Über die Kostenstrukturplan-Vorlage
Wenn es um die finanziellen Aspekte eines Projekts geht, muss ein Unternehmen
oder eine Organisation eine Struktur schaffen, um nachvollziehbare, messbare Kostenkontrollen
festzulegen und anzuwenden.
Viele Organisationen nennen dies auch CBS. Dabei handelt es sich um eine
hierarchische Darstellung bzw. Aufschlüsselung der verschiedenen Kosten eines bestimmten
Projekts. Sie bildet die Kosten der Elemente in der WBS (Work Breakdown Structure) ab.
Eine klare Struktur wie das CBS erleichtert es, nachzuvollziehen, wie sich ein Projekt im
Vergleich zum ursprünglichen Plan entwickelt.
Warum ist ein Kostenstrukturplan wichtig?
Budget und Finanzen sind ein zentraler Bestandteil jedes Projekts. Daher braucht
es eine sorgfältige Planung und eine klare Struktur, damit kein wichtiger Aspekt im gesamten
Projekt übersehen wird. Die folgenden Punkte zeigen, warum ein CBS für Projekte so wichtig ist:
- Du behältst Budget und sonstige Kosten besser unter Kontrolle. Durch die Aufteilung der Ausgaben in Kategorien erhältst du einen klaren Überblick und kannst die Projektkosten gezielt steuern. Du siehst genau, welche Aufwände du in den jeweiligen Kostenkategorien einplanst.
- Ein gut aufgebautes CBS verschafft dir einen besseren Einblick, wie viel du in den verschiedenen Kostenkategorien einsetzt. Das hilft dir bei Finanzierungsfragen und bei wichtigen geschäftlichen Entscheidungen rund um das Projekt.
- Du kannst das CBS als Referenz für Preisgestaltung und Kalkulation nutzen. Wenn du auf reale Kosten früherer Budgets zurückgreifen kannst, steigt die Qualität deiner zukünftigen Kostenschätzungen.
- Mit einem CBS erkennst du schneller, ob du unter oder über Budget liegst. Siehst du ungewöhnliche Trends bei den Projektkosten, kannst du sofort gegensteuern und Optimierungsmaßnahmen einleiten.
Was ist der Unterschied zwischen CBS und WBS?
Die Cost Breakdown Structure (CBS) steht in engem Zusammenhang mit der
Work Breakdown Structure (WBS). Die WBS zeigt alle Aufgaben, die in einem Projekt
erledigt werden müssen. Das CBS dagegen fokussiert sich auf die Kostenaspekte, also auf alle
Aufwände, die für diese Aufgaben anfallen. Beide Strukturen sollten Hand in Hand gehen, um
bessere Projektergebnisse zu erzielen. Manche Organisationen nutzen kein eigenes CBS und
verwenden die WBS gleichzeitig als operative und finanzielle Hierarchie eines Projekts. Das kann
funktionieren, erhöht aber das Risiko von Projektfehlern, weil häufig sowohl in der
Arbeitsteilung als auch in der Kostensteuerung Kompromisse gemacht werden.
Wie erstellst du einen Kostenstrukturplan?
Du kannst integrierte Kostenstrukturplan-Vorlagen und formelbasierte
Schätzungstools verwenden, um Projektbudgets zu erstellen. Der erste Schritt auf dem Weg zu
einer effizienten Kostenstruktur besteht darin, die folgenden Schlüsselelemente zu definieren:
- Kostentreiber: konkrete Einheiten, Positionen, Arbeiten oder Dienstleistungen
- Mengen: Arbeits- oder Zeitaufwand, Stückzahlen, Materialmengen
- Versteckte bzw. Gemeinkosten: Kosten, die keinen direkten Mehrwert erzeugen, aber die Arbeitsprozesse indirekt beeinflussen.
Außerdem kannst du die Kostendaten anhand zweier Kriterien gruppieren:
- Nach Zeiträumen: Organisationen können diese Gruppierung im CBS nutzen, um wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Kosten zu schätzen. Sie wird in der Regel mit den einzelnen Prozessschritten verknüpft und liefert eine Gesamtsumme für das gesamte Projekt.
- Nach Kostenarten: Diese Sichtweise hilft dir zu beurteilen, wie gut sich bestimmte Kostenelemente steuern lassen, und Ansätze zu finden, um die Gesamtkosten zu senken.
Bei der Erstellung eines CBS lassen sich Kostenarten außerdem in verschiedene
Kategorien einteilen:
- Personalkosten
- Kosten für Outsourcing und Unteraufträge
- Materialkosten
- Gemeinkosten
- Logistikkosten
Einen wirksamen und gleichzeitig übersichtlichen Kostenstrukturplan zu erstellen,
kann aufwendig und mühsam sein. Dennoch ist diese Struktur entscheidend für die Kommunikation
mit deinen Kundinnen und Kunden und dafür, die Kosten im Projektverlauf besser zu steuern.
Beispiele für Kostenstrukturplan-Vorlagen
