Conocimiento

Qué es un diagrama de flujo de procesos: Una guía útil

Documenta cada paso del proceso

¿Qué es el diagrama de flujo de procesos?

Toda representación gráfica y visual de cualquier proceso mediante un gráfico o diagrama de flujo se denomina diagrama de flujo de procesos. Se utiliza para tener una comprensión clara y sistemática de cómo se desarrolla todo el proceso de la empresa, cuáles son los pasos que se dan para obtener un resultado favorable, cuáles son los factores que modifican los resultados esperados y otros aspectos. Un proceso empresarial consta de varias etapas necesarias para ejecutar una tarea con éxito. El diagrama de flujo de procesos, por otra parte, es sólo una forma de representar los pasos visualmente.

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qué es un diagrama de flujo de procesos

Fuente de la imagen: tallyfy.com

¿Por qué necesitamos un diagrama de flujo de procesos?

Los diagramas de flujo de procesos son representaciones graficas que pueden explicar los pasos que se tienen que dar para que la empresa tenga éxito. A continuación, se exponen algunas razones para utilizar un diagrama de flujo de procesos.

¿Cómo se desarrolla el proceso?

Un diagrama de flujo de procesos se crea y se utiliza para comprender los aspectos básicos de cualquier empresa. Un diagrama de flujo de procesos puede señalar varios factores que determinan el destino y los detalles de la empresa. Por lo tanto, también ayudan a cultivar un conocimiento general de la estructura de la empresa.

  • Mejoras en el proceso: Una vez que se haya comprendido el proceso y su funcionamiento, se sabrá automáticamente cómo mejorar las funciones relacionadas con el negocio. Por ejemplo, te resultará más fácil crear, eliminar o también rectificar algunos pasos del proceso. Podrás rediseñar completamente o incluso cambiar todo el proceso.
  • Estandarización de procesos: Si no se les explica el proceso a los trabajadores, éstos pensarán automáticamente en varias opciones para completar el trabajo. Esto puede traer problemas en el lugar de trabajo; por lo tanto, un diagrama de flujo de procesos es necesario. Con él, puedes explicar el proceso a todos y pueden estar al mismo nivel. De este modo, se realiza el trabajo de forma sistemática y con disciplina.
  • Finalización de un procedimiento operativo: Un diagrama de flujo del proceso es simplemente un diagrama de flujo, mientras que, por otro lado, los PNT son una documentación completa del funcionamiento del proceso y de cómo llevarlo a cabo. También proporcionan detalles sobre los métodos, las herramientas y tecnologías utilizadas. Para obtener una visión general detallada, hay que seguir todos los pasos necesarios, para poder obtener rápidamente el máximo rendimiento de las empresas.

Cuando utilizar los diagramas de flujo de procesos:

  • Para entender el proceso: Un diagrama de flujo de procesos ayuda a comprender los fundamentos de cualquier empresa. Puede señalar varios factores que determinan el destino y los detalles de la empresa. Por lo tanto, también ayuda a cultivar un conocimiento general de la estructura de la empresa.
  • Para mejorar y rectificar: Una vez que hayas comprendido el proceso y su funcionamiento, sabrás automáticamente cómo mejorar los aspectos relacionados con la empresa. Por ejemplo, te resultará más fácil crear, eliminar o también rectificar algunos pasos del método. Podrás rediseñar completamente el proceso sobre su funcionamiento.
  • Para comunicar: La falta de comunicación puede provocar una situación caótica en el lugar de trabajo. Puedes utilizar diagramas de flujo para evitarlo y que todos estén en la misma página, lo que a su vez puede crear un entorno de trabajo ordenado y uniforme.
  • Para la documentación: La documentación es una parte integral de todas las empresas y sus procesos. Por lo tanto, es esencial utilizar un diagrama de flujo para documentar los pasos de la empresa.

Símbolos más utilizados en los diagramas de flujo de procesos:

Existen varios pasos antes de crear diagramas de flujo de procesos. Estos pasos incluyen la recopilación de la información necesaria para crearlo y para obtener una imagen completa de la empresa. Tener una visión clara de la empresa es también un factor crítico.

Después de reunir toda la información, puedes utilizar algunos símbolos básicos para crear los símbolos del proceso. Hay algunos símbolos básicos para que el diagrama de flujo sea sencillo:

  • Rectángulo: Acción llevada a cabo por un empleado
  • Óvalo: Punto de inicio y fin de un proceso
  • Diamante: Decisión o aprobación.
  • Flecha: La conexión entre varios pasos
símbolos de los diagramas de flujo de procesos

Fuente de la imagen: tallyfy.com

Aprende a usar los diagramas de flujo de procesos a partir de un ejemplo

Contratación de empleados

Este es un ejemplo de diagrama de flujo de procesos críticos. Todas las empresas contratan a nuevos empleados, la incorporación es un factor esencial para capacitarlos y agilizar los procesos en cuanto al funcionamiento del departamento.

