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Mapeo de procesos: ¿Cómo elegir la herramienta correcta?

Software de mapeo de procesos rápido & fácil de usar
proceso

Las personas que utilizan el software de mapeo de procesos desean mejorar el rendimiento de su organización. Estos procesos son combinaciones de eventos secuenciales que conducen al fin deseado. Por lo tanto, el mapeo de procesos es un ejercicio que da cuenta de todos los pasos y decisiones tomadas durante un proceso específico.

Estos pasos identificados se presentan en forma de diagrama, lo que facilita notablemente la localización de oportunidades de mejora dentro de una empresa u organización. Examinemos, en resumen, el uso del mapeo de procesos en las empresas.

  • Los cambios realizados en el sistema sin tener conocimiento de cómo funcionan son costosos, sobre todo a largo plazo. La utilización de mapas de procesos ayudan a comprender mejor estos procesos para una toma de decisiones informada.
  • La medición de los procesos conduce a una mejor gestión de los mismos.
  • Una vez que los procesos están claramente definidos, es más fácil identificar los obstáculos, como los cuellos de botella y los residuos.
  • Sirve para recordar que una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil; por lo tanto, hay que identificar los eslabones débiles y reforzarlos o eliminarlos.
  • Destaca qué decisiones hay que tomar y en qué punto de la cadena del proceso.

Factores a tener en cuenta antes de elegir una herramienta de mapeo de procesos

Modelo McKinsey 7s

Creado por Edraw

1. Facilidad de uso

Teniendo en cuenta que la herramienta se utilizará con la mayor frecuencia posible, los cambios vitales deben ser fáciles de usar para facilitar los cambios necesarios. Tener un software que requiera una intensa formación y actualización resta tiempo a los procesos productivos.

2. Accesibilidad

El mantenimiento de estas herramientas no es un asunto simple. Por lo tanto, siguiendo los requisitos presupuestarios de la empresa, elige un diseño o paquete que se ajuste a tu presupuesto.

3. En línea o escritorio

El software de escritorio o PC, en comparación con el software en línea, puede ser mejor si se cuenta con un equipo de mantenimiento totalmente capacitado. Sin embargo, si tu equipo de TI es deficiente, deberías considerar una plataforma basada en la web. Un proveedor de servicios se puede hacer cargo de todas tus necesidades de mantenimiento, y es más barato.

4. Símbolos BPMN disponibles

Algunas herramientas pueden incluir plantillas listas para usar con símbolos y secciones de estado para arrancar. Imagine tener que descargarlas de nuevo o crearlas desde cero. Estas prácticas plantillas se pueden editar para personalizarlas según las necesidades de la empresa.

5. Retorno de la inversión

¿Cuál sera el costo a largo plazo? Si parece que la empresa, como mínimo, alcanzará el punto de equilibrio en términos de costes y productividad, puede ser una inversión que merezca la pena.

6. Escalabilidad

Si tienes previsto ampliar tu negocio antes o después, ¿el software que elegiste seguirá siendo fundamental? A medida que tu empresa crece, también lo hacen tus necesidades y requisitos de recursos. Elige un software que crezca sin problemas junto con la empresa.

Las 8 mejores herramientas de mapeo de procesos en el mercado

1. Visio

Es una herramienta sofisticada desarrollada por Microsoft, incluye gran cantidad de funciones.

Ofrece a los usuarios la opción de descargar y/o utilizar la aplicación en línea. Visio no está disponible en dispositivos móviles y solo puede utilizarse bajo una plataforma Microsoft con almacenamiento OneDrive (en línea).

Precios: rango desde 5 USD a 15 USD por mes, el precio varía según las funciones seleccionadas.

Calificación: 5 estrellas en G2Crowd.

Visio

Fuente de la imagen: transformationdash.com.au

2. EdrawMax

Es un software fácil de usar, incluye siete menús y opciones como Archivo, Inicio, Menú, Inserción, así como Vista y Ayuda. Esta herramienta funciona en plataformas Windows, macOS y Linux. Es perfecto para usuarios experimentados y un poco complejo para los principiantes.

EdrawMax está disponible para PC y uso en línea .

Precios: Una licencia anual cuesta 99 dólares, mientras que la tarifa mensual asciende a unos 8,25 dólares. EdrawMax Web es gratuito para usos básicos.

Calificación: 4.5 estrellas en G2Crowd

EdrawMax

Fuente de la imagen: Edraw

EdrawMax

Software de Diagramas Todo en Uno
Admite más de 280 tipos de diagramas
Plantillas & Símbolos masivos
Importar & Exportar archivos de Visio®
Compatible con Windows, Mac, Linux, Web
Comparte tus diseños en cualquier momento y en lugar
3. Lucidchart

Es una herramienta de diagramación en línea fácil de usar. Es típica para diseños complejos como la secuenciación de API y los diagramas de componentes del sistema. Cuenta con una opción de compartición y colaboración muy sencilla, además ofrece pruebas gratuitas.

Es una aplicación basada en la web, por lo que no hay ningún software disponible para su descarga.

