Comment Créer un Organigramme Process des Comptes Fournisseurs

1. Qu'est-ce que l'organigramme du processus des comptes fournisseurs ?

Les organigrammes sont utilisés pour construire des plans d'affaires, des algorithmes ou pour montrer les étapes du problème. Plusieurs logiciels aident à développer des organigrammes. La principale raison derrière la création de l'organigramme est de montrer aux gens ordinaires ou de leur donner le point de référence lorsqu'ils traitent d'un projet ou d'un processus. L' organigramme du processus des comptes fournisseurs est le diagramme qui montre le processus tout en utilisant plusieurs symboles qui contiennent toutes les informations sur chaque étape.

Dans les projets d'entreprise, les organigrammes des processus des comptes fournisseurs sont construits pour montrer le service comptable et financier. Cependant, ce type d'organigrammes est la collection d'éléments comptables normalisants dans lesquels des formes vous aideront à concevoir des processus comptables. Ces graphiques incluent le processus d'achat, l'organigramme des comptes fournisseurs, l'organigramme de réception des bénéfices, le diagramme de réception des comptes, etc. Dans cet article, nous verrons comment dessiner en détail l'organigramme du processus des comptes fournisseurs.

1.1 Les procédures relatives aux comptes fournisseurs

La création du guide avant les processus et procédures AP aidera à réduire les erreurs. Voici le guide pour décrire les procédures :

• Obtenez la facture de paiement du fournisseur et générez une correspondance à trois pour vérifier la cohérence avec les factures, les reçus de produits et les bons de commande.
• Les procédures de comptabilité fournisseurs doivent vérifier les entrées de marchandises pour l'approbation du paiement des factures.
• Les paiements sont émis selon les factures confirmées par le service AP, et les écarts sont corrigés avant lui.
• Une fois le paiement envoyé, marquez la facture comme terminée ou payée.

2. Les Étapes du Processus des Comptes Fournisseurs

Il existe quatre processus principaux du processus des comptes fournisseurs. Il comprend :

• Configuration des comptes fournisseurs
• Traitement de facture
• Traitement spécial
• Rapports

2.1 Configuration du Compte Fournisseur

Dans cette étape, vous devez prendre en compte les besoins de reporting et le traitement des paiements. Découvrez l'entreprise ainsi que la structure du fournisseur, qui répond aux exigences. Ensuite, définissez l'application de comptabilité fournisseurs en fonction des données collectées. De plus, il comprendra les informations sur les comptes bancaires dans lesquels vous effectuerez les paiements, les modalités et conditions du montant que vous avez ainsi que le paiement du fournisseur.

2.2 Traitement des Factures des Comptes Fournisseurs

Il consiste à payer, valider et saisir des factures. De plus, maintenez la facture entre les moments où vous les payez. Cependant, il faut clôturer les périodes comptables au cours de ce processus.

2.3 Traitement Particulier des Comptes Fournisseurs

Pour saisir le montant que vous avez payé pour les factures, vous pouvez utiliser les applications des comptes fournisseurs pour le traitement, notamment le paiement des montants des employés, la création d'une lettre de change et les paiements annuels. Cependant, on peut également faire des rapports sur des informations importantes.

2.4 Rapports sur les comptes fournisseurs

Ce programme vous permet de collecter les rapports sur les comptes fournisseurs ouverts, l'historique des factures et les montants fournisseurs restants, le solde des employés, etc. Utilisez l'application pour remplir les rapports fédéraux.

3. Astuces pour Créer un Organigramme de Processus de Comptabilité Fournisseurs Parfait

Le service financier a besoin d'un organigramme lorsqu'il pense que son équipe a du mal à trouver les exigences de l'organisation et le système de facturation. Cependant, voici les hacks qui pourraient vous aider à générer un organigramme simple, facile à comprendre et à gérer.

3.1 Utiliser des outils numériques

L'application de la solution de comptabilité fournisseurs ne consiste pas seulement à remplacer le travail papier du flux de travail numérique. Il présente de nombreux avantages, notamment l'obtention de toutes les informations au format numérique habituelles sur les bureaux des employés ou même sur des enveloppes non ouvertes.

