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> Basis-Diagramm > So erstellen Sie einen perfekten Arbeitsplan für Ihr Team
Edraw | 04/25/2021

1. Was ist der Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan ist eine Liste der Mitarbeiter und der zugehörigen Informationen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, einschließlich ihrer Arbeitszeiten, ihres Ortes und ihrer Verantwortlichkeiten.

Der beste Arbeitsplan wird immer vor den zwei Wochen der Implementierung erstellt. Die Planung der Arbeit der Mitarbeiter ist sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber ein notwendiger Prozess. Da es einen einfachen Zugang bietet, um die Verantwortung zu verstehen, die sich beim Swap-Shifting als hilfreich erwiesen hat, und einfacher anzuwenden ist.

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2. Die Arten des Arbeitsplans

Es gibt hauptsächlich 7 Arten von Arbeitsplänen, die je nach Nutzung und Arbeitszeit aufgeführt sind.

2.1 Vollzeitarbeitszeitplan

Ein Vollzeitplan bedeutet, dass Mitarbeiter normalerweise von 9 bis 10 an einem Tag arbeiten (37 bis 40 Stunden pro Woche). Ein Vollzeitplan wird normalerweise von verschiedenen Branchen befolgt, wie z. B. der Farben-, Bekleidungs- und chemischen Industrie.

Wo der Zeitpunkt von 9 bis 17 Uhr ist, Montag bis Freitag. Das Job-Timing ist zwar lang, aber diese Art von Zeitplan bietet verschiedene Leistungen an Arbeitnehmer, einschließlich Krankenversicherung, Urlaubs- und Krankheitstage sowie verschiedene Altersversorgungspläne.

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Quelle: Pinterest

2.2 Teilzeitarbeitszeitplan

Ein Teilzeitplan bedeutet, dass Mitarbeiter normalerweise 4 bis 5 Stunden am Tag arbeiten (17 bis 20 Stunden pro Woche). Grundschulen und Hochschulen folgen normalerweise einem Teilzeitplan. Wo die Arbeitszeiten von Montag bis Donnerstag von 8 bis 12 Uhr sind.

Obwohl diese Art von Arbeit keine Versicherungsleistungen, Krankheitstage, Ruhestand usw. bietet, hat sie die Flexibilität, die Verantwortung des Arbeitnehmers außerhalb der Arbeit zu erfüllen.

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Quelle: Pinterest

2.3 Fester Arbeitsplan

Wenn die Mitarbeiter die gleiche Anzahl von Stunden an einem Tag oder die gleiche Anzahl von Tagen in einer Woche arbeiten, werden sie durchweg als fester Arbeitsplan bezeichnet. Viele Vollzeitbeschäftigte halten sich an einen festen Arbeitsplan oder Zeitplan.

Es wird üblicherweise von projektbasierten Unternehmen gefolgt, beispielsweise 4 Tage an drei Tagen außerhalb des Zeitplans. Ein weiteres Beispiel ist Montag bis Freitag von 8:30 bis 17:00 Uhr und Donnerstag bis Sonntag von 15:00 bis 23:00 Uhr.

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Quelle: Pinterest

2.4 Arbeitsplan drehen

Wenn die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festgelegt sind, wechseln sie zwischen Tag-, Wochenend-, Nachtschicht-, Swing- oder Nachtschichten, die als rotierende Arbeitspläne bezeichnet werden.

Diese Art von Zeitplan wird häufig von Krankenhäusern und Callcentern befolgt, in denen die Arbeitszeiten für eine Tagesschicht bzw. eine Schwimmschicht von 7.00 bis 15.00 Uhr oder von 13.00 bis 21.00 Uhr liegen. Die Mitarbeiter dieses Zeitplans beeinträchtigen ihren Tagesablauf, haben aber viel Zeit, um mit ihren Freunden und ihrer Familie zu verbringen.

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2.5 Flexibler Arbeitsplan

Wenn die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers während der Woche flexibel sind und von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gemeinsam festgelegt werden, spricht man von einem flexiblen Arbeitszeitplan. Diese Art von Arbeitsplan ist sehr unendlich, aber flexibler als ein fester Standard des Plans.

In diesem Fall werden die Schichten normalerweise mit anderen Mitarbeitern gewechselt. Zum Beispiel von 9.00 bis 12.30 Uhr am Montag, 11.00 bis 16.00 Uhr am Dienstag, 14.00 Uhr, um am Samstag und Sonntag zu schließen.

