マインドマップで議事録を取る方法

マインドマップを介して、リアルタイムに会議のメモを取り 、明確な議事録をすばやく作成することは可能になります。ここでは、マインドマップを使って議事録を取る方法をご紹介します。

Part 1: マインドマップ議事録

会議の議事録は、管理者、役人、秘書、アシスタント、特にこれらの初心者にとって常に悪夢となる存在です。一般的に、議事録を取ることは、会議中で録音をしながら、ポイントを記録して、会議後に何時間かかって整理して議事録を作るというような流れです。ところが、できた議事録が不明確のものがいっぱいあり、わかりにくくなることもあります。もっと明確でわかりやすい議事録を作るための対策はないのでしょうか。もちろんあります。それは、マインドマップです。

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議事録を取るには、会議における話しや見方を客観的かつ迅速にまとめて記録するスキルが必要です。マインドマップはまさに、思考を系統に整理し、情報を簡潔に表現することに役立ちます。そのため、マインドマップは、わかりやすい議事録を効率的に作成するための優れたツールです。従来の方法と比べて、マインドマッピングは、長い文章や段落ではなく、キーワードで議事録をより論理的で簡素化に見せます。以下は、マインドマップを使って、議事録を取る方法を詳しく説明します。

Part 2: マインドマップで議事録を取る方法

1. 会議の情報を事前知る

会議を始める前に、知らせや配布資料などにさっと目と通すことで、会議の情報を確認してだいたい把握しておくのは良いです。情報に、会議の時間、場所、テーマ、参加者、さらにアジェンダが含まれます。そのうちに、会議のアジェンダは議事録の取りにきわめて重要です。会議中に、どのような手順で行うのか、誰が発言するのか、討論テーマは何でしょうか、会議上に解決する必要がある問題は何でしょうか、すべてのことを明確にしておければ、楽とリアルタイムに議事録を取るのは可能です。

2. 会議の流れによりメモを取る

会議を開始してから、マインドマップの中心に会議のテーマを書き入れます。次の会議の流れにより、マインドマップの中心から枝を放射状に引いて、会議で出てきた情報をサブトピックとして記入します。例えば、発言者の主要な考えや意見をそれぞれにキーワードで、客観的に書き留めます。

3. 決議と次のタスクを記録し、整理する

会議のテーマに対応して、議事録の最後の部分に、決議と後続の作業タスクを記入します。マインドマップの最後のブランチに、決議と今後の作業タスクをリストして、明確に書き入れます。色付け、枠付けなどを介して目立たせるのもおススメです。

4. 議事録マインドマップを見やすくする

議事録は上司、同僚、参加者などにご覧に入れる必要がありますから、議事録の内容を整理してから、そのレイアウトも見やすくしなければならないです。基本には、マインドマップで使われた色やラインが派手にならないで、シンプルなビジネススタイルは最適です。さらに、ブランチも上から下へ、それとも右回りに設定して、読者の自然な視線の流れでレイアウトしてください。

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Part 3: まとめ

いかがでしょうか。マインドマップを介して、わかりやすい議事録を効率的に作成するのは簡単になるでしょう。会議議事録を取ることに困っている場合に、以上の方法をご参考して、マインドマップをお試してみてください。

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