Avec l'automatisation AP, les factures seront automatiquement suivies et tout sera stocké dans les archives numériques. De cette façon, l'équipe obtiendra les directives correctes sur les informations à compléter avant la fin du mois. Ils mettront fin aux livres de paiement mensuels selon l'organigramme numérique.

De plus, l'accès facile aux données de l'équipe AP les aidera également à obtenir des promotions, à améliorer la trésorerie et à vérifier les paiements entrants à l'aide de l'organigramme. De plus, en récupérant toutes les tentatives de facturation sur l'outil numérique, vous serez au courant de toutes les tentatives de fraude concernant le paiement. Les entreprises qui ne peuvent pas le contrôler ou qui ont des appareils numériques sont plus susceptibles de subir des problèmes de fraude par erreur ou trompé par les employés.

3.2 Exécution de Tâches Répétitives

Les équipes de gestion des fournisseurs exécutent autant de tâches à plusieurs reprises, notamment le traitement des factures, la vérification et l'envoi à l'approbateur et la création de la liste des bons de commande ligne par ligne. On peut exécuter toutes les tâches mensuelles grâce à la solution d'automatisation des comptes fournisseurs. Tout d'abord, commencez par créer un graphique pour le système actuel et recherchez les étapes qui pourraient fonctionner en implémentant des règles métier dans l'ordre.

3.3 Utilisation des Mesures de Performance

Une fois que vous avez implémenté AP, assurez-vous de surveiller ses performances en suivant quelques métriques critiques. Cependant, des variations sont possibles selon les métiers. Voici les quatre paramètres que chaque entreprise devrait prendre en compte:

• Tarifs adaptatifs pour les paiements basés sur la commande;
• Délai de développement complet;
• Taux de distribution (automatique);
• Heure d'approbation (manuelle).

4. Comment Créer l'Organigramme du Processus des Comptes Fournisseurs

Lors de la création d'un organigramme de processus de comptes fournisseurs ou d'autres organigrammes, il existe deux méthodes à réaliser totalement.

4.1 Comment créer l'Organigramme du Processus des Comptes Fournisseurs en Général

On peut facilement créer un organigramme du processus des comptes fournisseurs en utilisant plusieurs logiciels. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger le logiciel et les étapes suivantes sont les suivantes:

• Cliquez sur l'organigramme comptable;
• Créez le design dont vous avez besoin;
• Mettez les symboles dont vous avez besoin pour créer le processus;
• Assurez-vous de construire les lignes de connexion entre les deux pour montrer clairement l'ensemble de la procédure;
• Après avoir terminé les diagrammes, enregistrez-le.

4.2 Comment créer l'organigramme du processus des comptes fournisseurs dans EdrawMax

Étape 1: Ouvrez EdrawMax en ligne / logiciel, puis cliquez sur Organigramme pour choisir un modèle pour commencer;

Étape 2: Sélectionnez un modèle dans la galerie de modèles ou cliquez sur “+” pour en créer un, et utilisez des symboles et des formes dans la barre d'outils pour continuer à éditer;

Étape 3:Une fois votre création terminée, exportez-la dans plusieurs formats et partagez-la ou imprimez-la directement.

5. Conclusion

Dans cet article, nous avons discuté des détails liés à la façon de dessiner les organigrammes du processus des comptes fournisseurs . Cependant, il y a tellement de façons et de hacks utilisés pour simplifier le processus et le rendre compréhensible. De plus, grâce à l'organigramme du processus des comptes fournisseurs, les risques d'erreurs sont minimisés et l'équipe obtient les directives de travail mensuelles.

Il faut créer un organigramme qui définit parfaitement les plans, les produits, les achats, les paiements et autres détails financiers. En conséquence, EdrawMax est l'outil le plus simple pour créer un organigramme des processus des comptes fournisseurs et plus de diagrammes.