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2.6 Überstundenplan

Ein Überstundenplan bedeutet, dass Mitarbeiter mehr als ihre regulären Arbeitszeiten arbeiten, z. B. mehr als 8 bis 10 Stunden pro Tag (> 40 Stunden pro Woche).

Auf einen Überstundenplan folgen normalerweise große Projekte oder während eines bestimmten Zeitraums, in dem eine Geschäftssitzung wie Festivals stattfinden würde. Die Arbeitszeiten können doppelt oder anderthalb Stunden betragen. Dieser Zeitplan bringt jedoch einige Bonuspunkte ein, wird jedoch häufig schnell und teuer.

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2.7 Freiberuflicher Arbeitsplan

Diese Art von Arbeitsplan ist für andere relativ neu. Der freiberufliche Arbeitsplan macht zwar gute Geschäfte mit den Sinnen, aber es besteht eine größere Wahrscheinlichkeit von Betrug. In diesem Arbeitsplan arbeiten die Mitarbeiter so lange wie die Frist, was flexibler ist als bei anderen Arbeitsplänen.

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Quelle: Pinterest

3. Tipps zur Vorbereitung des Arbeitsplans

Es gibt einige grundlegende Tipps, die Sie befolgen sollten, wenn Sie sich fragen, wie Sie einen Arbeitsplan erstellen sollen

  • Richtlinien erstellen und befolgen

Zunächst müssen Sie einen Kernzeitplan erstellen, der genau befolgt werden sollte. Definieren Sie außerdem einige Richtlinien für Erwartungen und setzen Sie diese durch, z. B. vor dem Verlassen, nach dem Urlaub und bei Richtlinien für verspätete Reisen. Akzeptieren Sie Freistellungsanträge, die auf dem Eingang und der Verfügbarkeit basieren. Definieren Sie im Voraus die Schichtrotationsstrategie für jeden Mitarbeiter und jede Schicht.

  • Planen Sie so früh wie möglich

Planen Sie den bevorstehenden Zeitplan so früh wie möglich. Es wird dem Mitarbeiter helfen, seine Routine festzulegen und seine Verantwortung zu erfüllen. Darüber hinaus können Sie einen besseren Arbeitsplan planen, wenn Sie länger planen. Anschließend müssen die Mitarbeiter das vorgeschlagene Programm nicht mehr verschieben oder austauschen.

  • Bestimmen und definieren Sie die erforderlichen Fähigkeiten für jede Schicht

Wie wir wissen, verfügen nicht alle Mitarbeiter einer Branche über dieselben Fähigkeiten, Qualifikationen, Effizienz und Erfahrung. Sie können sich bis zu einem gewissen Grad voneinander unterscheiden. Der Zeitplan sollte ein Master-Zeitplan sein, der die Qualität jedes Mitarbeiters für jede Stelle und jede Schicht nutzt.

  • Verwenden Sie die Planungstechnologie

Auf den Märkten stehen viele Planungswerkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie einen automatisierten Arbeitsplan für Ihr Unternehmen erstellen können. Mitarbeiterplanungsanwendungen sind effizienter als die herkömmliche Terminplanung, die manuell durchgeführt wurde. Diese sind einfach zu bedienen und können Ihre Geschäftsstunden sparen.

  • Seien Sie flexibel und bescheiden

Denken Sie immer daran, dass Mitarbeiter auch Menschen sind, wenn Sie einen Arbeitsplan planen. Denken Sie an ihren Alltag, ihre Gesundheit und ihren familiären Hintergrund. Es ist flexibler. Sie geben Zugriff, um einen kleinen Teil ihres Arbeitsplans selbst auszufüllen. Es wird die Mitarbeiter ermutigen, die zu einem produktiveren Team von Mitarbeitern führen können.

4. So erstellen Sie den Arbeitsplan

Es gibt grundlegende Schritte, um einen perfekten Arbeitsplan im Allgemeinen und in EdrawMax zu erstellen.

4.1 Erstellen eines Arbeitsplans im Allgemeinen

Schritt 1: Es darf immer nur eine Version des Arbeitsplans vorhanden sein.

