre les étapes mentionnées ci-dessous :

Étape 1 : Ouvrir Edraw

Tout d'abord, téléchargez et installez le logiciel Edraw Max sur votre PC. Lancez l'application et cliquez sur Nouveau.

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Étape 2 : Accéder aux formulaires

Descendez ensuite jusqu'à la dernière option, à savoir Formulaires, dans le volet de navigation situé à gauche. Sélectionnez l'option "Rapport de dépenses". Vous pouvez maintenant cliquer sur un modèle pré-conçu et modifiable gratuitement ou cliquer sur "+" pour en créer un à partir de zéro.

Étape 3 : Rapport de conception

Pour les besoins de cet article, nous utiliserons un modèle gratuit. À l'aide des onglets (en haut) et de la fenêtre de format (à droite), nous allons maintenant modifier et personnaliser la note de frais.

Étape 4 : Enregistrer

Enfin, une fois que vous avez terminé, cliquez sur Fichier pour enregistrer votre rapport de dépenses. Vous pouvez l'enregistrer sur votre PC ou sur le nuage. Vous pouvez également l'enregistrer dans différents formats de fichiers.

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