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Organigrama - Definición, plantillas y más

Documenta cada paso del proceso

¿Qué es un organigrama?

Como su nombre lo indica, un organigrama representa la jerarquía o estructura general de una organización de manera gráfica. Como escribir sobre la estructura general de una empresa puede ser un trabajo tedioso, se recomienda representarla en forma gráfica. Afortunadamente, un organigrama cumple esta función a la perfección. Si tú también quieres saber más sobre él o quieres aprender a hacer un organigrama, has llegado al lugar adecuado. Esta guía detallada te ayudará a descubrir todo lo que necesitas saber sobre los organigramas.

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También conocido como diagrama organizacional, proporciona una representación visual detallada de una organización, las personas más importantes, los equipos y la relación entre ellos. Estos organigramas están relacionados sobre todo con empresas consolidadas, sectores gubernamentales u organizaciones enormes con una jerarquía compleja. Lo ideal es que haya todo tipo de organigramas, de acuerdo con su uso y utilidad.

Regularmente, sirve de herramienta para el personal de recursos humanos y los analistas de la empresa. Pueden representar fácilmente como se divide una organización, su carga laboral, e identificar a los principales responsables de determinadas tareas. Por ejemplo, se puede considerar que este organigrama representa el flujo de trabajos jerárquicos en una empresa.

Qué es un organigrama

La evolución de los organigramas

Puede parecer sorprendente, pero los organigramas forman parte del sector de ingeniería y el sector administrativo desde hace más de un siglo. El concepto fue utilizado por primera vez en 1854 por Daniel McCallum, un experimentado ingeniero. Aunque el concepto fue introducido por McCallum, el primer organigrama fue dibujado por George Holt Henshaw.

En poco tiempo, también se detallaron todas las normas y la teoría fundamental sobre el organigrama. Sin embargo, los organigramas tardaron en generalizarse. Incluso hasta 1920, el concepto no era del todo conocido por los profesionales. Al mismo tiempo, Brinton se centró en la amplia aplicación de los organigramas y presentó numerosos ejemplos para mostrar sus usos.

Poco a poco, se abrieron paso en el ámbito empresarial y administrativo. En los años sesenta, se conocían como "organigrama" u " organograma". Hoy en día, se han convertido en una parte evidente del trabajo profesional diario en todas las organizaciones importantes.

Principales tipos de organigramas

Como mencionamos anteriormente, puede haber todo tipo de organigramas con los que podemos trabajar. Antes de conocer cómo hacer un organigrama, es importante conocer su clasificación rápida.

Diagramas jerárquicos

Este es el tipo más común y básico de organigrama y puede crearse en minutos. Comienza con la persona o entidad principal. Por ejemplo, si hablamos de una empresa, podría ser el director general. Ahora, los diferentes departamentos o grupos se desprenden de la raíz. Podemos crear grupos con base en diversos parámetros, como el nivel de los empleados, la ubicación, los proyectos en los que trabajan, entre otros.

De ser necesario, también puede existir una relación entre distintas entidades de esta jerarquía. Sin embargo, se evita relacionar a los grupos especializados. Estos gráficos siguen un enfoque descendente y son los más fáciles de elaborar.

Diagramas jerárquicos
Gráficos de matriz

Un gráfico de matriz supera la limitación de un gráfico jerárquico al representar una relación multifuncional. Considéralo como una forma más abierta y dinámica de un gráfico jerárquico. Aunque también hay diferentes grupos en él, las entidades de estos grupos pueden compartir funciones entre sí. Por ejemplo, si hay un individuo bajo el grupo de Marketing, también puede compartir algunas responsabilidades con el equipo de ventas.

Estos diagramas también son útiles en los escenarios en los que los individuos tienen más de un superior jerárquico. Se considera que un diagrama de matriz proporciona una mejor representación del mundo real del flujo de trabajo de una organización.

Gráficos de matriz

Fuente: https://wcs.smartdraw.com/organizational-chart/img/matrix-org-chart.png?bn=1510011149

Diagramas horizontales o planos

Estos organigramas son los más adecuados para empresas con una jerarquía horizontal en lugar del antiguo modelo vertical. Se adaptan sobre todo a organizaciones pequeñas o medianas en las que se anima a los empleados a practicar la autogestión. En este caso, los empleados se identifican en diferentes grupos y son responsables de sus propias tareas.

Diagramas horizontales o planos

Fuente: https://creately.com/blog/diagrams/types-of-organizational-charts/

Otros gráficos

Aparte de los gráficos mencionados anteriormente, también puede haber todo tipo de representaciones. Por ejemplo, un gráfico de red simplemente representa cómo está conectado cada empleado con sus puntos de contacto. Puede haber otros tipos de organigramas modificados, como la línea de organización, la organización por equipos, la estructura por divisiones, entre otros.

¿Por qué son importantes los organigramas?

Un organigrama ofrece una representación visual del personal disponible de cualquier empresa. No importa lo grande o pequeña que sea la compañía, podemos echar un vistazo al organigrama y conocer su estructura. Esto nos ayudará a conocer los sectores disponibles, los responsables de los departamentos, la plantilla total y muchos otros detalles.

Sin un organigrama, no podremos entender el flujo de trabajo de una empresa. También nos ayuda a conocer las responsabilidades de los empleados y cómo están conectadas entre sí. Puede ser una herramienta vital en numerosos escenarios desde la elaboración de presupuestos hasta la distribución del trabajo y dotación de personal, así como la dirección de los empleados.

¿Para qué usamos los organigramas?