Por lo tanto, elaborar un diagrama de flujo de procesos es un proceso vital que, por lo general, se desarrolla en varios pasos. Por ejemplo, el departamento de RRHH informa a los candidatos de su aprobación, luego les proporciona las herramientas esenciales, como ordenadores y software, así como las credenciales.

diagramas de flujo del proceso de contratación de empleados

Fuente de la imagen: cloudfront.net

Aprobación de documentos

Otro ejemplo de diagrama de flujo de procesos es, la aprobación de documentos. Los permisos son fundamentales en todas las empresas, que también pueden ser un problema importante. Por eso, seguir un procedimiento sistemático lo hace más accesible. Los pasos son presentar los documentos, si se aprueban, calificarlos como positivos, y si se desaprueban, calificarlos como negativos y luego enviar el correo electrónico a las partes interesadas.

diagramas de flujo de procesos aprobación de documentos
Respuesta a incidentes

Las empresas deben tener a la mano siempre identificados los posibles problemas iniciales y sus soluciones. De este modo, el proceso se vuelve predecible y se evita cualquier circunstancia no deseada e inédita. Por ello, la empresa tiene que realizar un diagrama de flujo del proceso que exponga los pasos en los que pueda haber posibles problemas y sus posibles respuestas. De este modo, el trabajador también puede estar preparado y ser consciente de cualquier posible incidente y afrontarlo de la mejor manera.

diagramas de flujo de procesos respuesta a incidentes

Fuente de la imagen: researchgate.net

Creación de un diagrama de flujo de procesos para principiantes

La creación de un diagrama puede resultar un poco abrumadora, especialmente en el caso de los principiantes. Edraw puede ayudarte, sin embargo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

  • Debes hacer un trabajo de investigación del tema sobre el que vas a crear el diagrama de flujo. Si no has recopilado suficientes datos, nunca podrás crear un diagrama útil sobre el tema.
  • Debes saber qué plantilla utilizar y dónde encontrarla. También hay que conocer los símbolos que se utilizan al crearla.
  • A continuación, se indican algunos parámetros necesarios para tener en cuenta al momento de crear un diagrama de flujo:
  • Es necesario definir correctamente los límites del proceso estableciendo los puntos de inicio y de fin.
  • Debes tener en cuenta qué es lo que quieres hacer con el diagrama de flujo que estás creando. En otras palabras, no pierdas de vista el panorama general.
  • Cada paso debe definirse con claridad y precisión.
  • Al crear el diagrama de flujo, asegúrate de tener en cuenta los retrasos y los pasos que no añaden valor alguno.
  • La mejor práctica es compartir o hacer circular el diagrama de flujo entre todos los miembros que participan en el proyecto. Nunca se sabe qué comentario puede resultar útil.

Por lo tanto, una vez aclarado esto, pasemos a crear un diagrama de flujo.

Paso 1: Lo primero y más importante que debes hacer es abrir una nueva página o plantilla de dibujo. Sigue el siguiente proceso:

Menú Archivo > Nuevo > Ingeniería > Diagrama de flujo del proceso (haz doble clic para abrir)

Paso 2: Comienza a crear el diagrama de flujo arrastrando formas de equipo o símbolos de diagrama de flujo al área de dibujo. Puedes hacerlo desde el grupo de Equipos en el panel de la biblioteca del lado izquierdo del lienzo.

formas básicas del diagrama de flujo

Paso 3: Ahora que ya has seleccionado todo lo que necesitas en la página de dibujo, tienes que conectarlos y crear el flujo del proceso. Para ello, tienes que arrastrar de nuevo una vía al área del lienzo. Se encuentran en el grupo de formas de conexión.

Paso 4: Después de arrastrar la vía, coloca uno de sus puntos finales con la forma de equipo requerida. Al principio, el punto de conexión aparecerá de color azul en la forma del equipo. Una vez fijado, el color cambiará a rojo.

También puedes usar la herramienta de puntos de conexión para realizar toda la tarea desde la pestaña de inicio.

Paso 5: Arrastra y fija todos los demás puntos finales de la vía en el orden requerido y con la forma correcta del equipo.

Paso 6: Puedes editar el estilo de la vía desde el botón de línea en la pestaña de inicio. En caso de que necesites agregar una punta de flecha o un peso en algún momento del proceso.

Paso 7: Desde el menú de biblioteca, puedes agregar valores e instrumentos a tu organigrama para hacerlo más preciso y comprensible.

Paso 8: Hay un icono de rotación en cada forma de equipo que te permite rotar esa forma en individual.

Nota: También puedes reposicionar arrastrando la forma del equipo al lugar que desees. Además, si desea agregar algún dato o texto adicional, podrás hacerlo haciendo doble clic en un componente.

Consejos para crear de forma eficaz un diagrama de flujo de procesos

  • Elementos de diseño: Debes utilizar elementos de diseño consistentes que incluyan líneas, textos y formas. El uso de detalles consistentes puede ser muy eficiente y fácil de seguir, para así, eliminar cualquier distracción.
  • Utilizar una sola página: Mantener en una página el contenido del diagrama de flujo de procesos lo hace fácil de entender y cómodo de seguir.
  • DE IZQUIERDA A DERECHA: La forma de representar el flujo de datos es de izquierda a derecha. También resulta muy cómodo para el público.
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