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> Basis-Diagramm > Alles, was Sie über den Projektkalender wissen müssen
Edraw | 04/25/2021

1. Was ist der Projektkalender?

Der Projektkalender gibt die Arbeits- und Nichtarbeitstage und -zeiten für Aktivitäten an. In der Regel spiegelt dieser Kalender die typischen Arbeitszeiten des Unternehmens wider. Projektkalender spielen eine wichtige Rolle bei der Planung von Aufgaben für den kommenden Monat, das kommende Quartal und das kommende Jahr. Dieser Artikel befasst sich mit Kalendertypen und drei Möglichkeiten zum Erstellen von Projektkalendern.

Der Projektkalender wird hauptsächlich vom Projektmanager verwendet, um die Zeit für die Erledigung der Aufgaben im Team besser zu gestalten. Es visualisiert die Aufgaben jedes Mitglieds, um die Joblast spezifisch zuzuweisen. Dies ist wiederum sinnvoll, um die Transparenz des gesamten Prozesses zu gewährleisten, und es ist praktisch, um die Jobverantwortung und -leistung auf Einzelpersonen zu analysieren.

project calendar

2. Die Arten des Projektkalenders

Es gibt hauptsächlich 4 Arten von Projektkalendern, die vom Projektmanager verwendet werden können, um Aufgaben und Aufgaben zu arrangieren.

(1) Basiskalender

base calendar
Quelle: Project Plan 365

Ein Basiskalender ist die Hauptkalendervorlage, mit der Sie Kalender für Ihre Programme, Ressourcen und Aufgaben erstellen. Es entspricht den normalen Betriebszeiten für jedes Unternehmen.

Der Basiskalender zeigt die für die Arbeit während der Woche und die Tageszeit erforderlichen Tage an und erwähnt freie Tage und Feiertage.

(2) Projektkalender

project calendar
Quelle: Project Plan 365

Der Projektkalender wird aus dem Basiskalender aufgebaut. Es zeigt die Tage, Daten und Zeiten an, die das Projektteam für die Arbeit geplant hat. Der Kalender des Projekts ist speziell für ein bestimmtes Projekt.

Folglich berücksichtigt der Kalender die Spezifikationen und Einschränkungen des Unternehmens. Tatsächlich listet der Projektkalender häufig die wichtigsten Projekte und Erfolge auf.

(3) Ressourcenkalender

resource calendar
Quelle: timely

Der Ressourcenkalender zeigt die Tage, Daten und Zeiten der für eine bestimmte Ressource geplanten Arbeit an. Bei der fraglichen Ressource kann es sich um einen Menschen oder ein Gerät handeln. Der Ressourcenkalender zeigt Ihnen, wann (und wann nicht) jemand für die Arbeit an einem Job verfügbar ist.

Der Ressourcenkalender ist eine wichtige Methode, auf die sich innovative Projektmanager konzentrieren können. Wenn Sie an mehreren Aufgaben beteiligt sind, benötigen Sie eine Zentrale, um herauszufinden, an welchen Dingen ein bestimmtes Team arbeitet.

(4) Aufgabenkalender

task calendar
Quelle: Project Plan 365

Ein Arbeitsplan ist eine Zeitleiste für eine bestimmte Aufgabe. Dieser Kalender beschreibt Aufgaben (und die dafür benötigten Ressourcen), die außerhalb des Bereichs des Projektkalenders liegen. Sie würden einen Aufgabenkalender verwenden, um einmalige Aufgaben wie die Installation von Software auf Computern auszuführen.

Ein Aufgabenkalender ist eine Sammlung einmaliger Aufgaben und hilft bei der effektiven Delegierung von Aufgaben.

3. So erstellen Sie den Projektkalender

In der Tat gibt es drei Schritte zum Erstellen eines Projektkalenders im Allgemeinen. Entsprechend den verschiedenen Tools sind hier drei Tools zum Erstellen eines Projektkalenders in Excel, Google Sheet und EdrawMax aufgeführt. Daher ist EdrawMax das einfachste Tool zum Erstellen von Kalendern mit wenigen Klicks.