Der Arbeitsplan sollte immer nur einer Version folgen, daher muss die Software in der Anfangsphase der Planung sorgfältig ausgewählt werden. Wenn Sie die Arbeit des Mitarbeiters mit einer Online-Planungstechnologie wie EdrawMax planen, ist dies besser als andere Offline-Software. Sie können Änderungen am aktuellen Zeitplan vornehmen oder den Zeitplan korrigieren. Sie sparen Zeit und jeder kann problemlos darauf zugreifen.

Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplan so schnell wie möglich verfügbar ist.

Es ist besser, Ihren Zeitplan so schnell wie möglich zu verteilen. Dazu müssen Sie eine Cloud-basierte App auswählen, mit deren Hilfe Sie den Zeitplan auf die Mitarbeiter verteilen können. Eine zweiwöchige frühzeitige Benachrichtigung über den neuen Zeitplan wird für alle Arten von Unternehmen dringend empfohlen.

Daher haben die Mitarbeiter genügend Zeit, sich anzupassen, und es wird auch die Schichtwechselanforderung des Mitarbeiters reduziert. Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter vor zwei Wochen nach der Veröffentlichung nach dem bevorstehenden neuen Zeitplan erkundigen können, da dies Ihnen dabei hilft, sich zu erinnern.

Schritt 3: Vermeiden Sie Zeitplan-Mikromanagement.

Fördern Sie immer den guten Willen Ihrer Mitarbeiter, indem Sie sich ein wenig zurückziehen, da dies als der beste Weg angesehen wird, um einen perfekten Arbeitsplan zu erstellen. Es sollte ein Bereich zurückbleiben, in dem der Mitarbeiter sich selbst eingeben kann, wenn er lieber arbeitet, als dies zu berücksichtigen. Verwenden Sie die Informationen dieses Abschnitts beim nächsten Mal, um die Schicht zuzuweisen, um den neuen Zeitplan zu erstellen.

Sie müssen sich jedoch des Fachwissens, der Fähigkeiten und der Qualifikation der Mitarbeiter bewusst sein, für die Sie einen Termin planen, oder Sie können eine separate Datei dafür erstellen. Dies hilft Ihnen zu vermeiden, dass weniger erfahrene und nicht qualifizierte Mitglieder Schichten anstelle einer qualifizierten Person tauschen.

Schritt 4: Erstellen Sie einen gut vorhersehbaren Zeitplan.

Vermeiden Sie es, den Mitarbeitern einen unvorhersehbaren oder unregelmäßigen Zeitplan aufzuerlegen, und erstellen Sie keinen solchen Arbeitsplan, da es sehr schwierig ist, den Anschein von Ordnung aufrechtzuerhalten. Ein ständiger Schichtwechsel steht in direktem Zusammenhang mit der körperlichen Gesundheit der Arbeitnehmer. Denken Sie immer an Ihre älteren und ungesunden Arbeitnehmer, während Sie einen Schichtwechselplan erstellen.

Schritt 5: Halten Sie Planungskonflikte auf ein Minimum.

Beim Erstellen eines Zeitplans sollte Konsistenz bestehen. Vermeiden Sie häufiges Wechseln der Schicht und halten Sie den Konflikt des Schichtwechsels aufrecht. Denken Sie bei der Planung immer an die Verantwortung und Präferenz der Mitarbeiter. Vermeiden Sie Bevorzugungen zwischen den Teammitgliedern der Schicht.

4.2 Erstellen eines Arbeitsplans in EdrawMax

Schritt 1: Öffnen Sie EdrawMax online/software und wählen Sie Formular aus.

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Quelle: EdrawMax

Schritt 2: Wählen Sie eine Vorlage aus der Vorlagengalerie aus und bearbeiten Sie sie weiter, bis Sie zufrieden sind.

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Quelle: EdrawMax

Schritt 3: Wenn Sie Ihren Arbeitsplan abgeschlossen haben, exportieren Sie ihn in mehrere Formate und fügen Sie ihn Ihrer Präsentation oder Ihrem Bericht hinzu. Oder drucken Sie es einfach direkt aus.

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Quelle: EdrawMax

5. Schlussfolgerung

Bevor Sie überlegen, wie Sie einen Arbeitsplan erstellen, müssen Sie verschiedene Schritte ausführen. Ein Arbeitsplan sollte so weit wie möglich im Voraus erstellt werden. Der beste Arbeitsplan wird immer durch die Förderung des guten Willens erstellt, der ohne Interessenkonflikt vorhersehbarer ist. EdrawMax ist das beste Tool zum einfachen Erstellen eines Arbeitsplans und weiterer Diagramme.

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