Über die OBS-Vorlage
Wenn eine Organisation so groß ist, dass die Aufgabenverteilung zur Herausforderung wird, können Führungskräfte den OBS einsetzen, um Arbeitslasten gezielt und effizient einzelnen Abteilungen oder Mitarbeitenden zuzuweisen.
Die meisten sprechen von OBS, der Abkürzung für „Organizational Breakdown Structure“. Dabei handelt es sich um ein hierarchisches Modell, das einen etablierten organisatorischen Rahmen für Ressourcenmanagement, Projektplanung, Kostenverteilung, Umsatz- und Gewinnberichterstattung sowie Arbeitsorganisation beschreibt.
Die OBS-Struktur zeigt die Spezifikationen der Aufgaben und muss gut mit dem Projektablaufplan zusammenspielen. Wenn du dir eine Organizational-Breakdown-Structure-Vorlage ansiehst, illustriert sie in der Regel im Detail, was jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter oder jedes Mitglied der Organisation tun soll, um die Ziele eines Projekts zu erreichen. Das ist entscheidend, um Ordnung und Effizienz in ein Projekt zu bringen.
Was ist der Unterschied zwischen WBS und OBS?
Auch wenn OBS und WBS miteinander verbunden sind, unterscheiden sie sich in ihren Funktionen. WBS steht für „Work Breakdown Structure“ und beschreibt die hierarchische Zerlegung der Arbeit. Sie erfasst alle Elemente eines Projekts in strukturierter Form. Mit Hilfe einer WBS werden Projekte in kleinere Teilprojekte zerlegt, sodass ein klarer Rahmen entsteht, um aktuelle und zukünftige Projekte zu planen und zu organisieren.
Der OBS hingegen konzentriert sich auf die Mikro-Perspektive eines Projekts. Er bildet die Rollenhierarchie eines bestimmten Projekts ab. WBS und OBS greifen dort ineinander, wo Projektverantwortlichkeiten definiert und einzelne Arbeiten zugewiesen werden. Gemeinsam bieten sie eine starke Grundlage für Analysen, mit denen sich die Leistung der Belegschaft und der Projekte auf hoher Ebene messen lässt.
Wie erstellst du eine Organizational Breakdown Structure?
Beim Erstellen einer Organizational Breakdown Structure sollte sich eine Organisation vor allem auf drei wesentliche Schritte konzentrieren. So stellst du sicher, dass keine zentralen Aspekte des Projekts übersehen werden.
- Stelle die Organisation in einem Hierarchie-Diagramm dar. Dieses Diagramm wird in der Regel als visuelle Illustration genutzt, die die Struktur der Organisation und die Beziehungen zwischen den Abteilungen und ihren Mitgliedern zeigt.
- Liste alle Abteilungen und Teams auf, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Dieser Schritt ist wichtig und sollte mit Sorgfalt durchdacht werden. Die Liste sollte alle Personen und Einheiten enthalten, die am Projekt beteiligt sind. Wenn du bestimmte Aspekte oder Mitarbeitende übersiehst, kann das zum Scheitern des Projekts führen. Denk daran, dass selbst kleinste Rollen in der Struktur wichtig sind. Ziel dieses Schrittes ist es, alle beteiligten Elemente zu erfassen, um später besser zu bestimmen, wie sie den einzelnen Aufgaben zugewiesen werden.
- Achte darauf, dass der OBS von der verantwortungsvollsten und kritischsten Ebene ausgeht und dann zu den leistungserbringenden Einheiten auf den unteren Ebenen verzweigt. Auf diesen tieferen Ebenen erkennst du die konkreten Projektverantwortlichkeiten, die den jeweils benötigten Ressourcen zugeordnet werden.
Je detaillierter der OBS sowie die zugehörige Ressourcenaufteilung und der Ablaufplan sind, desto besser können sich die Beteiligten mit den Zielen und Vorgaben des Projekts abstimmen. Trotz aller Detailtiefe gilt im Projektmanagement jedoch: Halte Strukturen und Elemente so einfach wie möglich.
OBS-Beispiele
Beispiel 1
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