3.1 So erstellen Sie einen Projektkalender im Allgemeinen

(1) Definieren Sie die Aufgaben

Definieren Sie jede einzelne Aufgabe und jeden Meilenstein, der im Projekt abgeschlossen werden muss. Fügen Sie dann die Personen hinzu, denen diese Aufgaben zugewiesen wurden.

(2) Planen von Aufgaben in einem Kalender für ein Projekt

Sie können einen Aufgabenverwaltungskalender verwenden, wenn Ihre Aufgabenliste kleinere Aufgaben enthält, die nicht unbedingt voneinander oder von einem laufenden Projekt abhängig sind.

(3) Planung zukünftiger Arbeiten

Ein Task-Management-Projektkalender zeigt Ihnen die Tage und Zeiten, an denen Ihr Team in den kommenden Tagen, Wochen oder Monaten an einem Projekt arbeiten soll. Selbst die Tagesperioden sind wichtig, da zu einigen Stunden nur ein bestimmter Manager die Hauptrolle spielt Executive oder Kunde können verfügbar sein.

3.2 So erstellen Sie einen Projektkalender auf drei Arten

(1)Excel

task calendar
Quelle: Pinterest

Excel ist ein beliebtes Projektdesign-Tool, da viele Leute damit vertraut sind. Aufgrund ihrer nativen Tabellenansicht ist das Formatieren von Kalendern in Excel einfach. Excel verfügt über ein vorgefertigtes Projektkalenderdesign, sodass Sie Zeit sparen können, wenn Sie eines von Grund auf neu erstellen und schnell mit der Vorbereitung beginnen.

Vorteile:

  • Einfache Verwendung: Excel ist den meisten Projektmanagern gemeinsam. Als solches hat es zumindest mit seinen einfachen Funktionen eine kurze Lernkurve;
  • Vorlagen: Es gibt eine umfangreiche Bibliothek mit Excel-Vorlagen und Plugins, die online verfügbar sind.

Nachteile:

  • Keine Möglichkeiten zur Zusammenarbeit: Excel ist vollständig offline, es gibt keine Echtzeitverbindung in Excel.
  • Benachrichtigungen: In Excel fehlen Tools zum Erstellen von Warnungen und automatischen Updates. Es gibt auch keine Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen.

(2)Google Sheet

project calendar
Quelle: Pinterest

Google Sheets ist Googles App für Tabellenkalkulationssoftware. Es hat ungefähr die gleiche Funktionalität wie Excel, bietet jedoch viel mehr Teamwork-Funktionen bei der Zusammenarbeit in Echtzeit.

Vorteile:

  • Einfachere Zusammenarbeit: Sie können Dokumente bearbeiten, Kommentare in Echtzeit hinterlassen und Aufgaben zuweisen, was sich hervorragend für die Teamarbeit eignet.
  • Kontrolle der Erlaubnis: Regelung darüber, wer Zugang zum Kalender hat. Es sollten nur ausgewählte E-Mail-Adressen verwendet werden, um das Dokument auszutauschen, den Zugriff auf das Unternehmen einzuschränken oder das Dokument schreibgeschützt zu machen.

Nachteile:

  • Ungünstig für komplizierte Projekte: Google Sheets ist bei komplexen Projekten zu langsam. Es gibt keine Möglichkeit, Missionsabhängigkeiten oder das Ressourcenmanagement zu überwachen.
  • Manuelle Bearbeitung erforderlich: Wie in Excel müssten Sie die Dinge manuell bearbeiten, wenn Sie Verbesserungen vornehmen möchten.