Dado que los organigramas desempeñan un papel tan importante, se pueden utilizar de diferentes maneras. Algunas de sus aplicaciones más comunes son:

  • Lo más importante es que se puede usar para establecer la estructura organizativa general de una empresa. Es decir, la jerarquía de los empleados en los distintos niveles.
  • Puede usarse para representar la propiedad general de la gerencia y trazar las relaciones entre los diferentes individuos.
  • Puede actuar como una herramienta de planificación ideal y ayudar a los gerentes a usar los recursos del personal disponible.
  • Un gráfico detallado de toda la organización también puede funcionar como un directorio de empleados y ayudarnos a encontrar el contacto de cualquier persona fácilmente.
  • También se puede usar para representar la información de los empleados, quién informa a quién, cuáles son los principales puestos de trabajo, entre otros.
  • Para el personal de recursos humanos, puede ser una herramienta ideal para calcular detalles como los gastos y la mano de obra. entre los diferentes departamentos.

Limitaciones de los organigramas

Aunque los organigramas son extremadamente útiles, también presentan algunas limitaciones.

  • Deben actualizarse frecuentemente, pues de lo contrario se vuelven obsoletos.
  • La mayoría de los gráficos están orientados a una jerarquía vertical y no muestran un enfoque de gestión más horizontal (que se está popularizando día a día).
  • No existen estándares relacionados con los organigramas. Es decir, podemos utilizar cualquier figura para representar una entidad o una relación.
  • Proporcionan una jerarquía más formal sobre el papel que una representación real de cómo se realiza el trabajo.
  • En estos gráficos no se pueden representar las relaciones no lineales.

Ejemplos de organigramas

Antes de enseñarte a elaborar un organigrama por tu cuenta, vamos a ver rápidamente algunos ejemplos para saber más de ellos.

Organigrama de un hospital

Este es un organigrama básico de la jerarquía general de un hospital. El director del hospital actúa como el jefe del sistema. El director cuenta con el apoyo del equipo de recursos humanos, los especialistas y los asistentes. Además, los jefes de otros departamentos también dependen del director. Podemos ampliar aún más cada departamento e incluir numerosos puestos, equipos y empleados.

Organigrama de un hospital
Organigrama de la policía

Al igual que un hospital, el departamento de policía de una unidad también puede tener una estructura similar. El jefe cuenta con el apoyo de directivos y administradores. Un jefe adjunto depende del jefe principal. Además, puede bifurcarse en diferentes grupos y sectores. También hemos incluido aquí las responsabilidades de los miembros más importantes del grupo (como un capitán).

Organigrama de un hospital
Organigrama de departamentos

Por último, veamos un gráfico más complejo e híbrido. Al ser un gráfico general, puede representar la jerarquía de cualquier departamento. El jefe es asistido por diferentes departamentos y administradores. Además, el gráfico muestra a los empleados que trabajan en diferentes turnos. Cada turno tiene un responsable que depende del jefe. Asimismo, el gráfico también representa a otros sectores y al personal individual.

Organigrama de Departamentos

¿Cómo crear un organigrama con EdrawMax?

Ahora que hemos abordado los detalles, vamos a aprender rápidamente cómo hacer un organigrama utilizando una herramienta interactiva.

Paso 1: Obtener los detalles de un solo lugar

Antes de continuar, asegúrate de que tienes todo el directorio de empleados. Se recomienda mantener toda la información necesaria en un solo lugar. En la mayoría de los casos, una hoja de Excel serviría.

Paso 2: Identificar grupos

En primer lugar, identifica al jefe de la organización y a otras personas o equipos que le asisten. Además, clasifica a cada empleado en diferentes grupos. Consideremos que los clasificas en función de sus departamentos.

Paso 3: Establecer vínculos

Al final, sólo tienes que identificar cómo se vinculan las diferentes personas, grupos o departamentos entre sí. Puedes vincularlos en función de su punto de enlace, a quienes informan, su flujo de trabajo, entre otros.

Paso 4: Usar EdrawMax

Por último, usa EdrawMax, una herramienta fácil de usar para crear una amplia gama de diagramas, gráficos e ilustraciones. Puedes empezar con un lienzo en blanco o utilizar la plantilla de organigrama disponible.

Puedes encontrar muchas opciones de edición a los lados del lienzo. Simplemente arrastra y suelta un objeto y rellena los campos necesarios. Crea diferentes grupos y enlázalos entre sí. También puedes cambiar los colores, las fuentes, añadir imágenes y mucho más con su intuitiva interfaz.

Consejos útiles para hacer un organigrama impresionante

Si deseas causar una buena impresión a quienes te rodean a través de organigramas atractivos, sigue estos consejos:

  • Mantén el gráfico en una sola página. Si añades varias páginas, puede afectar a la fluidez general.
  • Haz grupos con cuidado y no dudes en relacionarlos entre sí (para dibujar un gráfico híbrido).
  • Mantén un estilo de formato uniforme en todo el gráfico y en todos los niveles.
  • Separa todas las casillas y grupos de forma homogénea
  • Si necesitas mostrar alguna ayuda, puedes incluir una barra lateral en cualquier nivel.
  • El título del cargo de una persona va antes de su función o descripción.
  • Utiliza tanto líneas sólidas como punteadas para representar la diferencia en el flujo o las relaciones
  • Si estás utilizando una herramienta, siempre puedes enlazar los gráficos o añadir hipervínculos.
  • Mantén los individuos que tienen la misma jerarquía al mismo nivel para evitar cualquier confusión.

Eso es todo. Estoy seguro de que después de leer esta guía, sabrás más sobre los organigramas y su importancia. No sólo eso, sino que también aprendiste que debes hacer para crear un organigrama como un profesional. Si deseas ahorrar tiempo y recursos elaborando un organigrama de aspecto profesional, utiliza una herramienta específica como EdrawMax. Con su gran cantidad de funciones, te facilitará mucho el trabajo y seguramente impresionarás a los demás con tus habilidades.


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