Precios: Inicia en 7.95 USD por mes, prueba gratuita disponible, versión gratuita disponible.

Calificación: 4.5 estrellas en G2Crowd

Lucidchart

Fuente de la imagen: lucidchart.com

4. Smartsheet

Esta herramienta es ùtil para delegar tareas, enviar instrucciones a los socios y comprobar el progreso de tu proyecto. Es increíblemente versátil, ya que permite la integración de datos entre departamentos, junto con flujos de trabajo automatizados entre hojas de cálculo. La curva de aprendizaje es relativamente empinada.

Es una aplicación basada en la web, con plantillas disponibles en línea para su descarga.

Precios: Inicia en 14 USD por mes, ofrece prueba gratuita y no versión gratuita.

Calificación: 4 estrellas en G2Crowd

Smartsheet

Fuente de la imagen: capterra.com

5. Tallyfy

Diseñada como una herramienta para crear procesos digitales y diagramas de procesos, la herramienta también asigna tareas automáticamente a los empleados especificados. Facilita automáticamente la mayoría de los procesos, incluido el almacenamiento de archivos en un servidor. Los diagramas también se crean automáticamente, y los empleados tienen que ejecutarlo constantemente para que sea eficaz.

Esta es una aplicación basada en la web; no cuenta con versión de escritorio ni versiones gratuitas disponibles.

Precios: Los planes empiezan desde 15 USD por mes y por usuario; prueba gratuita disponible.

Calificación: 5 estrellas en G2Crowd

Tallyfy

Fuente de la imagen: tallyfy.com

6. Draw.io

Herramienta muy fácil de usar y un sueño para los principiantes en negocios de mapeo de procesos. Esta herramienta en línea es de uso completamente gratuito, y permite almacenar en DropBox, GitHub, o un disco duro.

Es una herramienta de mapeo de procesos totalmente basada en la web.

Precios: De uso gratuito

Calificación: 4.5 estrellas en G2Crowd

Draw.io

Fuente de imagen: draw.io

7. Creately

Los desarrolladores se han centrado en una interfaz fácil de usar, con diagramas de colores para ilustrar. Es perfecto para quien busque una alternativa a Visio, aunque no ofrece tanta versatilidad en cuanto a documentos. Se puede utilizar en plataformas como Windows, macOS y Linux.

Está disponible para uso en línea y fuera de línea.

Precios: De uso gratuito para 5 diagramas, luego el plan de suscripción inicia en 4.95 USD por mes para la versión en línea (para pagar anualmente)

Calificación: 4.5 estrellas en G2Crowd

Creately

Fuente de imagen: creately.com

8. Gliffy

Es una herramienta de diagramación en línea que te ayuda a crear diagramas de flujo, planos de planta e incluso análisis DAFO. Puedes arrastrar y soltar elementos fácilmente en su navegador, y luego compartirlos en línea mediante una URL. Los usuarios obtienen 5 diagramas introductorios gratuitos.

Es una herramienta de diagramación basada en la web.

Precios: Luego de 5 diagramas gratuitos, el precio inicia en 7.99 USD por mes (para pagar anualmente).

Calificación: 4 estrellas en G2Crowd

Gliffy

Fuente de la imagen: gliffy.com

Selecciona tu herramienta de mapeo de procesos favorita

Teniendo en cuenta todo lo anterior, no se puede decir que hay una MEJOR herramienta de mapeo de procesos. Lo que puede ser útil para ti puede ser completamente inútil para otro usuario. Los factores a tener en cuenta son los siguientes.

Precio

¿Tienes un presupuesto limitado y está solo? Si es así, utiliza una plataforma web como EdrawMax Web, Gliffy o Creately. Estas herramientas ofrecen prácticas funciones por un precio rebajadísimo – gratuito.

Hosting

Si tienes una empresa en funcionamiento con trabajadores competentes, entonces, ¿por qué no utilizar un paquete interno?, como Visio o EdrawMax. Estas herramientas ofrecen absolutamente todo lo necesario para la elaboración de mapas de procesos a cambio de una suscripción. Sin embargo, con miembros cualificados en tu equipo de trabajo, podrás obtener un buen rendimiento de la inversión.

Facilidad de uso

¿La plataforma que quieres comprar es fácil de usar? Si eres nuevo con este tipo de herramientas de diagramación, es mejor que empieces con las opciones más baratas y básicas para ponerte en marcha. Las herramientas más costosas también tienen curvas de aprendizaje más altas y pronunciadas. Draw.io puede ser la mejor opción para alguien que busque un software de diagramación que se encuentre en un punto intermedio. Es gratuito y fácil de usar.

Resultado final

Dicho esto, la mejor elección recae en lo que un usuario requiere de su herramienta de procesamiento. Sin embargo, otros factores como el precio, el software basado en la web o descargado, y el almacenamiento serán un factor importante para la elección. Para estudiantes, EdrawMax, Draw.io y Creately son las mejores opciones, mientras que para los ejecutivos lo más adecuado es usar Smartsheets y Lucidchart.

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