(3)EdrawMax

project calendar
Quelle: EdrawMax

EdrawMax ist ein All-in-One-Diagrammwerkzeug, mit dem über 280 Arten von Diagrammen und Diagrammen einschließlich des Projektkalenders erstellt werden können. Mit EdrawMax können Sie Ihren Projektkalender mit wenigen Klicks erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Teamarbeit und die Aufgaben jedes Mitglieds am besten visualisieren. Im Vergleich zu den anderen Tools muss EdrawMax der einfachste Weg sein, um in 4 Schritten einen Projektkalender oder sogar andere Team- oder Projektdiagramme zu erstellen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Projektkalender in EdrawMax zu erstellen:

Schritt 1: Öffnen Sie EdrawMax, klicken Sie auf "Projektmanagement" und wählen Sie " Projektkalender".

how to create project calendar
Quelle: EdrawMax

Schritt 2: Nach der Auswahl können Sie eine Vorlage auswählen oder auf "+" klicken, um eine neue zu erstellen.

how to create project calendar
Quelle: EdrawMax

Schritt 3: Bearbeiten und Anpassen nach Ihren Wünschen, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Es kann von Farblösung zu Schriftart und mehr geändert werden.

how to create project calendar
Quelle: EdrawMax

Schritt 4: Speichern und exportieren Sie Ihr Diagramm in einen beliebigen Dateityp, einschließlich Microsoft Office, Grafiken, PDF, PS, HTML usw. EdrawMax aktiviert die Dateikompatibilität.

how to create project calendar
Quelle: EdrawMax

Vorteile:

  • Personalisierung: Die Software enthält viele Vektorformen und ist einfach anzupassen. Sie können auch Informationen verbinden, Aktivitäten hinzufügen und Ihren Tagesablauf verfolgen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Es ist extrem einfach zu bedienen und die intuitive Benutzeroberfläche wurde entwickelt, um Ihre Erstellung so einfach wie möglich zu gestalten.
  • Es unterstützt das Exportieren und Importieren von Dateien in verschiedenen Formaten, einschließlich Microsoft Office, Grafiken, PS, PDF, HTML, SVG und Visio.

Nachteile:

  • Die Desktop-Version kann im Gegensatz zur Online-Version, die das einfache Teilen unterstützt, keine Dateien in sozialen Medien freigeben.
  • Interaktiver Kalender: Beim Zuweisen von Aufgaben treten einige Schwierigkeiten auf.

4. Beispiele für Projektkalender

In der Realität gibt es zwei Beispiele für Projektkalender, von denen der erste die Zeit für die Aufgaben hervorhebt und der zweite sich mehr um die Personen im Projekt und deren fällige Zeit kümmert.

project calendar example
Quelle: Edraw Max

Das Obige ist ein Beispiel für einen Projektkalender in einer Woche, anhand dessen die Mitglieder des Teams visuell überprüfen konnten, was sie in der folgenden Woche tun werden. Darüber hinaus wird jede Aufgaben zugewiesen, die er erledigen muss, damit die Mitarbeiter die Zeit mit Aufgaben und mit anderen Mitgliedern effektiv gestalten können.

project calendar example
Quelle: Edraw Max

In diesem Projektkalender wurden Aufgaben für die Einbindung eines neuen Mitarbeiters zusammen mit den für diese Aufgaben verantwortlichen Personen definiert. Der Hauptunterschied zu dem oben genannten besteht darin, dass dieser Kalender die Priorität für jede Aufgabe hervorhebt und die Personen in der Gruppe wissen können, welche Aufgabe zuerst ausgeführt werden soll.

5. Die zentralen Thesen

Ein Projektkalender ist eine einfache Möglichkeit, Ihre tägliche Arbeit produktiver und einfacher zu gestalten. Es hilft Ihnen, Ihr Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben zu organisieren, um einen reibungslosen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Ein Projektkalender könnte die Teamproduktivität erheblich verbessern und Aufgaben in Einzelpersonen mit angemessener Zeit, Priorität und Kontaktstelle organisieren. Mit EdrawMax können Sie einfacher Projektkalender für Ihr Team erstellen. Aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche und der Verfügbarkeit mehrerer Vorlagen können Projektkalender mit wenigen Klicks erstellt werden.